Directiesecretaresse

Solliciteer direct
Standplaats
Amsterdam
Opleiding
MBO
Uren per week
36 uur
Dienstverband
Tijdelijk
Salarisindicatie
€2.581-3.732
Vacaturenummer
#1AV0096534

Over de functie

Over de functie

In de functie van Directiesecretaresse faciliteer en ondersteun jij zowel de directeur Dienstverlening als een of meer afdelingshoofden van de directie Dienstverlening. In deze rol ontzorg jij, ben je proactief, heb jij een scherpe blik en stel je je flexibel op. Je werkt samen met de secretaresses en de andere collega’s van de afdeling Organisatie en Bestuursadvies bij de ondersteuning van het management van de directie Dienstverlening.

Dit doe je op een gemiddelde werkdag:

  • Je ondersteunt met plezier jouw directeur en afdelingshoofd(en) op organisatorisch en secretarieel gebied, in de breedste zin van het woord;
  • Je regelt naadloos het complexe agendabeheer, waarbij je in staat bent om in te schatten wat wel en wat minder belangrijk is in de agenda en je communiceert daar helder over;
  • Je verzorgt het e-mailbeheer vanuit de inbox van de directeur/afdelingshoofd;
  • Je bent op de hoogte van zaken die spelen binnen de organisatie en actualiteiten in het dossier van je directeur en afdelingshoofd(en);
  • Je houdt overzicht in een complexe setting en weet de juiste prioriteiten te stellen;
  • Je organiseert overleggen, verstuurt uitnodigingen, meldt bezoekers aan, boekt catering en draagt bij aan een vlot facturatieproces voor de gedane bestellingen en reserveringen;
  • Je notuleert bij diverse directie overstijgende overleggen waarin de directeur als voorzitter optreedt en je ondersteunt de directeur bij de voorbereiding van deze overleggen;
    Je ondersteunt projecten, bereidt planningen voor, bewaakt de voortgang wat betreft actie en reactie termijnen en stelt overzichten op;
  • Soms treedt je zelf als projectleider op bij projecten die betrekking hebben op ondersteuning van het management;
  • Initieert procesverbeteringen en stelt nieuwe processen op voor werkzaamheden die betrekking hebben op het secretariaat;
  • Samen met de secretaresses biedt je een professionele dienstverlening aan en zorgt je voor continuïteit in de ondersteuning;
  • Je onderhoudt daarbij contacten binnen en buiten de directie Dienstverlening op een professionele wijze.

Wat we bieden

  • Het betreft een fulltime baan voor 36 uur (fulltime) bij de Gemeente Amsterdam;
  • Het is een tijdelijk dienstverband voor 12 maanden met kans op verlenging;
  • Startdatum: Per direct
  • Het salaris bedraagt €2581 - €3732 bruto per maand op basis van 36 uur. Dit is afhankelijk van opleiding en werkervaring;
  • Prettige werksfeer, eigen verantwoordelijkheid en ruimte voor professionele ontwikkeling;
  • Je ontwikkeling staat nooit stil. Daarom krijg je toegang tot ons online trainingsplatform GoodHabitz waarin je meer dan 100 trainingen kan volgen;
  • Je tegemoetkoming woon-werkverkeer is afhankelijk van het aantal kilometers tussen woon- en werkadres, met een maximum van 30 kilometer enkele reisafstand;

Heb je interesse? Solliciteer dan nu!

Alleen de sollicitaties met een motivatiebrief worden in behandeling genomen.
Contact persoon: Jolanda Gerber

Functie-eisen

Voor deze functie Directiesecretaresse beschik je over:

  • MBO-4/MBO+ werk- en denkniveau, aangetoond door behaald diploma en/of relevante werkervaring;
  • Aantoonbare werkervaring als secretaresse/management assistent voor een directeur of een bestuurder. Dit moet duidelijk blijken uit het CV;
  • Aantoonbare werkervaring bij het ondersteunen van projecten en het initiëren van nieuwe processen en/of procesverbeteringen;
  • Ruime kennis van MS Office en een goede beheersing van Outlook, Word en Excel;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
  • Aantoonbare ervaring of affiniteit met de Gemeente Amsterdam als gemeentelijke organisatie is een pre;
  • Aantoonbare ervaring als projectleider bij eenvoudige projecten is een pre.

Aan competenties breng je mee:

  • Je werkt accuraat en kunt goed plannen;
  • Je bent zelfstandig, stressbestendig en flexibel;
  • Je bent klantgericht en kan goed samenwerken;
  • Je bent in staat om te prioriteren en je vervult een signalerende rol voor de directeur en het afdelingshoofd die jij ondersteunt.

Over het bedrijf

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom! Dienstverlening: de plek met expertise over het contact met alle Amsterdammers. Voor de inwoners, ondernemers en bezoekers van de stad zijn wij ‘het gezicht, de stem en het beeld' van de gemeente. We beantwoorden vragen en leveren diensten en producten van de gemeente Amsterdam aan de burgers en ondernemers. We willen persoonlijke, eenvoudige en toegankelijke dienstverlening bieden aan álle Amsterdammers. Dit doen we via de balie, telefoon en online. We zijn verantwoordelijk voor 8 Stadsloketten, het Contact Center Amsterdam (14 020), het Actie Service Centrum, online formulieren op amsterdam.nl, webcare op social media en post. Dienstverlening bestaat uit de afdelingen Stadsloketten, Contact Center Amsterdam (CCA), Actie Service Centrum, Operations Support, Onderzoek & Ontwikkeling en Organisatie & (bestuurs)advies. We zijn onderdeel van het cluster Gebiedsgericht werken en Stadsbeheer. Het team secretariaat maakt onderdeel uit van de afdeling Organisatie & (bestuurs)advies.

Vacature-informatie

Unique Uitzendbureau Gem. Amsterdam

Paalbergweg 2
1105 AG Amsterdam

Vraag over deze vacature

Gelijke kansen voor iedereen

Wij nodigen iedereen uit om te solliciteren op onze vacatures. Lees meer >