Bestuurs- en directiesecretaris

Locatie
Middelburg
Opleiding
WO
Uren per week
36
Dienstverband
Fulltime
Salarisindicatie
€ 3.935 - € 5.564

Wat ga je precies doen

Als directiesecretaris/bestuurssecretaris heb je een breed takenpakket en fungeer je als spin in het web, je bent een sparringpartner en adviseur.

Je primaire taak is de voorbereiding en afhandeling van besluiten en vergaderstukken. Je borgt daarbij de implementatie in de organisatie en bewaakt de samenhang. Je analyseert en adviseert over de bestuurs- en beleidscyclus en levert een actieve bijdrage aan de samenwerking tussen directie, GS, management en organisatie. Hierbij werk je nauw samen met de directie, het bestuur en het MT.
Gezamenlijk met je collega directie- en bestuurssecretaris heb je vanuit deze hoedanigheid een rol bij de verschillende overleggen binnen de organisatie.
richting directie

Je bent secretaris van het directieberaad. Hier draag je zorg voor een goede coördinatie op de voorbereiding, het verloop en borgt de besluiten van het beraad samen met de betrokken collega’s (zoals deelnemende afdeling en programma managers). Je bent actief partner in het overleg en geeft gevraagd en ongevraagd advies. Je bent verantwoordelijk voor de ontwikkeling en het actueel houden van vernieuwde directieagenda en het in lijn brengen met de brede P&C-cyclus en bewaakt hierin de lange termijn lijnen.

Richting GS en PS
Je bent eigenaar van het proces voor besluitvorming van GS en neemt deel aan de GS vergaderingen. Je zorgt voor de juiste voorbereiding en afwikkeling van de vergaderstukken en bent daarbij verantwoordelijk voor het analyseren, verbeteren, implementeren en evalueren van bestaande processen en geeft hierin gevraagd en ongevraagd advies aan de directie en GS die bijdragen aan collegebrede ontwikkelingen (zoals bijvoorbeeld het verbeteren van het ambtelijk/ bestuurlijk samenspel, college-planning, GS sessies).

Je bent de linking pin voor de griffie met de organisatie voor bestuurlijke besluitvorming. Samen met de bestuursadviseurs zorg je voor de coördinatie op proces van Statenvergaderingen. Je draagt zorg voor de bestuurlijke planning voor de commissie en Statenvergaderingen en neemt deel aan de Agendacommissie.
richting het management en organisatie

Je hebt een actieve rol in de verschillende management overleggen (zoals programma managers overleg, Opgavenberaad). Vanuit de directieagenda denk je mee over de lange termijn agenda en ben je de schakel voor politiek bestuurlijke relevante ontwikkelingen vanuit GS en directie richting management en organisatie. Voor de voorbereiding van de Voor- en Najaarsconferentie neem je deel aan de kerngroep en ben je rechterhand van de voorzitter (secretaris). Je draagt zorg voor de coördinatie van en advisering aan de verschillende werkgroepen en de voorzitter ter voorbereiding van de conferenties. Je hebt daarbij oog voor het managen van verschillende verhoudingen en belangentegenstellingen.

Hoe
De directiesecretaris/bestuurssecretaris vervult een belangrijke centrale rol in de organisatie. De functie kenmerkt zich door haar signaal functie, pro actief houding en het kunnen houden van overzicht op het brede niveau van de bedrijfsvoering. Een hands-on denker dus.
Je bent de linker- en rechterhand van het bestuur en de directie. Je regisseert en adviseert de directie en middenmanagement op het gebied van tactische en strategische beleidsontwikkeling in de volle breedte van de organisatie.
Je bent een echte teamspeler en legt makkelijk verbinding met relevante partners zoals de bestuursadviseurs en de griffie. In jouw rol van directiesecretaris werk je nauw samen met de andere directiesecretaris. Samen vormen jullie een goed op elkaar ingespeeld duo dat elkaar probleemloos vervangt bij afwezigheid.

Wat bieden we jou

Het betreft een tijdelijk dienstverband als bestuurs- en directiesecretaris voor de duur van 6 maanden, fulltime voor 36 uur per week;
De functie is gewaardeerd in salarisschaal 11, dit bedraagt maximaal € 5564,56 bruto o.b.v. een 36-urige werkweek.

Functie-eisen

Als bestuurs- en directiesecretaris ben je sterk in advies vaardigheden en heb je relevante ervaring met advisering en reflectie aan GS, directie en management;
Je bent zorgvuldig en hebt een goed gevoel voor verhoudingen;
Je bent iemand die kansen ziet, hoort wat er speelt en gaat zelfstandig doortastend hiermee aan de slag;
Je bent communicatief sterk en daadkrachtig.

Wat verwachten we verder van je:
Je hebt een wo-masterdiploma, bij voorkeur in bestuurs- of bedrijfskunde;
Een juridische achtergrond is een pré;
Je bent bekend met de dynamiek in een politiek-bestuurlijke organisatie;
Je hebt inhoudelijke kennis over programmamanagement, de P&C cyclus en besluitvormingsprocedures;
Je schakelt makkelijk tussen strategische, tactische en operationele werkzaamheden, zowel op bestuurlijk als ambtelijk niveau;
Je hebt een politiek-bestuurlijke antenne en weet snel en makkelijk nieuwe verbindingen te leggen tussen mensen, projecten en processen;
Je bent flexibel en hebt geen 9 tot 5 mentaliteit.

Over het bedrijf

De afdeling Bestuursondersteuning is verantwoordelijk voor de ondersteuning van het bestuur en de directie in de strategische profilering en positionering van de Provincie te Middelburg, om daarmee bij te dragen aan de maatschappelijke opgaven van Zeeland. Voor een kwalitatief hoogwaardige advisering en ondersteuning van het bestuur en de directie zijn we binnen het team advisering Bestuur en directie op zoek naar een directie- en bestuurssecretaris.
Vanuit het provinciale sturingsconcept werkt het directieberaad met een directieagenda vanuit strategische sturing op het realiseren van de bestuurlijke agenda en het functioneren van de organisatie (korte en lange termijn). Dat vraagt begeleiding en coördinatie met verbinding tussen bestuurlijk en ambtelijk niveau.

Solliciteer direct

Voordelen van werken via Unique?
  • Unique kijkt verder dan alleen je CV
  • Toegang tot honderden opleidingen
  • Flexibele uitbetaling mogelijk
Bezig met uploaden van het bestand:

Upload hier jouw CV. Dit is je visitekaartje voor ons én voor opdrachtgevers waar we je voorstellen. Je kunt een foto opnemen op je CV, maar als je dit niet doet heeft dit geen negatieve gevolgen voor je sollicitatie. Als je een foto opneemt in je CV dan geef je Unique - én de bedrijven die horen bij RGF Staffing the Netherlands - toestemming om deze te verwerken en te verstrekken aan (potentiële) opdrachtgevers.

Jouw gegevens worden gebruikt voor arbeidsbemiddeling, dit vindt deels geautomatiseerd plaats. In ons Privacy Statement kun je nalezen hoe wij jouw gegevens verwerken.

Nog vragen?

Wil je meer weten over de functie? Of bijvoorbeeld het werken via Unique? Wat je vraag ook is, ik ben bereikbaar voor jou.

Liselotte Duym
Bezoekadres
Provincie Zeeland
Voorstad 3
4461 KK Goes

  • 1
    Sollicitatie verstuurd? Wat leuk! We nemen zo snel mogelijk contact met je op.
  • 2
    Vinden wij ook dat de vacature bij je past? Dan leren we je graag beter kennen in een persoonlijk intakegesprek.
  • 3
    Na een goede intake doen we een aanbeveling bij onze opdrachtgever.
  • 4
    Ziet de opdrachtgever ook een match? Dan word je uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek.
  • 5
    Nieuwe baan in de pocket! Welkom bij Unique. Onderteken je contract en krijg een warm welkom.