COVID-19 Update: solliciteren kan nog steeds, je gesprek kan digitaal plaatsvinden.

Managementassistent

Standplaats
Rotterdam
Opleiding
MBO 3/4
Uren per week
36 uur
Dienstverband
Tijdelijk
Salarisindicatie
€1900-2800
Vacaturenummer
#1AV0025201

Over de functie

Over de functie

De gemeente Rotterdam zoekt een nieuwe collega! Een enthousiaste collega met een open houding die het leuk vindt om, samen met zijn/haar collega’s van het secretariaat, het managementteam op een proactieve wijze te ondersteunen.

Het managementteam kent een dynamische werkwijze; strak kunnen plannen en daarbinnen snel kunnen schakelen is een must. Je bent verantwoordelijk voor de agenda van een aantal MT-leden, agendabeheer is dan ook een belangrijk onderdeel van je functie. Je bent samen met je collega’s het aanspreekpunt voor het hele managementteam en de afdeling. We verwachten van jou dat jij je communicatiestijl weet af te stemmen op de doelgroep en hierbij de belangen van het managementteam en de zakelijke relatie weet te behartigen. Tegelijkertijd ben jij de oren en ogen van het managementteam op de afdeling en binnen de organisatie. Daar waar jij kansen of valkuilen ziet voor het managementteam of de afdeling pak jij deze op.

Je vindt het leuk om de mogelijkheden te onderzoeken en koppelt dit terug aan het managementteam. Ook ben je in staat om als een sparringpartner samen te werken met het managementteam. Je staat sterk in je schoenen en durft het managementteam gevraagd en ongevraagd te adviseren. Samenwerken is een werkwoord; wij verwachten van jou dat je in staat bent om samen te werken met het managementteam en je collega’s van het secretariaat. Kortom, je bent een echte teamplayer. Transparantie is hierbij belangrijk en je laat zien dat je doet wat je zegt.

Je taken bestaan voornamelijk uit;

  • Agendabeheer
  • Vergaderingen plannen
  • Faciliteren van vergaderingen; reserveren vergaderzalen, lunch etc.
  • Aanspreekpunt/ vraagbaak voor collega’s van de afdeling
  • Mailbox beheer en hierop actie ondernemen
  • Archivering van stukken
  • Notuleren

Wat we bieden

Wij bieden een leuke en uitdagende functie aan bij de gemeente Rotterdam voor 36 of 40 uur in de week.

De startdatum is z.s.m. en de opdracht duurt een jaar. Bij goed functioneren is er zeker kans op een verlenging!

Afhankelijk van je werkervaring en opleiding, word je ingeschaald in schaal 6. Dit is tussen de €1900 en €2800 bruto per maand.

Functie-eisen

Wij zien graag de volgende kenmerken in onze ideale kandidaat;

  • Minimaal een succesvol afgeronde mbo-opleiding secretariee (niveau 3)l;
  • Werkervaring in de rol van managementassistent opgedaan in de afgelopen 3 jaar;
  • Uitstekende beheersing van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel);
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
  • Ervaring met het werken voor meer dan één manager tegelijk;
  • Ervaring in de rol van managementassistent bij een gemeente met meer dan 300.000 inwoners;
  • Ervaring in een ondersteunende functie op het gebied van projectmanagement bij een gemeente;
  • Kennis en ervaring van de Rotterdamse Standaard Project Matig werken;
  • Ervaring met het werken met het programma InDesign;

Over het bedrijf

De afdeling

PMB is het projectmanagementbureau van het cluster Stadsontwikkeling (SO) van de gemeente Rotterdam. Wij managen projecten, processen of programma’s in het fysieke domein in opdracht van de verschillende afdelingen binnen het cluster. Onze opgaven spelen zich af in de verschillende fasen van een project (initiatief t/m uitvoering) en kunnen uiteenlopen van kleinschalige opgaven t/m grote (complexe) gebiedsontwikkelingen. Alle opdrachten hebben een integraal en complex karakter. We zijn actief in gebiedsontwikkelingen, de duurzaamheidsopgaven, betrokken bij vastgoedprojecten, trekken infrastructurele projecten en organiseren buitenruimteprojecten.

Onze organisatie

Gemeente Rotterdam - Stadsontwikkeling bouwt aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad, met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen, wonen en werken. Wij initiëren en begeleiden ruimtelijke en economische investeringen in Rotterdam. Daarbij zijn wij zowel publiek ontwikkelaar als kwaliteitsbewaker. Met gericht verkeersbeleid en een duurzame infrastructuur houden we Rotterdam bereikbaar. Door regels te handhaven zorgen we dat Rotterdammers veilig en aangenaam kunnen wonen. En met ons vastgoed huisvesten wij belangrijke publieke diensten en voorzieningen. Stadsontwikkeling geeft - samen met private en publieke partners - vorm aan de stad en houdt de stad in vorm.

Solliciteer direct

Vacature-informatie

COVID-19 Update: solliciteren kan nog steeds, je gesprek kan digitaal plaatsvinden.

Unique discrimineert niet

Wij nodigen iedereen uit om te solliciteren op onze vacatures. Omdat we geloven in gelijke kansen voor iedereen.

Unique Uitzendbureau Gemeente Rotterdam DAS

Blaak 6
3011 TA Rotterdam

Vraag over deze vacature