Bestuursassistent Gemeente

Standplaats
Den Haag
Opleiding
MBO 3/4
Uren per week
40 uur
Dienstverband
Tijdelijk
Salarisindicatie
€3.000-3.104
Vacaturenummer
#1AV0104806

Over de functie

Over de functie

Als bestuursassistent/bestuurssecretaresse voor de Gemeente den Haag, ga je aan de slag als de ondersteuner van een bestuurder en- of de gemeentesecretaris. Je voert een ondersteunende rol uit in het verzorgen van secretariële, administratieve en vakinhoudelijke taken. Zijn secretarieel- administratieve werkzaamheden voor jou niet onbekend en ben jij de ondersteuner die wij zoeken, lees dan snel verder!

Als bestuursassistent/bestuurssecretaresse fungeer je als aanspreekpunt voor mondelinge en schriftelijke vragen, je neemt correspondentie
in ontvangst, beoordeelt zaken op prioriteit en urgentie. En verzorgt uitgaande correspondentie of stelt concepten op voor correspondentie, notities, rapportages etc. Ook zorg je voor de verdere afhandeling, verspreiding, (digitale) registratie en archivering van inkomende en uitgaande stukken.

Je programmeert de (digitale) afsprakenagenda van de bestuurder / GS. Stelt zelfstandig prioriteiten met inachtneming van de politiek- bestuurlijke gevoeligheid van de onderwerpen, eventueel na overleg met betrokkene(n);
Je ondersteunt de bestuurder / GS bij de coördinatie van werkzaamheden en bewaakt afspraken, afdoeningtermijnen, de voortgang bij de uitvoering van besluiten en de bestuurlijke post.
Je beoordeelt bij aangeboden stukken of deze zijn voorzien van de juiste en volledige parafering;
Je ontvangt bezoekers en beoordeelt zelfstandig nut en noodzaak van doorverwijzen naar de bestuurder / GS of enig ander aanspreekpunt in de organisatie, of handelt zelf het gesprek af (evt. na ruggespraak);
Je organiseert vergaderingen / besprekingen waarbij de bestuurder / GS voorzitter of secretaris is; stelt in overleg met betrokkene de vergaderplanning, de planning en prioritering van onderwerpen en de agenda vast; verzorgt uitnodigingen, completering en distributie van stukken, verslaglegging van vergaderingen, besluiten- en actiepuntenlijsten, logistieke en facilitaire aspecten;
Je zorgt dat de bestuurder / GS tijdig en in voldoende mate van informatie wordt voorzien, bijvoorbeeld door op eigen initiatief informatie te verzamelen, door attendering op informatie uit andere bronnen of door betrokkene te informeren over actuele ontwikkelingen;
Je bent verantwoordelijk voor de kwalitatieve ondersteuning van de (bestuurlijke) stukkenstroom en het beheer van de zgn. dagmappen voor de bestuurder / GS.
Je onderhoudt het relatiebestand, bewaakt de kwaliteit en actualiteit ervan en ziet toe op adequate reacties op uitnodigingen voor evenementen e.d. van relaties.

Je verzorgt als bestuursassistent/bestuurssecretaresse ook de vakinhoudelijke en persoonlijke ondersteuning van de bestuurder c.q. de gemeentesecretaris. De werkzaamheden die daarbij horen zijn:

Je informeert medewerkers van de afdeling desgevraagd over de stand van zaken met betrekking tot bepaalde onderwer¬pen die bij de bestuurder / GS berusten en over procedures voor afdoening. Overlegt met medewerkers over mogelijkheden om bepaalde zaken onder aandacht van de bestuurder / GS te brengen;
Je vormt je tot een nauwe samenwerking met de bestuurder / GS een oordeel over de wensen betreffende bij de hand te houden (vertrouwelijke) informatie en richt het archief in. Neemt initiatieven tot het verkrijgen van aanvullende informatie;
Je bewaakt en handelt de door bestuurder / GS in het spreekuur gedane toezeggingen af;
Je onderhoudt een professioneel netwerk van contactpersonen (afgeleid van het netwerk en de portefeuille van de bestuurder / GS) ten behoeve van een snelle uitvoering van opdrachten en oplossing van problemen.

Overige werkzaamheden die horen bij de rol van bestuursassistent/bestuurssecretaresse:

Je regelt in de facilitaire sfeer gevarieerde voorzieningen ten behoeve van de bestuurder / GS, in overeenstemming met de afspraken die hierover binnen de organisatie zijn gemaakt (dienstreizen, consumptieve voorzieningen, etc;
Je verricht zo nodig, in opdracht van het hoofd BMO, de omschreven werkzaamheden tijdelijk ten behoeve van één van de andere bestuurders.

Wat we bieden

Wanneer je voor de gemeente aan de slag gaat als bestuursassistent/bestuurssecretaresse bieden wij jou:
Een salaris van €3104,- op basis van 36 uur (schaal 8.5)
Een uitdagende fulltime baan voor 40 uur. 4x9 is ook mogelijk.
Donderdag en vrijdag zijn de dagen dat je wel beschikbaar moet zijn;
Een tijdelijke aanstelling als bestuursassistent/bestuurssecretaresse t/m 28/02/2023.
Startdatum: 9-1-2023 (en een VOG aanvraag is vereist).
Reiskostenvergoeding: €0,09 per kilometer (maximaal €5,40 per dag).
Ben je na het lezen van de vacature enthousiast geworden en wil je graag solliciteren? Wacht dan niet langer en reageer uiterlijk 11 december om 23:59 uur!

LET OP: We helpen jou graag met het snel en goed laten verlopen van jouw sollicitatieproces. Vergeet daarom niet om jouw recente cv en een motivatie mee te sturen!

Functie-eisen

  • Je beschikt over een MBO 4 of HBO Office Management werk- en denkniveau;
  • Je hebt de juiste aanvullende opleiding(en) en ruime ervaring ten aanzien van administratief-ondersteunende en secretariële taken;
  • Je hebt kennis en een ruime ervaring met politiek-bestuurlijke processen en ambtelijke procedures bij de lokale overheid;
  • Je hebt kennis van – en affiniteit met – het vakgebied van de portefeuillehouder;
  • Je hebt gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen, een dienstverlenende instelling en je bent representatief.
  • Je beschikt over een ruime kennis en ervaring met de huidige, in een kantooromgeving gangbare, softwarepakketten;
  • Je beschikt over een goede beheersing van de Nederlandse taal, voldoende beheersing van Engels;

Over het bedrijf

De afdeling Bestuurs- en Managementondersteuning (BMO), team Bestuurs ondersteuning is verantwoordelijk voor de kwalitatieve en praktische ondersteuning van de burgemeester, de wethouders, het college en de gemeentesecretaris.

De Bestuursassistent ressorteert hiërarchisch rechtstreeks onder de teamleider Bestuurs ondersteuning en ontvangt rechtstreeks functionele aanwijzingen van de betrokken bestuurder en- of de gemeentesecretaris.

Solliciteer direct

Vacature-informatie

Unique Uitzendbureau Gemeente Den Haag

Laan van Nieuw-Oost-Indie 131 D
2593 BM 's-Gravenhage

Vraag over deze vacature

Gelijke kansen voor iedereen

Wij nodigen iedereen uit om te solliciteren op onze vacatures. Lees meer >