Administratief medewerker Directie

Standplaats
Rotterdam
Opleiding
MBO 3/4
Uren per week
36 uur
Dienstverband
Tijdelijk met uitzicht op vast
Salarisindicatie
€13,91-20,36
Vacaturenummer
#1AV0061532

Over de functie

Over de functie

Als administratief medewerker/directiesecretaresse lever je ondersteuning aan het directieteam. De coördinatie van de (digitale) stukkenstroom en regie van de agenda zijn bij jou in goede handen. De omgeving waarin je opereert is hectisch, maar jij weet als geen ander hoe om te gaan met piekmomenten. Je ziet het als een uitdaging om geen vaste plek te hebben en geen ”eigen directeur”, maar om als vliegende keep de vaste secretaresses te vervangen bij vaste roostervrije dagen, ziekte of verlof. Na de vervanging zorg je voor een goede overdracht aan je collega('s).

Wat je concreet gaat doen?

  • Als vliegende keep vervul je voor verschillende directeuren de agenda en stroom aan e-mails. In het beheer van de e-mail filter je zelfstandig de vergaderstukken, vragen en acties die voorkomen en handelt deze af waar mogelijk. Je kunt uitstekend structureren, ordenen, hoofd- van bijzaken onderscheiden en inleven in de behoeften van anderen. Daarnaast denk je in oplossingen bij knelpunten.

Wat we bieden

We bieden je een leuke, fulltime baan voor een project bij de Gemeente Rotterdam, je wordt onderdeel van een dynamisch team met enthousiaste collega’s!

  • Een tijdelijk dienstverband voor 36 uur per week;
  • Startdatum: 01-10-2021 en de opdracht duurt t/m 31-03-2022. Bij goed functioneren is er kans op een verlenging.
  • Afhankelijk van je opleiding en werkervaring word je ingeschaald in gemeentelijke schaal 7. Dit is tussen de €2100 en €3100 bruto per maand.
  • Reiskostenvergoeding vanaf 3 KM enkele reis;
  • Keuze uit wekelijkse of 4 wekelijkse uitbetaling;
  • Een gratis account bij Unique Online Trainingen (GoodHabitz) waarmee je meer dan 100 trainingen kunt volgen.

Functie-eisen

Jouw profiel:
Als directiesecretaresse weet je zowel samen- als zelfstandig te werken om de directie volledig te ontzorgen. Je weet je heel natuurlijk aan te passen. en proactief zijn is voor jou een vanzelfsprekendheid, ook in je samenwerking met de andere collega’s.. Verder ben jij een belangrijke schakel in het goed functioneren van een cluster als Stadsontwikkeling. Je vindt het daarom leuk om ook afspraken en bijeenkomsten te organiseren die afstralen op de directie in den brede.
Je hebt ervaring in een soortgelijke rol, maar bovenal bruis je van enthousiasme om bij een dynamische afdeling in een goede sfeer gezamenlijk hard te werken. Je denkt graag mee en maakt zaken snel eigen. Outlook is voor jou gesneden koek en je maakt de verschillende systemen van de gemeente snel eigen.

We zien graag de volgende kenmerken in onze kandidaat terug:

  • Je hebt minimaal een succesvol afgeronde mbo3-opleiding;
  • Je hebt ervaring als directiesecretaresse bij een gemeente met meer dan 75.000 inwoners;
  • Je hebt minimaal 4 jaar ervaring (o.a. complex agendabeheer) als directiesecretaresse of in een vergelijkbare functie, opgedaan in de afgelopen 6 jaar;
  • Je hebt minimaal 4 jaar ervaring met werken in een politiek/bestuurlijke omgeving, opgedaan in de afgelopen 6 jaar;
  • Je hebt ervaring met Oracle (inkoopaanvragen toetsen en goedkeuren, crediteurenadministratie, tijdschrijven) (is een pré);
  • Je hebt kennis van en ervaring met Planon of een vergelijkbaar systeem, waarin je de volgende werkzaamheden hebt uitgevoerd:
  • Bezoekers aanmelden;
  • ICT-middelen reserveren;
  • Verzuim- en herstelmeldingen verwerken;
  • Vergaderzalen reserveren;
  • Applicaties aanvragen voor collega’s;
  • Aanvraag of verwijderen rechten op datamappen;
  • Aanvraag of verwijderen rechten op functionele mailbox;
  • Je hebt kennis van en ervaring met MS Office.

Over het bedrijf

Samen met Rotterdammers en verschillende partners geven we vorm aan de stad en houden we de stad in vorm. Kies jij voor Stadsontwikkeling, dan is de kans groot dat je ideeën ontwikkelt die een duidelijk stempel achterlaten op Rotterdam. Je gaat vernieuwing en vooruitgang dromen, tegelijkertijd zit je zelf aan de knoppen om groei samen met de stad te realiseren. Stadsontwikkeling is er voor mensen die behoeftes zien, de ruimte pakken, ervoor durven gaan en het waarmaken.

De afdeling Directie- en Bestuursondersteuning (DBO( van het cluster Stadsontwikkeling ondersteunt de directie en het college van Burgemeester en Wethouders. Het secretariaat en dagelijkse ondersteuning van de directie Stadsontwikkeling is ook een verantwoordelijkheid van DBO.
DBO functioneert binnen SO als stafafdeling rechtstreeks onder de Concerndirecteur Stadsontwikkeling. In alles is de afdeling –als spin in het web- vanuit regie verbonden met de organisatie, directie en het bestuur.
Het team bestaat uit directiesecretarissen, het team directiesecretariaat en managementassistenten en het team bedrijfsvoering. De sfeer binnen de afdeling is informeel, gezellig, resultaat- en oplossingsgericht.

Wij zijn van goede en groene groei.
De stad vormgeven en in vorm houden, de skyline van Rotterdam, de bereikbaarheid van stad en regio, ondernemerskracht, ambitie en daadkracht. Het zijn allemaal voorbeelden van hoe Stadsontwikkeling samenwerkt met bewoners en ondernemers aan de voorspoed van de stad.
Stadsontwikkeling bouwt dus aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad. Met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen, wonen en werken.

Solliciteer direct

Vacature-informatie

COVID-19 update: solliciteren kan nog steeds, je gesprek kan digitaal plaatsvinden.
COVID-19 update: solliciteren kan nog steeds, je gesprek kan digitaal plaatsvinden.

Unique Uitzendbureau Gemeente Rotterdam DAS

Blaak 6
3011 TA Rotterdam

Vraag over deze vacature

Gelijke kansen voor iedereen

Wij nodigen iedereen uit om te solliciteren op onze vacatures. Lees meer >