Het laatste nieuws en de nieuwste trends op het gebied van flexwerk.

Succesvol delegeren doet u zo

Delegeren is makkelijker gezegd dan gedaan. Anderen de verantwoordelijkheid geven voor een taak die u voorheen zelf deed kan met dit stappenplan wel effectief en veilig.

Ondernemers hebben vaak een enorme drive om dingen zelf te doen. Dat gaat sneller en u weet zeker dat het gebeurt op de manier die u zelf zou kiezen. Dat gaat best als u als eenzame zzp’er op uw zolderkamer aan het werk bent, maar als het bedrijf groter wordt is dat geen optie meer. 

Delegeren is dan het devies. Het levert tijd op. Het motiveert uw medewerkers en  geeft hen het gevoel belangrijk te zijn en gewaardeerd te worden. Maar het overdragen van taken betekent vaak ook zorgen over de uitvoering. Daarom een stappenplan om doeltreffend te delegeren. 

Stap # 1. Delegeren begint bij uzelf

Goed delegeren begint toch echt bij uzelf. Maak een overzicht van de eigen taken. Dan wordt vanzelf duidelijk wat in elkaar grijpt, waar en welke activiteiten in aanmerking komen om over te dragen. Zoek daarbij naar logische pakketten met verbonden werkzaamheden en logische verantwoordelijkheden. Het pakket dat u overdraagt moet samenhangend zijn waarbij doel, verantwoordelijkheid en middelen op elkaar zijn afgestemd.

Stap #2. Wie o wie? 

Samen met het bepalen van de inhoud van de vele verschillende taken die er zijn, wordt ook duidelijk welke vaardigheden er voor bepaalde werkzaamheden nodig zijn. Is er al iemand die over alle vaardigheden en kennis beschikt of wat moet er bij geleerd worden? De succesvolle uitvoering van de overgedragen taak moet een realistisch doel zijn. Dan bevordert het de motivatie. In geval van twijfel, ga eens door de functioneringsgesprekken uit het verleden heen. 

Stap #3. Het delegeringsgesprek

In het delegeringsgesprek wordt meer dan de taak en de (gedeelde) verantwoordelijkheid overgedragen. Belangrijker is dat er ook een transfer van vertrouwen is. Maak in het gesprek duidelijk wat je verwacht en ook in welke gevallen hulp gevraagd dient te worden. Zorg dat de doelstellingen kinderlijk duidelijk zijn. Dat is het houvast. 

Stap #4. De proefperiode

Dit is misschien wel de lastigste fase. Enerzijds is de taak overgedragen, anderzijds wilt u  nog even de vinger aan de pols houden. Maak er een vast agendapunt van in een bestaand hoog frequent overleg. Afhankelijk van de mate waarin het werk wordt opgepakt kunt u dan meer of minder sturing geven. Toch is zelfbeheersing in deze fase belangrijk. Uw medewerker heeft het recht om zijn eigen draai te vinden en het werk op de eigen manier in te richten. Houdt daarom een scherp oog op het resultaat en geef wat extra ruimte bij de manier waarop. Teveel toezicht en bemoeienis betekent dat u de facto niets overdraagt. Te weinig en u stuurt iemand het bos in. 

Stap # 5. Laat los

Bij de eerste stappen heb je veel uren gestoken in de overdracht van taken. En in de begeleiding van het oppakken. Maar nu is het tijd om los te laten. Ook lastig. Maak er bijvoorbeeld een punt van dat maar eens per maand op de agenda komt. U houdt dan wel overzicht, maar de details verdwijnen in de mist. En dan bent u bevrijd van het werk, het tijdsbeslag en niet te vergeten, de bijbehorende mentale belasting.