Management ondersteuner

Solliciteer direct
Standplaats
Den Haag
Opleiding
MBO 3/4
Uren per week
36 uur
Dienstverband
Tijdelijk
Salarisindicatie
€2.170-3.176
Vacaturenummer
#1AV0069431

Over de functie

Over de functie

Neem jij als managementondersteuner graag verantwoordelijkheid en regie? En ben jij in een uitdagende en dynamische omgeving op je best?

Op het directiesecretariaat van de Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO) is een behoefte aan een managementondersteuner. Je ondersteunt de (algemeen) directeur in zijn dagelijkse werkzaamheden. Je beheert de agenda volledig zelfstandig. Je brengt structuur aan en prioriteert. Je handelt vragen, agendaverzoeken en emails zo veel mogelijk zelfstandig af. En je weet daarin medewerkers van binnen en buiten de gemeentelijke organisatie te vinden. Je beheert de digitale vergaderdossiers in Ibabs en zorgt dat de stukken tijdig bij de (algemeen) directeur zijn ter voorbereiding.

Jouw persoonlijke meerwaarde overstijgt het klassieke agendabeheer alleen. Je speelt ook een proactieve rol in het organiseren en voorbereiden van overleggen, bewaken van afspraken en actiepunten. En waar nodig rappelleer je. Op deze wijze neem je voortdurend het initiatief om de (algemeen) directeur te ondersteunen en ontzorgen.

Je hebt grote interesse voor politiek en het management van complexe organisaties. En voelt je thuis in een politiek bestuurlijke omgeving. Deze functie vereist een mengeling van flexibiliteit, daadkracht en dienstverlening. Om effectief te zijn weet je hoofdzaken van bijzaken gescheiden te houden.

Binnen de Dienst Stedelijke Ontwikkeling heb je een centrale positie. Vanwege de bereikbare positie ben je het eerste aanspreekpunt voor de organisatie. Je bent een netwerker en verbinder. Je weet wat er speelt in de organisatie. Als visitekaartje van de organisatie zorg je voor een uitstekende (telefonische) bereikbaarheid en servicegerichte afhandeling van zaken. De kennis van de actualiteiten kunnen je vervolgens constructief vertalen in jouw ondersteuning en advisering richting de (algemeen) directeur. Daarbij ben je vanzelfsprekend integer.

Je bent leergierig en ontwikkelgericht. En hebt een moderne visie op het voeren van een directiesecretariaat. Je weet bestaande en nieuwe instrumenten, zoals Sharepiont, Ibabs, digitaal archiefbeheer, maximaal te benutten en in te zetten voor jouw werkzaamheden. Daarbij ben je continu op zoek naar het realiseren van verbeteringen in het directiesecretariaat van DSO. Als managementondersteuner wil je blijven investeren in jouw persoonlijke en professionele groei.

Je vakanties en verlof stem je af op de recesperiodes in de Gemeente Den Haag. Bij afwezigheid worden jouw werkzaamheden waargenomen door de collega managementassistentes van de andere leden van het Directie Team. Op jouw beurt ben je bereid jouw collega-managementondersteuners te vervangen.

Als managementondersteuner ben je werkzaam bij het Bureau Directie Team. Deze afdeling ressorteert rechtstreeks onder de Algemeen Directeur. Bij deze gedreven afdeling werken o.a. de managementondersteuners, directiesecretarissen en senior adviseurs. Samen zorgen wij voor de optimale ondersteuning en advisering van het voltallige Directie Team van DSO. Een dienstverlenende, integrale en resultaatgerichte aanpak staat bij ons centraal. Naast de Algemeen Directeur bestaat het Directie Team uit vijf directeuren:

  • Economie, Mobiliteit en Ruimte
  • Bestaande Stad & Wonen
  • Projecten
  • Grondbedrijf
  • Energietransitie

Samen met jouw collega-managementondersteuners vorm je een hecht en collegiaal team. Binnen dit team wordt de continuïteit van de directiesecretariaten verzorgt

Wat we bieden

Een goed, marktcomfort salaris schaal 7 van de gemeente CAO
Een uitdagende parttime/fulltime job voor minimaal 36 uur per week
Een tijdelijk dienstverband tot 31-5-2022.
Uiterlijke reactiedatum van deze vacature is vrijdag 26 december 10:00
Startdatum: 1-12-2021 en je moet in bezit zijn van een geldig VOG
Wekelijks of vier wekelijkse verloning
Een account bij Unique Online Trainingen (GoodHabitz) waarmee je meer dan 100 trainingen kunt volgen.

Functie-eisen

De hectiek van de activiteiten van deze functie vragen om een vriendelijke doch krachtige persoonlijkheid. Met een groot probleemoplossend en organisatorisch vermogen. En een flexibele instelling. Je bent integer en gevoelige informatie kan jou worden toevertrouwd. Je bent een nieuwsgierige professional die wilt bijdragen aan het optimaal functioneren van de (algemeen) directeur. Jij wacht niet af, maar pakt de regie én de verantwoordelijkheid. Je bent politiek sensitief. Daarbij weet je om te gaan met politiek-bestuurlijke verhoudingen en ben je omgevingsbewust. Je hebt een dienstverlenende instelling en representatieve houding. Bovenal ben je niet snel van je stuk te brengen.

Verder neem je mee:

  • Een MBO of Hbo opleiding in een passende richting;
  • Minstens 5 jaar ervaring met secretariële werkzaamheden;
  • Een ruime ervaring met Microsoft Office zoals Word, Excel en PowerPoint, MS Teams en iBabs;
  • Zeer goede beheersing van het Nederlands in woord en geschrift;
  • Weet zich goed te bewegen in een complexe politiek bestuurlijke organisatie.
  • Jouw mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden zijn uitstekend
  • Vanwege de positie in de organisatie heb je integriteit hoog in het vaandel.

Over het bedrijf

De rol van de gemeente op een inclusieve arbeidsmarkt is aan het veranderen. Op die arbeidsmarkt heeft Den Haag Werkt diverse rollen zowel naar werkgevers als naar kandidaten en doelgroepmedewerkers.
Den Haag Werkt zet zich ervoor in dat zoveel mogelijk mensen zo gewoon mogelijk werk kunnen uitvoeren bij een zo gewoon mogelijke werkgever tegen een zo gewoon mogelijk loon. En dat op een wijze waarbij werkgevers een grotere rol vervullen in de ontwikkeling en arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, dan nu het geval is. Voor degenen die een beschermde werkomgeving nodig hebben, bieden we beschut werk.

Den Haag Werkt stelt de ontwikkeling van de kandidaat centraal. Daarom gaan we zoveel mogelijk werken met één aanspreekpunt of regisseur per kandidaat. Deze regisseur stippelt samen met de kandidaat een ontwikkelplan uit en coördineert de uitvoering ervan. Op deze wijze kunnen we dienstverlening op maat leveren. Menselijke aandacht wordt hiermee nog meer dan voorheen een centraal onderdeel van onze dienstverlening. Den Haag Werkt werkt samen met werkgevers om hun verantwoordelijkheid om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt of een arbeidsbeperking een plek te geven in hun organisaties.

Vacature-informatie

Unique Uitzendbureau Gemeente Den Haag

Laan van Nieuw-Oost-Indie 131 D
2593 BM 's-Gravenhage

Vraag over deze vacature

Gelijke kansen voor iedereen

Wij nodigen iedereen uit om te solliciteren op onze vacatures. Lees meer >