management assistent

Standplaats
Den Haag
Opleiding
MBO 3/4
Uren per week
36 uur
Dienstverband
Tijdelijk
Salarisindicatie
€3.300-3.301
Vacaturenummer
#1AV0103000

Over de functie

Over de functie

Ben jij een echte duizendpoot wiens kracht ligt in het ondersteunen van anderen? Kom dan werken bij directiesecretariaat DBV!

Bij de Dienst Bedrijfsvoering (DBV) zoeken we voor de portefeuilledirecteur Personeel en Organisatie ondersteuning van het management. Ben jij als de managementondersteuner de energieke spin het web? Voel jij je thuis in een rumoerige omgeving waar jij de rust bewaart? Plan en organiseer jij de meest ingewikkelde agenda’s als de beste? Neem je graag initiatief en vind je vele dagelijkse contact leuk? Dan wil jij vast een breed scala aan taken en dan is dit voor jou een leuke uitdaging!

Je bent gekoppeld aan het Stafbureau DBV waarin je samen met collega’s de directie ondersteunt van DBV. Indien nodig spring je bij voor je collega’s binnen dit team. Je weet wat er speelt binnen de portefeuille, de dienst en de gemeente.
De focus van de werkzaamheden ligt vooral op het agendabeheer voorde de directeur, en de vele contacten die je legt om (groeps)afspraken te kunnen maken. De voornaamste taken bestaan uit het plannen, maken, aanpassen en verzetten van (complexe, intensieve en soms ad hoc) afspraken met collega’s en externen. Je hebt een proactieve rol bij het organiseren en soms ook voorbereiden van overleggen, bewaken van afspraken en afhandelen van correspondentie en actiepunten. Het is een brede en afwisselende functie binnen een organisatie waar veel gebeurt. Er is veelvuldige afstemming met de directieadviseurs, managementondersteuners en bestuursassistenten. Je fungeert in voorkomende gevallen ook als intermediair tussen leidinggevende, medewerkers en relaties binnen en buiten de organisatie. Voor deze portefeuille werken zo’n 400 enthousiaste en doelgerichte mensen.

Wat we bieden

we bieden je het volgende aan:

  • Een salaris van minimaal €2.255,- en maximaal €3.301,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek;
  • Een uitdagende parttime/fulltime baan 28-36 uur per week;
  • Een tijdelijke contract tot 01-03-2023;
  • Reiskostenvergoeding: €0,09 per kilometer met een max van €5,40 per dag.

Ben je enthousiast en wil je graag solliciteren? Doe dit dan voor 16 november 17:00!

LET OP: Om jouw sollicitatieproces sneller te laten verlopen vragen we jouw een recent cv en motivatie mee te sturen!

Functie-eisen

Je hebt affiniteit en je voelt je thuis in een politiek-bestuurlijke omgeving. Je bent vriendelijk, flexibel, daadkrachtig, dienstverlenend en representatief, werkt zorgvuldig en nauwkeurig, waarbij je goed hoofdzaken van bijzaken gescheiden weet te houden. Je bent een netwerker en verbinder. Als visitekaartje van de organisatie zorg je voor een uitstekende (telefonische en digitale) bereikbaarheid en servicegerichte afhandeling van zaken.
Je bezit een groot probleemoplossend en organisatorisch vermogen. Je bent integer, flexibel en gevoelige informatie kan jou worden toevertrouwd. Je bent een nieuwsgierige professional die wilt bijdragen aan het optimaal functioneren van de directeur, waarbij je niet afwacht maar de regie én de verantwoordelijkheid pakt. Je weet om te gaan met politiek-bestuurlijke verhoudingen en je bent omgevingsbewust. Bovenal ben je niet snel van je stuk te brengen en heb je geen last van stress, ook als het wat hectische en dynamisch om je heen is. Vanwege de positie in de organisatie heb je integriteit hoog in het vaandel.
Om deze functie succesvol te vervullen, neem je mee:

  • Eeen mbo 4 of hbo opleiding in een passende richting;
  • Stevige vergelijkbare ervaring, bij voorkeur binnen een politieke omgeving;
  • Ruime ervaring en uitstekende kennis van Microsoft Office, MS Teams, Sharepoint en iBabs;
  • Zeer goede beheersing van het Nederlands in woord en geschrift;
  • Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.
  • VOG aanvragen

Over het bedrijf

DBV maakt het werk van de gemeente Den Haag mogelijk. Van schone en veilige werkplekken, ICT-dienstverlening en één financiële administratie tot en met beleid voor maatschappelijk verantwoord inkopen en modern werkgeverschap. Wij regelen het voor de ruim 9.000 ambtenaren. De DBV is volop in transitie en de komende jaren bouwen we stap voor stap samen verder aan steeds betere dienstverlening door de DBV. Het is onze ambitie om van de DBV een dienst te maken die zich snel kan aanpassen aan veranderende opgaven in de ambtelijke organisatie en de stad en moderne bedrijfsvoering levert aan de diensten om die opgaven te realiseren.
De DBV telt 5 portefeuilles, elk aangestuurd door een directeur. De portefeuille Personeel & Organisatie bestaat uit de onderdelen
Vanuit deze portefeuille wordt samengewerkt met alle domeinen van de DBV (Control, Inkoop, JZ, I&A, P&O, Communicatie, O&O) en alle kerndiensten van de gemeentelijke organisatie.

Solliciteer direct

Vacature-informatie

Unique Uitzendbureau Gemeente Den Haag

Laan van Nieuw-Oost-Indie 131 D
2593 BM 's-Gravenhage

Vraag over deze vacature

Gelijke kansen voor iedereen

Wij nodigen iedereen uit om te solliciteren op onze vacatures. Lees meer >