Managen op afstand, hoe doe je dat?

Binnen thuiswerken zijn er 3 topics te benoemen:

Topic 1 Managen op afstand – het begint met een goede check-in!

Uit onderzoek blijkt dat maar liefst 70% van de werknemers wereldwijd minstens één dag per week op afstand werkt, maar liefst 53% werkt minstens de helft van de week niet vanaf kantoor. 

Een thuiswerkdag kan fijn zijn, al het werk dat je volledige concentratie eist, doe je vanaf je eettafel. Geen afleiding van je collega’s. Dat gevoel van vrijheid en rust verandert echter al snel wanneer je gedwongen wordt om thuis te werken. 

In de befaamde piramide van Abraham Maslow staat ‘ergens bij willen horen’ zelfs direct boven de allereerste basisbehoeften zoals eten, onderdak en veiligheid. 
Dat zegt “ergens bij willen horen” iets is waar we als mens eerder behoefte aan hebben dan bijvoorbeeld zaken als erkenning en zelfontwikkeling, die hogerop in de piramide staan (pas als de behoeften aan de onderkant van de piramide voldaan zijn, kan je een stap ‘omhoog’).

Maak tijd voor elkaar - Stel open vragen - Koppel talent aan elkaar - Toon leiderschap - Zorg voor structuur - Wees #SAMENSTERK

Hoe doe je dat?

Dagstart – Check-in.Plan dagelijks op zelfde tijdstip een check-in van max. 30 minuten (dan weet je dat het er 45 zullen worden!) en stel samen een agenda op.

  • Doe je check-in eens wandelend buiten via bijvoorbeeld Microsoft Teams op je telefoon. 
  • Laat ieder 1 positief punt van de vorige dag benoemen. 
  • Bespreek per persoon 1-3 focuspunten voor de dag en laat iemand aangeven hulp nodig te hebben om de taken gedaan te krijgen – hoe we erin zitten vandaag persoonlijk.
  • Wat wordt de gezamenlijke doelstelling van de dag of van de week.
  • Herhaal managementmemo’s en overheidsmaatregelen, vertaal deze naar de praktijk.
  • Herhaal gemaakte afspraken, leg acties vast, zijn er vragen en wens ieder een fijne dag.
  • Meer checks op de dag? Denk aan ´before lunch check-up´ & ´check out´ einde dag.

Communiceer helder, concreet en bewust met elkaar, maak goede afspraken
Kweek vertrouwen voor elkaars persoonlijke situatie. Check vaker of de boodschap over is gekomen en helder is. Begrijpt jouw team wat je bedoelt? Vat samen, herhaal en voorkom zo miscommunicatie.

Eerst touwtjes in handen nemen daarna pas loslaten.
Zet duidelijke lijnen uit, wees concreet, inspireer en vertrouw je medewerkers. 
Ook op kantoor weet je niet de gehele dag wat iemand doet en bedenk dat fysieke aanwezigheid geen garantie is voor productiviteit.

Blijf in gesprek.
Vinden sommige teamleden het thuiswerken lastig? Vinden ze bijvoorbeeld de vrijheid lastig of hebben ze moeite met prioriteiten stellen? Ga daarover in gesprek en geef iemand bijvoorbeeld vaker en gerichter feedback op taken. Op die manier help je je medewerkers om vanuit huis optimaal te kunnen presteren.

Herhaal dagelijks de boodschap van de organisatie en de doelen van de week. Vertel je eigen focus van de dag en wanneer je wel/niet bereikbaar bent.

Plan met ieder een 1-1 moment in wekelijks voor persoonlijke aandacht. 
Vraag mensen wat zij nodig hebben. Wat was een goed, fijn moment en welk moment was lastig, kregen zij druk of stress? Stuur een persoonlijk kaartje of virtueel compliment of #erkenning via LinkedIn.

Bied ruimte voor sociale momenten.
Plan onderling per dag een koffiedate in met iemand uit de organisatie of een rolmodel ter inspiratie. Plan een virtuele borrel met elkaar op donderdag of vrijdag en vier successen, vraag naar hun ideeën en tips die ze in willen brengen, speel virtueel 30seconds, bingo of gebruik praatje pot.

Leer je medewerkers leiding vragen.
Je geeft situationeel leiding als goede manager (model van Paul Hersey en Ken Blanchard) en daarmee ontwikkel je je mensen tot bekwame en gemotiveerde medewerkers. Bij werken op afstand kan dat ook, als je je medewerkers leert te vrágen om de leiding die ze nodig hebben.
Laat hen merken dat ze om instructie mogen vragen indien nodig, dat ze met jou ook hun (tijdelijke) demotivatie kunnen bespreken, of dat ze met je kunnen sparren in het zoeken naar een oplossing of open staat voor hun ideeën. 

Web of influence leert medewerkers naar eigen keuze/verantwoordelijkheid kijken. We zitten immers allemaal in deze situatie. Die kunnen we niet veranderen, maar je kunt wel dat doen waar je zelf invloed op hebt.

Wees te vertrouwen en vertrouw.
Transparantie, betrouwbaarheid, deskundigheid, invloed, durf, vertrouwen, dat is wat je medewerkers van je verwachten. Toon het. Communiceer zelf duidelijk, zorg dat je agenda openstaat. Op die manier nemen medewerkers, zeker in onzekere tijden, jouw gedrag over.

Delegeer zorgvuldig.
Maak goede afspraken over doel, resultaat, randvoorwaarden, bevoegdheid, voortgang, verantwoordelijkheid en middelen. En natuurlijk kent je medewerker zijn voorkoppelplicht ('als omstandigheden wijzigen, meld ik dat vóórdat ik bijstuur') en jij je hulpplicht.

Topic 2 Betrokkenheid

Het sociale component van werken is heel belangrijk, de gesprekken bij het koffie apparaat vallen nu weg. Hierbij wat tips om toch die betrokkenheid te houden:

  • Overleg vaker bijvoorbeeld ipv 3 x per week naar 5 x per week
  • Vaker bila’s bijvoorbeeld van 1 x per maand naar 1 x per week, met name bij die doelgroepen die het thuis werken als lastig/zwaar ervaren. Geef dagelijks extra persoonlijke aandacht voor sommig
  • Samen lunchen via Teams
  • Vrijmibo via Teams
  • Laat collega’s vloggen -> effect elke dag een glimlach!
  • Challenge 

Topic 3 Vitaliteit

Wij zijn vanuit Unique / USG People ook landelijk aan het investeren in de duurzame inzetbaarheid van de (flex) medewerkers. Zo hebben ze verschillende kortingsmogelijkheden.

Naast trainings- en opleidingsmogelijkheden gaan er dit jaar ook landelijke onderzoeken en trainingen gegeven worden over vitaliteit (zie onderstaand tabel). Dus daar kunnen onze uitzendkrachten in de loop van het jaar ook nog aan deelnemen om goed inzetbaar te blijven. 

Binnen deze training gaat het om eet-, beweeg- en slaappatroon? En hoe je met kleine veranderingen groot verschil maakt.
Training mindfulness. Pieker minder, reduceer stress, wordt productiever en verbeter relaties. Leef met aandacht en geniet van het moment.
Met een baan die je op het lijf geschreven is, haal je meer voldoening en energie uit je werk! In deze online training leer je hoe je dat bereikt.
Innoveren een chaotisch en onvoorspelbaar proces? Niet als je over een helder plan en voldoende draagvlak beschikt. In deze training leer je hoe je innovatie zo doeltreffend mogelijk aanpakt.

Verder bieden we uitzendkrachten diverse kortingsregeling om een gezonde levensstijl te stimuleren:

  • Uitzendkrachten krijgen 13% korting op een (aanvullende) zorgverzekering van Menzis met bijzondere aandacht voor vitaliteit- en leefstijladvies. In samenwerking met Menzis bieden wij de speciale SamenGezond-app aan met een dagelijkse fitscore en een online gezondheidscoach.
  • Uitzendkrachten krijgen via partner BedrijfsFitnessOnline minimaal 10%korting bij 1200 sportaanbieders o.a. eenvoudige sportlocaties tot luxe sportlocaties met wellnessfaciliteiten en mogelijkheden tot fysiotherapie.