Directiesecretaresse

Standplaats
Den Haag
Opleiding
MBO
Uren per week
40 uur
Dienstverband
Tijdelijk
Salarisindicatie
€2.255-3.301
Vacaturenummer
#1AV0094636

Over de functie

Over de functie

Je gaat werken bij het directiesecretariaat van de dienst Publiekszaken ( dat onderdeel is van het
Stafbureau. Vanuit het team directiesecretariaat ondersteun ji j primair de directeur Belastingzaken
Klantcontactcentrum

Je ondersteunt de directeur in zijn/haar dagelijkse werk en zorgt dat de dag voor hem/haar zo soepel
mogelijk verloopt. Je beheert onder meer de agenda, plant en herinnert aan afspraken, zorgt dat de

  • nderliggende stukken ( klaar staan en behandelt inkomend telefoon en mailverkeer. Je
    handelt inkomende en uitgaande digitale post af en draagt ook zorg voor de rappellering.
    In afstemming met de directeur en de directiesecretaris bereid je de MT-vergaderingen en
    besprekingen voor waarbij je de agenda opstelt, de benodigde stukken verzamelt, faciliteiten regelt
    en stukken verspreidt. Het is jouw taak om te notuleren, actie en besluitenlijsten op te maken en de
  • pvolging van de acties nauwlettend in de gaten te houden. In deze rol houd je het overzicht van alle
    afspraken, voortvloeiend uit de diverse overleggen.

Daarnaast ondersteun je de directeur bij de verschillende bedrijfsvoeringsprocessen zoals Financiën
(o. aanmaken inkooporders) en P&O zaken (o. registratie in en uitdiensttreding,
verzuimregistratie en het inplannen gesprekscyclus). Hierbij houd je overzichten up-to-date en heb
je nauw contact met de dienst Bedrijfsvoering over diverse aanvragen. Als onderdeel van de pool van
het directiesecretariaat verzorg je tenslotte bij afwezigheid van een collega de ondersteuning van de
andere directeuren en de manager Stafbureau en ondersteun je periodiek ook bij acties of
evenementen die namens de directie voor de dienst als geheel worden georganiseerd.

Wat we bieden

Een salaris van minimaal €2.203,- per maand en maximaal €3.224 op basis van een 36-urige werkweek (schaal 7)
Een uitdagende parttime / fulltime baan van minimaal 32 uur per week en maximaal 40 uur per week.
Een tijdelijke dienstverband tot 30-6-2023. Met een kans op verlenging.
Startdatum: 28 augustus 2022 en je moet een VOG kunnen aanvragen.
Werklocatie: Stadhuis, Spui 70 Den Haag
Reiskostenvergoeding: €0,09 per kilometer met een maximale vergoeding van €5,40 per dag. Dit geldt ook voor het reizen met het OV.
Ben je enthousiast en wil je graag solliciteren? Doe dit dan voor de deadline datum van 7 augustus om 22.00 uur.

LET OP: zonder motivatie brief kunnen we jouw sollicitatie helaas niet in behandeling nemen

Functie-eisen

Wij zoeken een ervaren en professionele management assistent met frisse energie en ambitie die op
zoek is naar afwisselend werk Je pakt het werk op voordat jouw directeur er al maar naar heeft
gekeken. Zoals die mail van de wethouder die niet mag blijven liggen omdat jouw directeur de hele
dag in overleg zit. Daar mag een goed gevoel voor politiek bestuurlijke verhoudingen niet bij

  • ntbreken.

De hectiek van de activiteiten in deze functie vraagt om een vriendelijke en tegelijkertijd ook
assertieve persoonlijkheid met een groot ad hoc probleemoplossend/organisatorisch vermogen en
flexibele instelling. Je kunt snel schakelen en weet verwachtingen te managen.

Jouw mondelinge e n schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden zijn uitstekend. Je kunt goed omgaan
met vertrouwelijke informatie en gaat nauwkeurig te werk. Je bent digitaal zeer vaardig en kan dan

  • ok goed overweg met onder andere de diverse Microsoft applicaties (o.a. Outlook, Word, Excel,
    PowerPoint, Teams en Sharepoint) en Oracle. Jouw organisatorische kwaliteiten komen ook tot
    uiting bij het in samenwerking met collega’s (helpen bij het) organiseren van evenementen.

Om deze functie goed te kunnen vervullen heb je HBO werk- en denkniveau en relevante,
aantoonbare secretariële ervaring (minimaal 3 jaar werkervaring).

Over het bedrijf

1.200 medewerkers) staat voor het leveren van uitstekende dienstverlening aan inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties. DPZ is daarbij vaak het eerste contact met de gemeente. De dienst bestaat uit vier sectoren: Belastingzaken, Klant Contact Centrum, Stadsdelen & Wijken en Bibliotheek & Haags Gemeentearchief. De sectoren Belastingzaken en Klant Contact Centrum komen onder leiding van één directeur te staan. De werving voor deze nieuwe directeur loopt op dit moment. In deze functie verzorg dus primair zijn of haar dagelijkse ondersteuning. Dit doe je zoals eerder aangegeven vanuit het team directiesecretariaat DPZ dat onderdeel uitmaakt van het Stafbureau DPZ. Dit is een hecht team met leuke en professionele collega’s. Het team opereert als een pool waarbij de collega’s elkaar bij afwezigheid vervangen maar ook gezamenlijk werkzaamheden oppakken zoals het (helpen bij het) organiseren van (dienstbrede) evenementen.

Het KCC neemt een belangrijke plaats in bij de individuele dienstverlening. De ruim 300 medewerkers
van het KCC zorgen dagelijks voor uitstekende dienstverlening aan inwoners via drie kanalen, te
weten: internet, telefoon en de balies in het Stadhuis aan het Spui en de stadskantor en aan de
Leyweg en in Segbroek Alles bij elkaar heeft het KCC via de verschillende kanalen m aar liefst 5
miljoen klantcontacten per jaar!

Belastingzaken ( 150 medewerkers) is verantwoordelijk voor de uitvoering van de Wet Waardering
Onroerende Zaken, het jaarlijks opleggen van 280.000 woonlastennota’s en overige fiscale
vorderingen (hondenbela sting, toeristenbelasting e.d.). Verder is Belastingzaken verantwoordelijk
voor het incasseren van alle geldschulden die de gemeente Den Haag te vorderen heeft.

Zowel het KCC als Belastingzaken staan dus r echtstreeks in contact met burgers en ondernemers en
zijn van daaruit continue op zoek naar het verbeteren en innoveren van hun dienstverlening dat
maakt het een boeiende en dynamische werkomgeving.

Solliciteer direct

Vacature-informatie

Unique Uitzendbureau Gemeente Den Haag

Laan van Nieuw-Oost-Indie 131 D
2593 BM 's-Gravenhage

Vraag over deze vacature

Gelijke kansen voor iedereen

Wij nodigen iedereen uit om te solliciteren op onze vacatures. Lees meer >