Directie Secretaresse

Standplaats
Amsterdam
Opleiding
MBO
Uren per week
36 uur
Salarisindicatie
€2.200-3.300
Vacaturenummer
#1AV0095926

Over de functie

Over de functie

Voor de divisie Klant & Service van UWV Amsterdam zijn we per 1 september 2022 op zoek naar een vakbekwame en ervaren Directie Secretaresse..

Wij zijn op zoek naar een Directie Secretaresse, met ervaring in een vergelijkbare functie en in de ondersteuning van een directeur, hoofd van een afdeling of bijvoorbeeld een CEO/CFO. Deze ervaring maakt dat jij de directeur in staat stelt snel en efficiënt te werken en resultaten te behalen.

Als directiesecretaresse werk jij niet alleen proactief en denk je vooruit; je biedt daarnaast uiteraard ook de administratieve en secretariële ondersteuning aan de directie van de divisie Klant & Service binnen UWV. Het is jouw verantwoordelijkheid de directeur optimaal te faciliteren en te anticiperen op de behoeften. En hoewel jouw functie vrij zelfstandig is, werk je wel samen met de andere directiesecretaresse en de afdelingssecretaresses.

Samengevat voer je de volgende werkzaamheden uit:

  • Voorbereiden van vergaderingen door agenda’s op te stellen, te notuleren bij vergaderingen en te zorgen dat de directeur voor elk overleg beschikt over de juiste vergaderstukken. Desgewenst achteraan gaan voor de tijdige aanlevering actiepunten;
  • Beheren van de agenda en te zorgen voor een prioriteitenstelling, in afstemming met de directeur;
  • Beheren van de mailbox van de directeur en op basis daarvan de nodige acties uitzetten;
  • Zelfstandig correspondentie afhandelen, waarbij je de prioriteiten en de planning nooit uit het oog verliest;
  • Verrichten van ondersteunende administratieve werkzaamheden, zoals de personeelsadministratie, archivering en het regelen van interne en externe vergaderlocaties.

Wat we bieden

Je werkt in een enthousiast team met ambitieuze collega’s in een politiek dynamische omgeving;
Een fulltime functie tussen 36 en 38 uur per week bij UWV Amsterdam;
Hybride werken is mogelijk vanuit huis als vanuit kantoor in Amsterdam;
Een salaris in schaal 5 tussen €1891,41 tot €2800 o.b.v. 38 uur per week, afhankelijk van jouw werkervaring;
€0,12 kilometervergoeding met de auto of fiets. Kosten voor openbaar vervoer worden volledig vergoedt;
Een tijdelijk bepaalde tijd contract van 6 maanden met de grote intentie om deze te verlengen;
Vakantiegeld van 8,33% en 25 vakantiedagen per jaar;
Een thuiswerkvergoeding van € 2,- per dag.

Functie-eisen

Als Directie Secretaresse fungeer als een representatief eerste aanspreekpunt voor collega’s en interne en externe klanten. Je begrijpt de klantvraag van de directeur en vertaalt deze in concrete uitvoerbare acties.

Om je werk goed uit te kunnen voeren, bezit je de volgende kwaliteiten:

  • Minimaal een mbo-/hbo-diploma. Je hebt bij voorkeur met succes een secretaresseopleiding voltooid;
  • Aantoonbaar ruime werkervaring als directiesecretaresse, Personal Assistant of Management Assistant. Ervaring als secretaresse of office manager op een afdeling is helaas voor deze functie niet voldoende;
  • Daarnaast kan je goed omgaan met computerprogramma’s als Outlook, Word, SharePoint en PowerPoint en weet jij jouw weg snel te vinden in diverse andere programma’s;
  • Ervaring binnen een complexe, overheidsorganisatie is een pre of in ieder geval bewust zijn van de diverse belangen binnen een grote organisatie;
  • Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift.

Als persoon breng je de volgende competenties mee:

  • Je bent zelfstandig in jouw werk en zoekt daarnaast gemakkelijk de verbinding met anderen;
  • Jouw assertiviteit en daadkracht, maken dat je niet afwacht op wat gaat komen en acteert nog voordat een verzoek eruit gaat;
  • Je bent dienstverlenend, klantgericht en betrokken. Daarnaast stel jij heldere prioriteiten, zodat jij jouw werk goed georganiseerd en inzichtelijk houdt;
  • Je bent organisatiesensitief en weet goed om te gaan met gevoelige informatie.

Over het bedrijf

De divisie Klant & Service werkt er iedere dag aan om haar cliënten een persoonlijke en waardevolle dienstverlening te bieden. Klant & Service (K&S) bestaat uit 1.500+ medewerkers en is verantwoordelijk voor alle communicatie met cliënten van het UWV via digitale kanalen en telefoon. De cliënt kiest het kanaal; of dit nu via de website is, via de telefoon of via de chat.

De afdeling bestaat uit circa 13 professionals en bestaat uit de volgende twee onderdelen: (1) Directieondersteuning en (2) Interne communicatie. De Directieondersteuning bestaat uit de volgende functies: directieadviseurs, directiesecretaresses en de directiesecretaris.

Solliciteer direct

Vacature-informatie

Unique Uitzendbureau UWV

Paalbergweg 2 -4
1105 AG Amsterdam

Vraag over deze vacature

Gelijke kansen voor iedereen

Wij nodigen iedereen uit om te solliciteren op onze vacatures. Lees meer >