Wist je dat we op het werk gemiddeld drie uur per dag spenderen aan e-mails? En dat we per dag ruim honderd berichten ontvangen? Geen wonder dat organisaties zich zorgen maken over overbelasting: zowel servers als medewerkers bezwijken onder een overload aan informatie. Maar niet met de simpele en slimme methode 5S!  

Wat is 5S?
5S is een manier om meer grip te krijgen op je e-mail. Van oorsprong is 5S een leanmethode om je bureau of kantoor te organiseren. Maar waar is de chaos nou echt het grootst? Juist, op je digitale werkplek: je inbox. Daar kun je met 5S snel en gemakkelijk wat aan doen. 

1. Sorteer
Maak ‘regels’ aan in je e-mailprogramma die bepaalde berichten bij binnenkomst automatisch onderbrengen in de juiste map. Dit is vooral geschikt voor e-mails die je wilt lezen, maar die geen actie vragen. Denk aan nieuwsbrieven of notificaties van social media. Op deze manier belandt niet elke e-mail in je inbox en is het gemakkelijker je concentratie vast te houden voor de taken die ertoe doen. 

2. Schikken
Creëer een mappenstructuur in je inbox die overeenkomt met je huidige werkzaamheden. Als je bijvoorbeeld werkt aan een project met de naam ‘Teksten RT’, label dan ook een map in je e-mailprogramma met ‘Teksten RT’. Doe hetzelfde in de server. Het archiveren en terugvinden van e-mails en e-mailbijlagen is veel eenvoudiger met een heldere mappenstructuur en een goed gekozen naam voor je mappen.

3. Schoonmaken 
Delete eens per week alle berichten in je inbox die je niet meer nodig hebt. Het schijnt dat je ongeveer de helft van je e-mails – eenmaal gelezen –  prima kunt verwijderen. 

4. Standaardiseer
Gebruik je Outlook? Dan kun je e-mails coderen met kleuren. Je kunt e-mails bijvoorbeeld een kleur geven als jij de enige bent die het bericht ontvangt of als je in de cc of bcc staat. Ook de berichten van een bepaalde afzender (bijvoorbeeld je leidinggevende) kun je onderscheiden. Zo helpt kleur je in één oogopslag een keuze te maken: wat is belangrijk en wat niet? 

5. Standhouden
Hou vol. Ben je jouw e-mail de baas, dan is dat ongeveer hetzelfde als de baas zijn over je eigen taken en tijd. En met 5S verklein je het risico op een overload. Daarom is het goed om aan het einde van elke werkweek eventjes de bovenstaande tips toe te passen. Let maar op: je nieuwe werkweek begin je als herboren!