shadow

Reiskosten en onkosten declareren

Je werkt via Unique en wilt je (reis)kosten declareren. Hier lees je hoe het werkt als je je (reis)kosten wilt declareren. Je bent zelf verantwoordelijk voor het correct en op tijd indienen van je declaraties. Wij zorgen er dan op onze beurt voor dat deze aan je worden uitbetaald.

Veel gestelde vragen

  • De Unique vestiging waar jij staat ingeschreven checkt of jouw onkostendeclaratie volledig en correct is. Indien dit niet het geval is nemen wij contact met jou op. 

    Tip: omdat de post niet altijd even betrouwbaar blijkt te zijn, maak kopieen van je originele vervoersbewijzen+ het onkostendeclaratieformulier.

    Na binnenkomst boeken wij je onkostendeclaratie binnen een week in. De uitbetaling is afhankelijk van de uitbetalinginstellingen van je loon (dit kan wekelijks of vierwekelijks zijn). 

    Heb je vragen? Neem dan contact op met jouw Unique vestiging. Dit kan uiteraard per mail of telefonisch. Op werkdagen zijn wij bereikbaar van 8.30 tot 17.30 uur.


  • Voor onkosten die je maakt in het buitenland moet Unique aan dezelfde voorwaarden voor de belastingdienst voldoen als voor onkosten die je maakt in Nederland. Als aanvulling daarop geldt het volgende:

    • Bij het onkostenformulier voeg je een uitdraai van de dagkoers van de dagen waarop de kosten gemaakt zijn. Deze kun je vinden op www.valuta.nl
    • De bedragen vermeld op het onkostenformulier dienen vermeld te zijn in euro’s
    • De bedragen dienen omgerekend te zijn volgens de geldende dagkoers van de dag waarop je de kosten hebt gemaakt
    • Bonnen en vervoersbewijzen zonder bedragen krijg je niet uitgekeerd
    • Bij elke declaratie vermeld je het ‘zakelijk belang’ expliciet. Bijvoorbeeld: ‘Zakenreis buitenland’ of ‘Bezoek buitenlandse vestiging’

    • Op de bon moeten zijn vermeld: NAW-gegevens van het hotel/pension, KvK-nummer en BTW-bedrag
    • De rekening moet gespecificeerd zijn
    • Er moet duidelijk zijn aangegeven wat in rekening wordt gebracht en voor welke dagen en data
    • Je levert een aparte onkostendeclaratie aan met de originele bon, reden van verblijf en akkoord opdrachtgever
       
      Let op: je opdrachtgever moet altijd tekenen voor deze kosten. Dit betekent dat je deze kosten alleen in overleg met je opdrachtgever kan declareren.

  • Wanneer je een leaseauto rijdt mag je verschillende kosten declareren.

    Parkeerkaartjes

    Het Unique onkostendeclaratieformulier en de parkeerkaartjes lever je per week aan. Je laat je opdrachtgever tekenen voor dit bedrag.

    Benzinebonnen

    De benzinebonnen lever je per week aan. Je laat je opdrachtgever tekenen voor dit bedrag.
    • Heb je een leaseauto dan heb je vaak ook een tankpas. Benzinebonnen worden dan alleen vergoed als aangetoond is dat je geen gebruik kon maken van de tankpas.
    • Rijd je in een auto van de opdrachtgever dan kunnen benzinebonnen in overleg met de opdrachtgever worden vergoed. De originele bonnen niet je vast aan een ingevuld en ondertekend onkostendeclaratieformulier

    Tol- & tunnelkosten

    Dit doe je via een Unique onkostendeclaratieformulier. De bewijzen lever je per week aan. Je laat je opdrachtgever tekenen voor dit bedrag.
  • Ja, maar alleen als jouw opdrachtgever hiervoor akkoord geeft. Als de aard van je werkzaamheden en de functie eisen dat je veelvuldig gebruikmaakt van je (mobiele) telefoon, internet of vergelijkbare communicatiemiddelen, kom je al snel aan de vastgestelde norm van meer dan 10% zakelijk gebruik. Voor werknemers in een andere functie beoordelen we per geval of het zakelijk gebruik meer dan 10% is.

    Je levert het Unique onkostendeclaratieformulier in met daarbij de rekening (per week).

    Let op: jij en je opdrachtgever moeten beide het onkostendeclaratieformulier ondertekenen.
  • Niet elk bedrijf vergoedt de VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag), dit is afhankelijk per opdrachtgever. Je Unique-contactpersoon kan je hier meer over vertellen.

    Voor vergoeding van een VOG voeg je de originele bon en kopie van de verklaring omtrent gedrag aan het onkostendeclaratieformulier toe. 

    Indien je de VOG digitaal aanvraagt, stuur je een uitdraai van je betaling (iDeal of bankafschrift) en bewijs van aanvraag mee met de kopie van de verklaring omtrent gedrag.
  • Alleen als je (mede vanwege reistijd) niet in de gelegenheid bent de maaltijd op een normale tijd (tussen 17:00 en 20:00 uur) thuis te nuttigen. Ook maaltijden tijdens dienstreizen en maaltijden die je tijdens een zakelijke bespreking met klanten buiten de werkplek nuttigt, kun je declareren. Lunches op je eigen werkplek of in de bedrijfskantine worden nooit vergoed, tenzij er sprake is van een werklunch, bijvoorbeeld tijdens een presentatie. 
     
    Je levert een aparte onkostendeclaratie aan met de originele bon, reden van lunch/ diner en akkoord opdrachtgever.

    Let op: je opdrachtgever moet altijd tekenen voor deze kosten. Dit betekent dat je deze kosten alleen in overleg met je opdrachtgever kan declareren.
  • Ja, als het tenminste gaat om zakelijke kosten. Op het onkostendeclaratieformulier moet de zakelijke reden vermeld worden. Onder werkkleding verstaan we kleding die (nagenoeg) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen, zoals werkschoenen, overalls en uniformen.

    Je levert een aparte onkostenonkostendeclaratie aan met de originele bon, reden van aanschaf en akkoord opdrachtgever.

    Let op: je opdrachtgever moet altijd tekenen voor deze kosten. Dit betekent dat je werkkleding en -schoenen alleen in overleg met je opdrachtgever kan declareren.
  • Wanneer je reist met een abonnement:

    Je declareert je abonnement na de laatste dag dat je abonnement geldig is. Je vermeldt op het onkostendeclaratieformulier de einddatum van je abonnement. Indien je minder dan 16 dagen hebt gewerkt in de periode van het abonnement, bereken je het te declareren bedrag als volgt: 

    • Bedrag abonnement x 12: 52 : 5 x aantal gewerkte dagen = bedrag
    onkostendeclaratie

    Wanneer je reist met een anonieme OV-chipkaart:

    Het het transactieoverzicht dat je kunt afdrukken vanuit Mijn OV-chipkaart (www.ovchipkaart.nl) en bij de verkoop- en oplaadautomaten/informatiepunten van de aangesloten OV-bedrijven zijn een geldig betalingsbewijs. We vergoeden alleen de transacties die vermeld staan op de uitdraai. Het is dus jouw eigen verantwoordelijkheid om het overzicht op een goede manier uit te draaien.

    Arceer op het overzicht duidelijk de data en de bijbehorende bedragen die horen bij jouw onkostendeclaratie. Wij vergoeden alleen het daadwerkelijke tarief, dus niet het instaptarief en ook niet het oplaadbedrag.

    Wanneer je reist met een persoonlijke OV-chipkaart:

    Indien je kiest voor een abonnement, is de aankoopbon het betalingsbewijs. Je declareert het abonnement op de laatste dag dat het abonnement geldig is. Dat doe je via het onkostendeclaratieformulier samen met een uitdraai van je product- en kaartinformatie.

    Indien je per reis in- en uitcheckt, is het transactieoverzicht dat je kunt uitdraaien via jouw account op Mijn OV-chipkaart (www.ovchipkaart.nl) jouw betalingsbewijs. Arceer op het overzicht duidelijk de data en de bijbehorende bedragen die horen bij jouw onkostendeclaratie. Wij vergoeden alleen het daadwerkelijke tarief, dus niet het instaptarief.Tip: Schaf een persoonlijke OV-chipkaart aan.
  • Je declareert je kilometers per week door middel van een Unique onkostendeclaratieformulier met daarbij een uitdraai van je route(s) via de ANWB-routeplanner (kortste en/of snelste route). 

    Het afgelegde traject geef je duidelijk aan op het onkostendeclaratieformulier, zodat controle op de afstanden mogelijk is. Dit betekent dat de volledige postcodes (inclusief letters) op het formulier moeten staan.

    Standaard kilometervergoeding is € 0,19 per kilometer. Hieruit moeten alle kosten worden betaald, zoals parkeren, veer- en tolgelden, autowassen, verzekeren etc. Als jouw opdrachtgever het goed vindt dat jij de extra kosten toch declareert, dan moet hij op het onkostendeclaratieformulier akkoord geven voor een brutering van het bedrag (stel parkeerkaart á € 2,50 wordt gebruteerd (= x 2,5) dus parkeerkaart wordt voor jouw opdrachtgever € 6,25). Dit is omdat het parkeerkaartje bruto moet worden betaald door je opdrachtgever zodat jij het netto € 2,50 uitgekeerd kan krijgen. Je opdrachtgever moet hiervoor tekenen.

    Alles wat je opdrachtgever wil vergoeden, boven de standaardvergoeding van € 0,19 en/of boven het aantal km van de reis aan de hand van de ANWB-routeplanner, wordt gebruteerd. Je opdrachtgever moet tekenen voor brutering. Voeg bij de onkostendeclaratie ook een uitdraai van de actuele CAO.
Toon meer
Toon minder
Zoek een Unique vestiging in de buurt

Op zoek naar werk of geschikt personeel? Dan ben je bij Unique aan het juiste adres. Unique is het uitzendbureau gespecialiseerd in het werven en selecteren van vast en tijdelijk office-personeel op mbo- en hbo/WO-niveau. De focus ligt binnen Unique op administratieve, commerciele, secretariële en financiële banen. Met meer dan 100 vestigingen in heel Nederland is er altijd een Unique-vestiging in de buurt. Bekijk de vacatures.