Allround Management assistent

Locatie
Rotterdam
Opleiding
HBO
Uren per week
40
Dienstverband
Fulltime
Salarisindicatie
€ 2.581 - € 3.732

Wat ga je precies doen

Als allround management assistent/directiesecretaresse houd je ervan om administratieve en organisatorische taken op te pakken om het team te ontzorgen. Je bent een teamspeler die staat voor professionaliteit. Er zijn talloze zaken waaraan gedacht moet worden waardoor het werk gauw onoverzichtelijk wordt en niet meer functioneel. Als geen ander weet jij hier raad mee. Dankzij jouw komst creëer je overzicht en stabiliteit binnen het team!

Als management assistent/directiesecretaresse OBI (onderzoek en business intelligence) ondersteun je primair de 5, teammanagers van de afdeling OBI. Het managementteam kent een dynamische werkwijze; strak kunnen plannen, proactief administratieve taken oppakken en daarbinnen snel kunnen schakelen is een must. Je bent verantwoordelijk voor de agenda van een aantal MT-leden, agendabeheer is dan ook een belangrijk onderdeel van je functie. Je bent samen met je collega’s het aanspreekpunt voor het hele managementteam en de afdeling. We verwachten van jou dat jij je communicatiestijl weet af te stemmen op de doelgroep en hierbij de belangen van het managementteam en de zakelijke relatie weet te behartigen.

Tegelijkertijd ben jij als management assistent/directiesecretaresse de oren en ogen van het managementteam op de afdeling en binnen de organisatie. Daar waar jij kansen of valkuilen ziet voor het managementteam of de afdeling pak jij deze op. Ook ben je in staat om als een sparringpartner samen te werken met het managementteam. Samenwerken is een werkwoord; wij verwachten van jou dat je in staat bent om samen te werken met het managementteam en je collega’s van het secretariaat. Kortom, je bent een echte teamplayer. Transparantie is hierbij belangrijk en je laat zien dat je doet wat je zegt.

Concreet vertaalt zich dit naar de volgende taken:

  • Proactief beheren van dynamische en veranderlijke agenda’s,
  • Je beheert de mailboxen van de teammanagers waarbij je proactief de teammanagers attendeert op mails en zorgt voor opvolging,
  • Je plant overleggen en bijeenkomsten van het begin tot eind in en zorgt voor vergaderruimtes/locaties en alle faciliteiten die hierbij nodig zijn,
  • Indien nodig stel je in samenwerking met de teammanager(s) de agenda op, verstuur je deze en draag je zorg voor een goede en volledige verslaglegging,
  • Indien nodig, en in overleg met de teammanager, draag je zorg voor administratieve afhandeling van HR (waaronder inhuur) en financiële zaken
  • Je draagt zorg voor een correcte inkoop en verwerking van diverse bestellingen zoals representatie, vergaderlocaties, training en opleiding.
  • Notuleren

Uiteraard bieden we je de mogelijkheid, indien er ruimte is, voor extra taken die jouw werk nog leuker kunnen maken.

Wat bieden we jou

Het betreft een tijdelijk dienstverband als management assistent/directiesecretaresse, fulltime voor 36 tot 40 uur per week voor de duur van 6 maanden. Verlenging van de opdracht is mogelijk voor 2 maal 6 maanden.
Werklocatie: Timmerhuis minimaal 3 dagen en vanuit huis maximaal 2 dagen (Hybride)
Startdatum: z.s.m., maar naar verwachting halverwege januari 2023
De functie is ingeschaald in salarisschaal 8, dit bedraagt maximaal €3732 bruto o.b.v. een 36-urige werkweek. Inschaling vindt plaats o.b.v. kennis en ervaring.

Functie-eisen

Als managementassistent/directiesecretaresse is het essentieel om je werk integer, zorgvuldig en accuraat uit te voeren. Het is van belang dat jij zowel schriftelijk als mondeling communicatief vaardig bent. Je hebt politiek-bestuurlijke sensitiviteit. Daarnaast neem jij een proactieve en professionele houding aan, wat bijvoorbeeld naar voren komt bij het ontzorgen van de afdelingshoofd/teamleiders en weet je zaken om te zetten naar acties. Je bent doortastend, analytisch en ondernemend ingesteld. Daarnaast ben je een goede sparringpartner voor collega’s. Je bent in staat om overzicht te maken en te houden. Je bent pragmatisch, oplossingsgericht en kan snel handelen als de situatie dat vereist. Je beschikt over een gezonde dosis drive, enthousiasme en leergierigheid. Je werkt goed en graag samen. Verder ben jij een positieve, energieke en flexibele managementassistent met een flinke drive om door te pakken.

Functievereisten:
Je bent in het bezit van een afgeronde secretariële opleiding in de richting van directiesecretaresse of hoger managementsupport, bij voorkeur op HBO niveau.
Je hebt minimaal 5 jaar recente werkervaring in de rol van management/directie-assistent en hebt ervaring met bovengenoemde werkzaamheden.
Je bent digitaal vaardig, waaronder met Outlook, MS-teams en het MS-office pakket.

Over het bedrijf

Wij zijn het business intelligence team van de gemeente Rotterdam. Wij zijn onderdeel van de Afdeling Onderzoek en Business Intelligence (O&BI). Wij leveren kennis en informatie die nodig is voor verantwoorde beleidsvorming over Rotterdam en voor het besturen van de stad en het concern. Wij ondersteunen het datagedreven werken binnen de gemeente.

Het business intelligence team van OBI levert de volgende diensten:

  • Standaard informatieproducten: rapportages, dashboards, geografische producten
  • Selfservice BI
  • Fungeren als kenniscentrum voor primair proces data
  • Proactief meedenken en adviseren over BI-oplossingen
  • Data analyses
  • Dataleveringen
  • Datamodellering

Centrale dataopslag met historieopbouw. Het team levert deze diensten vanuit dedicated scrum teams die -met een sterke business oriëntatie en met korte lijnen- de verschillende Clusters van de gemeente Rotterdam bedienen. We verbinden medewerkers voor langere tijd aan een Cluster zodat ze de gelegenheid hebben om een specifiek deel van de organisatie goed te leren kennen.

De focus ligt op het realiseren van informatieproducten met BI en BA. Uitgangspunt hierbij is om definities en rekenkracht in het DWH onder te brengen en de dashboards en rapportages lean en mean te houden.

Solliciteer direct

Voordelen van werken via Unique?
  • Unique kijkt verder dan alleen je CV
  • Toegang tot honderden opleidingen
  • Flexibele uitbetaling mogelijk
Bezig met uploaden van het bestand:

Upload hier jouw CV. Dit is je visitekaartje voor ons én voor opdrachtgevers waar we je voorstellen. Je kunt een foto opnemen op je CV, maar als je dit niet doet heeft dit geen negatieve gevolgen voor je sollicitatie. Als je een foto opneemt in je CV dan geef je Unique - én de bedrijven die horen bij RGF Staffing the Netherlands - toestemming om deze te verwerken en te verstrekken aan (potentiële) opdrachtgevers.

Jouw gegevens worden gebruikt voor arbeidsbemiddeling, dit vindt deels geautomatiseerd plaats. In ons Privacy Statement kun je nalezen hoe wij jouw gegevens verwerken.

Nog vragen?

Wil je meer weten over de functie? Of bijvoorbeeld het werken via Unique? Wat je vraag ook is, ik ben bereikbaar voor jou.

Liselotte Duym
Bezoekadres
Unique Uitzendbureau Gemeente Rotterdam DAS
Blaak 6
3011 TA Rotterdam

  • 1
    Sollicitatie verstuurd? Wat leuk! We nemen zo snel mogelijk contact met je op.
  • 2
    Vinden wij ook dat de vacature bij je past? Dan leren we je graag beter kennen in een persoonlijk intakegesprek.
  • 3
    Na een goede intake doen we een aanbeveling bij onze opdrachtgever.
  • 4
    Ziet de opdrachtgever ook een match? Dan word je uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek.
  • 5
    Nieuwe baan in de pocket! Welkom bij Unique. Onderteken je contract en krijg een warm welkom.