Management Assistent

Standplaats
Haarlem
Opleiding
MBO
Uren per week
36 uur
Salarisindicatie
€2.581-3.314
Vacaturenummer
#1AV0102697

Over de functie

Over de functie

Taken:

  • Je assisteert en ontzorgt het managementteam: je verzorgt de digitale agenda’s van de teammanager(s) van de afdeling BBOR.
  • Je bent hét aanspreekpunt voor interne stakeholders en collega’s van de afdeling.
  • Je bent degene die voor meldingen/klachten over openbare ruimte verbinding legt tussen de afdelingen en de medewerkers van de afdeling.
  • Je handelt contracten af en maakt daarvoor inkooporders aan in het digitale systeem, legt contracten vast in de contractenbank en verzorgt de facturering. Je brengt structuur aan in de archivering en zorgt ervoor dat de opgeslagen kennis goed toegankelijk is.
  • Je stelt zelfstandig (opdracht) brieven op en bewaakt de voortgang van acties en processen.
  • Bereid aankomst nieuwe medewerkers voor - coördineren vaste telecombenodigdheden en -behoeften voor hun eerste dag. Daarnaast ben je de vraagbak voor de medewerkers van de afdeling.
  • Verder maak je presentaties, organiseer je evenementen van jubilea tot informatieavonden voor bewoners waarbij je representatieve taken uitvoert.

Wat we bieden

  • Een uitdagende fulltime functie voor 36 uur per week (32 uur mogelijk in overleg, bij voorkeur 36 uur)
  • Een tijdelijk contract met de intentie om te verlengen
  • Een salaris tussen minimaal €2.581,- en maximaal €3.314,- (salarisschaal 8) bruto per maand op basis van 36 uur per week, afhankelijk van opleiding en ervaring

Functie-eisen

Wie ben je?

  • Je hebt een MBO+ diploma op het gebied van administratieve processen, zoals Schoevers Officemanagement of Supportmanagement.
  • Je bent uit de startblokken met bij voorkeur 3-5 jaar werkervaring in een ondersteunende en/of secretariële functie binnen een meervoudig complexe organisatie, waarbij digitaal vergaderen en keten denken voor jou bekende begrippen zijn.
  • Je hebt een opgewekte, energieke, proactieve werkhouding. Een veeleisende omgeving is je niet vreemd, zo kijk je ook naar jezelf. Je bent nieuwsgierig en hebt een natuurlijke antenne voor wat er speelt op de afdeling en waar qua ondersteuning behoefte aan is. Je gaat zelfstandig aan de slag, toont initiatief, weet prioriteiten te stellen en je kunt snel schakelen.
  • Je bent klantgericht, consciëntieus, accuraat en goed in plannen en organiseren.
  • Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband uitstekend functioneren.
  • Je bent communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk ben je helder en concreet.
  • Vanzelfsprekend ben je bekend met Sociale Media, ben je handig met Office applicaties als Word, Excel en PowerPoint en ben je bereid je te bekwamen in de digitale systemen als Verseon, GFS en Insite+.

Over het bedrijf

Wie zijn wij?
Binnen de afdeling Beleid en Beheer Openbare Ruimte wordt de deskundigheid op het gebied van de openbare ruimte gebundeld. De afdeling bestaat uit ruim 85 mensen, verdeeld over 3 teams; Beleid, Projecten en Beheer. Onze beleidsmedewerkers, opdrachtgevers en beheerders werken aan een duurzame toekomst voor de stad vanuit de overtuiging dat een groene, bereikbare en schone stad bijdraagt aan plezierig wonen. Als afdeling zijn we verantwoordelijk voor het opstellen én uitvoeren van onder andere beleid ten aanzien van mobiliteit en groen in Haarlem en Zandvoort. Denk daarbij aan onderwerpen als bomen en andere groenvoorzieningen, ecologie, dierenwelzijn, parkeerplaatsen en spelen.

Solliciteer direct

Vacature-informatie

Unique Uitzendbureau Gemeente Haarlem

Paalbergweg 2 -4
1105 AG Amsterdam

Vraag over deze vacature

Gelijke kansen voor iedereen

Wij nodigen iedereen uit om te solliciteren op onze vacatures. Lees meer >