Administratie medewerker Informatiebeheer

Solliciteer direct
Standplaats
's Gravenhage
Opleiding
MBO 3/4
Uren per week
38 uur
Dienstverband
Tijdelijk
Salarisindicatie
€17,57-17,58
Vacaturenummer
#1AV0095071

Over de functie

Over de functie

Bewerkt als gemiddeld en complex gewaardeerde archieven met een zeer hoge- en hoge risicofactor aan de hand van de voorgeschreven methodiek door:

  • het (laten) kennisnemen van de inhoud van interne of externe documenten en inhoudelijk analyseren van bestanden en documenten;
  • het (laten) onderzoeken of documenten deel uit maken van een groter geheel, het aangeven van relatiepatronen, documentaire dwarsverbanden, ordening, omvang, materiële staat en mogelijke hiaten;
  • het creëren van eenduidige toegangen op bestanden, dossiers en documenten mede door middel van het op basis van inhoudelijke analyse(laten) maken van samenvattingen, excerpten en het toekennen van meta-data;
  • het selecteren van archiefbescheiden/dossiers in een te bewaren en te vernietigen deel d.m.v. het koppelen van het werkproces aan de te bewerken dossiers en documenten aan de hand van de Generieke Selectielijst MIVD (GS-MIVD);
  • het analyseren van complexe klantvragen om op adequate wijze informatie te kunnen verschaffen uit de diverse archiefbestanden van de MIVD mede door het kunnen hanteren van de daarbij behorende toegangen of applicaties;
  • het beschrijven van de te bewaren archiefbescheiden zodanig dat daaruit een eenduidig beeld blijkt van de inhoud van die bescheiden;
  • het daarbij aangeven of archiefbescheiden beperkende bepalingen ten aanzien van de openbaarheid dienen te krijgen;
  • het verwerken van de beschrijvingen van de te bewaren archiefbescheiden in een toegang of inventaris m.b.v. een geautomatiseerd inventarisatieprogramma die wordt voorzien van een inleiding, een verantwoording en zo nodig van concordanties en indices;
  • het verantwoorden van de te vernietigen archiefbescheiden in een verklaring, tevens proces-verbaal van vernietiging, daarbij rekening houdend met de rubricering;
  • het treffen van waarborgen van de authenticiteit en integriteit van bestanden en documenten;
  • het op vernietigingsjaar ordenen van archiefbescheiden die op termijn vernietigbaar zijn en deze met magazijnlijst aan de archivaris van de MIVD overdragen;
  • het genereren en aandragen van gegevens t.b.v. tussentijdse rapportages.
  • Functionaris is verantwoording verschuldigd aan leidinggevende voor wat betreft de kwaliteit van de bewerking van gemiddelde en complexe archieven;
  • de wet- en regelgeving als de Wiv 2017 en de Archiefwet 1995, regelingen en procedures van DCDI en DIO en richtlijnen van de Afdeling Ondersteuning (als het DIV-beleid van de MIVD) zijn van belang voor de juiste en tijdige uitvoering van de werkzaamheden;
  • functionaris neemt, in overleg met de coördinator, beslissingen over de volgorde van de handelingen en de inhoudelijke beoordeling van archieven;
  • functionaris is bereid projectmatig samen te werken met collega's in veranderende teamsamenstelling.

Wat we bieden

Een fulltime dienstverband van 38 uur per week;
Een marktconform salaris van €17,58 bruto per uur;
Een tijdelijk dienstverband;
Een werklocatie in Den Haag;
Een gratis account bij Unique Online Trainingen (GoodHabitz) waarmee je meer dan 100 trainingen kunt volgen.

Functie-eisen

  • MBO-4 niveau 4 NLQF op het gebied van archiefbeheer en -bewerking of een gelijkwaardige combinatie van kennis en ervaring;
  • SOD I of SOD Informatievoorziening en SOD Informatiebeheer, of gelijkwaardige DIOR-modules SOD Voortgezette Vorming Archiefbeheer VVA niveau 4 NLQF-norm of Archiefschoolmodules op het gebied van digitale archiefvorming en bewerking;
  • kennis van de Engels Taal A1 A2, B2, C2, D1.
  • In staat om lichte fysieke inspanning te kunnen verrichten in de fysieke archieven.

Over het bedrijf

De werkzaamheden worden verricht binnen de Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (MIVD). De MIVD is onderdeel van het Ministerie van Defensie.

Als Excellent Intelligence & Security provider heeft de MIVD als doelstelling het leveren van een geïntegreerd actueel, betrouwbaar, voorspellend en exclusief product (strategisch, operationeel en tactisch) op het gebied van inlichtingen, contra-inlichtingen en veiligheid, primair voor de ondersteuning van de besluitvorming van de politieke, ambtelijke en militaire leiding van het Ministerie van Defensie, maar ook voor afnemers binnen andere departementen, waaronder AZ, BZ, J&V, OCW en EZ. De MIVD is voorts gericht op het daarmee en daardoor bijdragen aan de voorbereiding en uitvoering van operationele inzet van (delen van) het defensieapparaat in de (inter)nationale context en op de vermindering van veiligheidsrisico’s bij de opbouw, gereedstelling en inzet van (delen van het) defensieapparaat.

De MIVD bestaat, naast de directeur en de plaatsvervangend directeur, uit de Centrale Staf, afdeling Inlichtingen, afdeling Veiligheid en Ondersteuning, afdeling Operaties en de Joint Sigint Cyber Unit.

Binnen de MIVD worden de volgende kernwaarden gedeeld: Betrouwbaarheid, Moedig, Excellent, Teamwork en Verantwoordelijkheid.

De functie komt voor in de afdeling Veiligheid en Ondersteuning.

De Afdeling Veiligheid en Ondersteuning (AVO) heeft tot doel het ondersteunen van de medewerkers, de werkplekken, de werkzaamheden en het inlichtingenproces van de MIVD in het binnen- en buitenland. Het gaat om facilitaire-, logistieke-, infrastructurele-, operationele-, informatiemanagement-, HR- en IT-ondersteuning. Verder is de afdeling verantwoordelijk voor de integrale veiligheid van medewerkers en middelen. Hiernaast is AVO met de Unit Veiligheidsonderzoeken (UVO), een gezamenlijke eenheid van MIVD en AIVD, verantwoordelijk voor het snel uitvoeren van kwalitatief hoogwaardige veiligheidsonderzoeken. Dit teneinde de betrouwbaarheid en integriteit van personen werkzaam op vertrouwensfuncties bij de overheid, het bedrijfsleven en internationale organisaties inbegrepen een adequaat stelsel van vertrouwensfuncties te borgen.

De Unit Informatiemanagement (IM) speelt een cruciale rol in de informatieverwerking en de digitale transformatie van de MIVD. De Unit IM brengt de noodzakelijke verbeteringen in de verwervende, verwerkende en ondersteunende processen tot stand en is verantwoordelijk voor de (de)centrale uitvoerende IM-taken. Daarnaast ondersteunt en adviseert de unit de MIVD op het gebied van (proces)inrichting, beheer en kwaliteitsmanagement van informatie, data, basisregistraties en archieven. In samenwerking met de Chief information officer en Bestuursondersteuning van de Centrale Staf, stelt de Unit IM kaders en richtlijnen op. Het bureau Informatiebeheer (IBM) is verantwoordelijk voor het centrale informatiebeheer conform de Wiv 2017 en de Archiefwet, inclusief de vernietiging van informatie. Zij biedt directe ondersteuning decentraal bij de afdelingen en teams, en centrale ondersteuning dienstbreed, o.a. door implementatie van informatiebeleid, beheer van informatiestromen (o.a. kwaliteitszorg), informatiesystemen en archieven en depots. Het Hoofd IBM is een van de vijf bureauhoofden van de Unit Informatiemanagement en heeft vanwege de aard van de werkzaamheden en de gevraagde expertise achtergrond in informatiebeheer/archivering.

De medewerker Semi-statisch Informatiebeheer is belast met het volgens normen selecteren en bewerken van archiefbescheiden en het voor blijvende bewaring in aanmerking komend deel daarvan te beschrijven in een inventaris conform de voorgeschreven archivistische methodiek en daarmee te voldoen aan de verplichting archiefbescheiden in goede en geordende staat voor overbrenging aan te bieden aan de archiefbewaarplaats.

Vacature-informatie

Unique Uitzendbureau Defensie

Herculesplein 100
3584 AA Utrecht

Vraag over deze vacature

Gelijke kansen voor iedereen

Wij nodigen iedereen uit om te solliciteren op onze vacatures. Lees meer >