Document Controller

Solliciteer direct
Standplaats
Leiden
Opleiding
MBO 3/4
Uren per week
40 uur
Dienstverband
Vast
Salarisindicatie
€2.500-3.200
Vacaturenummer
#1AV0078489

Over de functie

Over de functie

Zie jij jezelf aan de slag gaan bij een grote internationale organisatie? Heb jij ervaring in document control of als ervaren administratief medewerker en spreek jij ook nog eens vloeiend Nederlands én Engels? Lees dan snel verder!

Als fulltime Document Controller ondersteun je het operations team. Dit team richt zich op het binnenhalen en uitvoeren van projecten. Je registreert en controleert alle projectdocumentatie, zowel intern als extern, met behulp van Microsoft Share Point en de EDMS-systemen van de klant. Je onderhoudt bestanden met contractuele documentatie om te voldoen aan de eisen van de klant voor opname in de definitieve documentatiepakketten. Je ondersteunt het commerciële team en projectteam(s) met secretariële/administratieve taken.

Jouw taken en verantwoordelijkheden als fulltime Document Controller zullen daarnaast bestaan uit:

  • tijdige verwerking van documenten en correspondentie in MS Outlook en SharePoint;
  • het onderhouden van een up-to-date en compleet DMS:
  • het organiseren, uitvoeren en/of regelen van document controle, archivering en archivering;
  • opzetten en onderhouden van project gerelateerde dossiers;
  • contacten onderhouden met projectteamleden, klanten en onderaannemers/leveranciers;
  • projectmedewerkers assisteren en begeleiden bij het gebruik van het document controle proces;
  • een compilatie maken van definitieve documentatiepakketten om te voldoen aan specifieke eisen van de klant;
  • archiveren (elektronisch en hardcopy) van alle projectdocumenten van afgesloten projecten;
  • verwerken van aanvragen, ontvangen van facturen, goederen en diensten in SAP en Infor;
  • organiseren van reisarrangementen en vereiste uitkomst (visum, formulieren etc.), ontvangen van bezoekers;
  • back-up assistentie.

Kort samengevat is de functie 15% secretariële taken en 85% document controller taken.

In de functie is er een mogelijkheid dat je in de periode van februari tot juni soms moet overwerken door de drukte.

Wat we bieden

Wat bieden wij als jij voor deze internationale organisatie aan de slag gaat als parttime Document Controller:

  • een salaris tussen €2500 - €3200 bruto o.b.v. 40 uur;
  • een fulltime dienstverband voor 24-32 uur;
  • een functie voor vast dienstverband met gelijk op contract bij de klant;
  • uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een bonusuitkering, een eersteklas pensioenregeling en diverse verzekeringen;
  • 30 vakantiedagen.

Daarnaast zijn er ruime mogelijkheden voor persoonlijke en professionele ontwikkeling, mag je gratis gebruik maken van de organisatie hun in-house fitnessfaciliteit en krijg je mogelijkheden om jouw initiatieven binnen een team te ontplooien.

Functie-eisen

Voor deze functie als fulltime Document Controller herken jij jezelf in de volgende kwaliteiten:

  • je hebt minimaal beroepsgericht (MBO-4) denkniveau;
  • je hebt een goede beheersing van de Engelse en Nederlandse taal (geschreven en gesproken);
  • je hebt kennis van MS Office en SharePoint;
  • je hebt minimaal 2-5 jaar gerelateerde werkervaring (document control/administratief medewerker).
  • je staat stevig in je schoenen / beetje haar op je tanden.

Daarnaast ben je proactief, communicatief vaardig, flexibel en accuraat.

Mocht je 24 uur werken dan werk je op de dagen dinsdagen, woensdagen en vrijdag.

Over het bedrijf

De missie van de organisatie is om de leidende maritieme aannemer te zijn die duurzame waarde(n) creëert voor klanten en stakeholders. Hun team van gepassioneerde, vakkundige en toegewijde medewerkers is wat de organisatie maakt tot wat ze zijn. Zij zijn een diverse groep die hun elke dag helpen het onmogelijke mogelijk te maken offshore. Het team is toegewijd aan het leveren van oplossingen die de milieu voetafdruk van verwijderingsprojecten beperken en hun strikte veiligheidsprogramma Dare to Care volgen.

Belangrijkste kenmerken samengevat:

  • vroege betrokkenheid met onderzoeken ter plaatse;
  • concept-engineering en haalbaarheidscontroles;
  • identificeren en beperken van risico's;
  • afstemming van gewichten aan het begin van het project.

De organisatie kent een informele werksfeer met internationale collega's. Het kantoor in Leiden ligt centraal gelegen met een goede bereikbaarheid vanuit Den Haag en Alphen aan den Rijn. Er is ruime gelegenheid aan parkeerplekken en het kantoor is dichtbij het station van Leiden waardoor het met het openbaar vervoer ook goed te bereiken is. Je komt te werken in een team met 3 collega's.

Vacature-informatie

Unique Uitzendbureau Leiden

Schipholweg 55
2316 ZL Leiden

Vraag over deze vacature

Gelijke kansen voor iedereen

Wij nodigen iedereen uit om te solliciteren op onze vacatures. Lees meer >