De persoonlijke ervaring van Carmen

"Mijn doel is om continuïteit te bieden aan mensen en voor Sanoma zo flexibel mogelijk zijn."

Een tip die ik graag aan iedereen wil meegeven:

“Wat je goed deed voorheen, vooral in deze thuiswerk situatie goed vasthouden en zelfs intensiever en groter maken. Je moet de werksfeer over hevelen naar de thuis situatie. Kijk vooral naar kansen, zoals bijvoorbeeld meer werk genereren en/of andere afdelingen helpen. Afschalen is heel defensief, maar bekijk het ook in de trend van nieuwe dingen doen, nieuwe markten ontdekken.
Maar boven alles staat de lering dat aandacht voor mensen nog belangrijker is dan ik al dacht."
De eerste ervaringen met het thuiswerken
In mijn rol als Manager Customer Service ben ik verantwoordelijk voor een grote groep flexkrachten en vaste medewerkers binnen Sanoma. 

In de 1e 2 weken viel het werk stil, iedereen was bezig met Corona (onzekere tijden). Alle bekende werkpatronen in beltraffic waren weg. Wij wilden én willen geen afscheid nemen van mensen, zo gaan we ook niet om met mensen. Daarom hebben wij juist een aantal activiteiten groter gemaakt om de capaciteit en continuïteit te waarborgen. 

" Bij sturing op afstand is de valkuil om het alleen over cijfers en werk te hebben, maar praat ook over de gezondheid en persoonlijke situatie"

Zo neem ik outbound bellen over van een collega op de afdeling Tele Marketing en zorgen wij ervoor dat de kosten te verantwoorden zijn en er omzet tegenover staat. Voor mij is het belangrijk dat ik iedereen nuttig aan het werk houd, nu, maar ook als de drukte na de Corona tijd komt. In het begin hadden de medewerkers hier ook niet allemaal zin in. Maar hier zijn ze op een hele transparante manier erover in gesprek gegaan; “we doen dit om jou aan het werk te houden”.  Hier heeft ook iedereen begrip voor. En het gevolg is ook blije klanten!

Overleggen en sfeer van werkvloer vasthouden
We hebben de ratio’s van teammeetings, bila’s en salestrainingen verhoogd. Wij hebben nu elke dag een briefing, minimaal 1x per week een bila (voorheen 1x per 2 weken) en sommige medewerkers spreken we zelfs dagelijks. Alles gaat gewoon door; operationeel teamleiders overleg, weekstart, Lean overleggen, etc..  Deze week wordt er voor het eerst ook sales activatie/challenge opgestart. Dit alles gaat via Microsoft Teams. 

Daarnaast schrijf ik ook wekelijks een blog. Juist het koffie praatje, praatje pot, is belangrijk, alleen nu in een andere vorm. Ook worden er Podcasts opgenomen waarin collega’s vertellen wat hun ervaring is met thuiswerken. 

"Mijn team heeft op basis van de Cirkel van invloed contact met de medewerkers. We gebruiken dit om mensen bewust te maken bij hun eigen rol en invloed en zich niet bij de pakken neer te zitten."

Bij sturing op afstand is de valkuil om het alleen over cijfers en werk te hebben. Praat ook over gezondheid: “hoe gaat het met jou en met je familie?” Juist vooral, omdat directe aandacht van de collega’s op de werkvloer er nu niet is. Het wandelingetje over de vloer, koffie drinken of met elkaar lunchen valt weg. Hierin mis ik ook, als leidinggevende, het gevoel wat er heerst als je een afdeling oploopt. Je voelt de flow niet meer van de dag en haalt het alleen uit de cijfers.

De coaching van de medewerkers van mijn afdeling is intensiever dan voorheen. 
Overall probeert mijn team de sfeer, gekke dingen en contacten met elkaar vast te houden. Juist is dit nu belangrijk, gezien het werk wat de afdeling doet uit alleen maar bellen bestaat.
Sociale situatie / aandacht
Ik houd er rekening mee hoe iedereen zijn sociale situatie is. Werknemers die bijvoorbeeld alleen wonen krijgen iets meer aandacht. 
Opgevallen is dat er een verschil is in hoe bepaalde leeftijdsgroepen met de situatie omgaan. 
  • De leeftijdsgroep 25-35 jaar pakt het goed op en lijkt makkelijk mee te draaien.
  • De leeftijdsgroep onder 25 jaar (de jonkies) hebben het lastig. Die missen echt de vibe van hun collega’s. En thuis de hele dag achter een laptop voelt weer als studeren voor een tentamen😊 Deze groep heeft de meeste moeite met discipline en resultaten. 
  • De leeftijdsgroep boven de 35 heeft het ook zwaar. Dat heeft vaak met de gezinssituatie te maken. Kinderen thuis etc. Voor deze groep is het belangrijk om flexibel om te gaan met roosters, in samenspraak met medewerker en partners. We werken van 9-9 en dan maar niet een hele consequente bezetting maar dat is dan maar even zo. Maar ook de groep boven de 35 die geen gezin hebben, wellicht alleen zijn, hebben het zwaar. Het wegvallen van het sociale contact valt hen zwaar. Hier hebben we dagelijks contact mee.
Mijn team heeft op basis van de Cirkel van invloed contact met de medewerkers. We gebruiken dit om mensen bewust te maken bij hun eigen rol en invloed en zich niet bij de pakken neer te zitten.
CarmenVriesema

Carmen Vriesema

Manager Customer Services & Inbound Sales

Wil je meer weten over de Cirkel van invloed en hoe Carmen dat aanpakt? Of wil je graag een andere vraag of tip aan Carmen geven? Laat je opmerking of vraag gerust hieronder weten!

In ons privacy statement kunt u nalezen hoe uw gegevens worden verwerkt.