Management assistent

Standplaats
'S-Gravenhage
Opleiding
HBO
Uren per week
32 uur
Dienstverband
Tijdelijk
Salarisindicatie
€2.170-3.176
Vacaturenummer
#1AV0069682

Over de functie

Over de functie

Als management assistent verleen jij secretariële en managementondersteuning aan directeuren of de Hoofden Beleidsontwikkeling & Juridische Zaken en Bedrijfsvoering dan wel aan een Afdelingsmanager.

Wat ga jij doen;
Secretariële ondersteuning taken;

  • Verzorgt zelfstandig het secretariaat van de directie of de eigen leidinggevende, beheert agenda’s, regelt afspraken,
    beoordeelt prioriteit en urgentie, houdt voldoende ruimte voor niet geagendeerde werkzaamheden, maakt dagprogramma’s
    en neemt periodiek de agenda door.
  • Behandelt telefoongesprekken en inkomende post; voegt stukken bij, verwijst naar in behandeling zijnde zaken, attendeert op
    spoedeisende zaken; neemt dagelijks de post door en voert daaruit voortvloeiende acties uit, handelt waar mogelijk zaken
    zelf af.
  • Bereidt vergaderingen en besprekingen voor; regelt faciliteiten, verzamelt, ordent en becommentarieert de benodigde informatie, stelt de agenda samen, nodigt deelnemers uit en verspreidt vergaderstukken; notuleert en maakt het verslag, stelt een actie- en besluitenlijst op en draagt zorg voor de tijdige en juiste afwerking.
  • Bereidt overige in- en externe activiteiten voor; zorgt dat informatie beschikbaar is, voorziet stukken van commentaar en
    advies of legt deze hiertoe aan anderen voor.
  • Fungeert in niet direct inhoudelijke zaken als intermediair tussen het directieteam of de eigen leidinggevende, medewerkers
    en in- en externe relaties.

Managementondersteuning taken;

  • Verzamelt, registreert, bewerkt, verwerkt en beheert gegevens en bestanden in relatie tot de bedrijfsvoering, productie,
    dienstverlening, beheer, managementinformatie, verslaglegging en verantwoording.
  • Verleent administratieve en organisatorische ondersteuning bij de planning, organisatie en uitvoering van projecten,
    bijzondere activiteiten en evenementen.
  • Verricht beheersmatige taken, zoals bijvoorbeeld documentatiebeheer (persoonlijk) archiefbeheer, voorraadbeheer
    kantoorartikelen, het bijhouden van (personeels)registraties.

Overige werkzaamheden;

  • Verricht alle voorkomende tekstverwerking en beheert bestanden; bewaakt de huisstijl en adviseert over taalgebruik en
    vormgeving.
  • Verricht representatieve en verzorgende taken, regelt lunches en andere consumptieve voorzieningen; draagt zorg voor een
  • rdelijke werkomgeving en organiseert externe bijeenkomsten, dienstreizen etc.
  • Participeert in overlegsituaties, werk- en projectgroepen.

Wat we bieden

Een leuk salaris schaal 7 van de gemeente CAO
Een uitdagende parttime/fulltime job voor minimaal 28 tot 36 uur per week
Een tijdelijk dienstverband tot 15-03-2022.
Startdatum: 13 december 2021 en je moet in bezit zijn van een VOG
Keuze uit wekelijks of vier wekelijkse verloning
Een account bij Unique Online Trainingen (GoodHabitz) waarmee je meer dan 100 trainingen kunt volgen

Ben je enthousiast en wil je graag solliciteren? Doe dit dan voor de deadline datum van dinsdag 30 november 12:00!

Functie-eisen

Je werkt klantgericht en resultaatgericht en kan goed in een team werken.

Daarnaast beschik jij over;

  • MBO werk- en denkniveau, bijvoorbeeld directiesecretaresse niveau 4 dan wel HAVO/VWO aangevuld met een
    secretaresseopleiding (bijvoorbeeld Schoevers directiesecretaresse/personal assistent);
  • ruime ervaring in het functioneren als managementassistent of secretaresse binnen de top van een organsiatie met een
    dynamische in- en externe omgeving;
  • kennis van het in- en externe krachtenveld, inzicht in politiek-bestuurlijke en ambtelijke verhoudingen en de vaardigheid daarin te
    kunnen functioneren.

Over het bedrijf

De Managementassistent ressorteert hiërarchisch rechtstreeks onder een Hoofd, een Stadsdeeldirecteur of een Afdelingsmanager en ontvangt functionele aanwijzingen van directeuren of de eigen leidinggevende.
Je komt te werken bij de 'Dienst publiekzaken' van de Gemeente Den Haag.

Solliciteer direct

Vacature-informatie

Unique Uitzendbureau Gemeente Den Haag

Laan van Nieuw-Oost-Indie 131 D
2593 BM 's-Gravenhage

Vraag over deze vacature

Gelijke kansen voor iedereen

Wij nodigen iedereen uit om te solliciteren op onze vacatures. Lees meer >