Directiesecretaresse Frans, Nederlands en Engels

Standplaats
'S-Gravenhage
Opleiding
HBO
Uren per week
36 uur
Dienstverband
Tijdelijk
Salarisindicatie
€ 3500,- bruto p/m
Vacaturenummer
#2019013577

Over de functie

Over de functie

Ben jij die vlotte, doorgewinterde directiesecretaresse die wij zoeken en ben je per september beschikbaar voor een tijdelijke opdracht van tenminste 3 maanden bij een internationale stichting in Den Haag? Spreek je vloeiend Frans en Nederlands? Wacht dan niet langer en stuur je CV vandaag nog naar ons!

In deze verantwoordelijke en veelzijdige rol stuur je een secretaresse aan en werk je nauw samen met de directie. Je ondersteunt op organisatorisch en secretarieel gebied.

In deze functie:

  • ben je verantwoordelijk voor de agenda van de directeur en stuur je hiertoe de secretaresse aan;
  • onderhoud je (internationale) in- en externe contacten van de directeur in het kader van de behandeling van de mail en agenda en stel je prioriteiten bij het maken van afspraken;
  • coördineer je de informatiestroom naar interne en externe relaties over gemaakte afspraken met en vragen van de directeur;
  • bewaak je de voortgang in de afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten;
  • beoordeel je de uitnodigingen en geleidt je relevante uitnodigingen door naar de directeur;
  • attendeer je de directeur op bijzondere omstandigheden die zijn persoonlijke bemoeienis of aandacht vragen en zorgt voor het actief informeren van de directeur met betrekking tot relevante informatie;
  • draag je zorg voor adequate aanlevering van stukken en, zonodig, voor aanvullende informatie en stelt nadere prioriteiten voor de directeur bij de afhandeling op basis van kennis van de inhoud van de dossiers;
  • fungeer je als eerste aanspreekpunt/vraagbaak voor in- en externe relaties en instanties;
  • beoordeel je binnenkomende telefoongesprekken op inhoud en urgentie, verstrek je indien mogelijk zelf de benodigde informatie of verwijs je door;
  • schat je binnengekomen correspondentie op belang en urgentie in, voeg je op eigen initiatief en naar eigen inzicht voor de afhandeling benodigde informatie toe; behandelt en screen je e-mails;
  • verzamel je en orden je op verzoek gegevens over specifieke onderwerpen;
  • bereid je correspondentie voor c.q. concipieert naar eigen inzicht brieven (ook in de Engelse en Franse taal) en verzamel en bewerk je daartoe (aanvullende) informatie;
  • houd je het archief van de directeur bij;
  • organiseer je en bereid je naar aard en samenstelling uiteenlopende management- en bestuursvergaderingen voor, maak je de conceptagenda, regel je de uitnodigingen, completeer je vergaderstukken, voeg je relevante achtergrondinformatie bij en attendeer je de directeur op bijzondere aandachtspunten; verzorg je (mede) de verslaglegging;
  • verzorg je de organisatie van (officiële) bijeenkomsten (incl. plaatsing gasten) en treed je op als gastvrouw;
  • draag je zorg voor het regelen van buitenlandse dienstreizen (met inbegrip van hotels);
  • verleen je secretariële ondersteuning aan de voorzitter van het bestuur bij diens aanwezigheid;

Wat we bieden

Het betreft een tijdelijke functie van tenminste 3 maanden bij een mooie internationale organisatie in Den Haag. Je zal een contract krijgen via Unique Multilingual. Op jaarbasis heb je 25 vakantiedagen en 8% vakantiegeld. Het salaris ligt rond de € 3500 en is afhankelijk van leeftijd en werkervaring.

Functie eisen

  • MBO/HBO werk- en denkniveau;
  • uitstekende beheersing van het Nederlands, het Engels en het Frans, in woord en geschrift.
  • ruime kennis van en ervaring met management-ondersteunende werkzaamheden;
  • kennis van en inzicht in de administratieve procesgang en structuren;
  • kennis van de in- en externe relaties/verhoudingen;
  • kennis van en ervaring met de toepassing van MS Office;
  • bereidheid tot flexibele werktijden indien nodig;
  • communicatief vaardig, zelfstandig, betrouwbaar en flexibel met een hands-on mentaliteit

Over het bedrijf

Een stichting in Den Haag met een prachtig historisch verleden. Zeer centraal gelegen in Den Haag.

Solliciteer direct

Vacature-informatie

Unique discrimineert niet

Wij nodigen iedereen uit om te solliciteren op onze vacatures. Omdat we geloven in gelijke kansen voor iedereen.

Unique Uitzendbureau Multilingual The Hague

Laan van Nieuw-Oost-Indie 131 D
2593 BM 's-Gravenhage

Vraag over deze vacature

Carrière website  van het jaar 2018