Junior medewerker informatiebeheer

Solliciteer direct
Standplaats
Den Haag
Opleiding
MBO 3/4
Uren per week
36 uur
Dienstverband
Tijdelijk
Salarisindicatie
€11,63-12,40
Vacaturenummer
#1AV0046087

Over de functie

Over de functie

Voor onze intaketeams zijn wij op zoek naar een digitaal organisatietalent met ervaring binnen het vakgebied Informatiebeheer. Je werkt in teamverband aan de behandeling van zowel analoge als digitale aanvragen, hebt kennis van gemeentelijke applicaties en je voelt naadloos aan waar prioriteiten maar ook gevoeligheden liggen. Daarnaast ben je proactief en kan je zowel zelfstandig, als in teamverband werken.

Je voert routinematige ondersteunende werkzaamheden uit m.b.t. digitale of analoge postverwerking.

Daarnaast verwerk je in- en uitgaande post en e-mailverkeer volgens vastgestelde kaders.

Dus na binnenkomst wordt de post gesorteerd op werksoort ofwel proces. Er is, naast de grote stromen met documenten van gelijksoortige aard, heel veel diversiteit. Het is belangrijk dat deze post goed bekeken wordt, (waar gaat het over, voor welke afdeling is het bedoeld).
· Verwerken van e-mails en documenten in Outlook
· Documenten klaarmaken voor export naar het digitale dossier ( Digidos ) met behulp van Kofax. batchmaker
· Indexeren van documenten in Digidos t.b.v. de juiste behandelaar
· Oplossen van problemen m.b.t verwerken van berichten bestanden welke per mail zijn ontvangen

Wat we bieden

  • Startdatum is 01-06-2021
  • Marktconform salaris in schaal 6 gemeente cao
  • Een fulltime functie van 36 uur per week
  • Tijdelijk dienstverband tot 31-05-2022 met uitzicht op verlenging
  • Reiskostenvergoeding conform Gemeente Den Haag
  • Keuze uit wekelijkse of 4 wekelijkse uitbetaling
  • Een account bij Unique Online Trainingen (GoodHabitz) waarmee je meer dan 100 trainingen kunt volgen

Functie-eisen

Je hebt inzicht in welke afdeling van de organisatie zich waarmee bezighoudt; bij de sortering en de registratie houdt je hier rekening mee. Je werkt secuur en volgt de afgesproken regels. Bij zaken die niet binnen de regels vallen zoek je naar een oplossing, die je bespreekt met je collega’s. Daarnaast ben je in staat om meerdere documentstromen van elkaar te onderscheiden en daarnaar te handelen. Je werkt goed in teamverband en je bent enthousiast over je werk en straalt dat ook uit.

  • Kennis van de gemeentelijke systemen Kofax –Socrates en Digidos
  • Kennis van de gemeentelijke organisatie(structuur)
  • Ervaring op het gebied van Informatiebeheer
  • Kennis en ervaring met het registeren en metadateren van stukken
  • Afgeronde mbo-opleiding (niveau 4), juridisch -administratieve richting
  • 24-36 uur per week, flexibel inzetbaar.
  • Minimaal 6 maanden beschikbaar, met mogelijkheid tot verlenging
  • Per direct beschikbaar

Competenties

  • Resultaatgericht
  • Nauwkeurig
  • Communicatief vaardig
  • Teamplayer
  • Plannen en Organiseren.
  • Flexibel

Over het bedrijf

De afdeling Informatiebeheer (IB) van de Dienst Bedrijfsvoering (DBV) is de poortwachter van alle binnenkomende documentstromen van de Gemeente Den Haag. Op de afdeling dragen wij zorg voor het registeren en indexeren van binnengekomen documenten van burgers en bedrijven en zorgen wij ervoor dat deze zo snel en goed mogelijk terecht komen bij onze behandelende collega’s van de kerndiensten.

Je werkt in teams die de intake uitvoeren voor de subsidies, de omgevingsvergunningen of postverwerking. Je rapporteert hierbij rechtstreeks aan de teammanager van de afdeling DBV Informatiebeheer. De afdeling informatiebeheer bestaat uit plm. 65 medewerkers, verdeeld over 5 teams.

De afdeling heeft de volgende taken:
1. Het registreren en indexeren van documenten t.b.v. burgers en proceseigenaren;
2. Het opslaan, het bewaren en ontsluiten van documenten en dossiers;
3. Het leveren van informatie uit de archieven;
4. Het waar nodig overdragen, verplaatsen, verwijderen of vernietigen van documenten en dossiers.
5. Overige werkzaamheden met betrekking tot het verwerken van fysieke of digitale post

Vacature-informatie

COVID-19 update: solliciteren kan nog steeds, je gesprek kan digitaal plaatsvinden.
COVID-19 update: solliciteren kan nog steeds, je gesprek kan digitaal plaatsvinden.

Unique Uitzendbureau Gemeente Den Haag

Laan van Nieuw-Oost-Indie 131 D
2593 BM 's-Gravenhage

Vraag over deze vacature

Gelijke kansen voor iedereen

Wij nodigen iedereen uit om te solliciteren op onze vacatures. Lees meer >