Managementassistent

Standplaats
Den Haag
Opleiding
HBO
Uren per week
36 uur
Dienstverband
Tijdelijk
Salarisindicatie
€2.170-3.176
Vacaturenummer
#1AV0045941

Over de functie

Over de functie

Heb jij ervaring met het ondersteunen van managementteams en gemeentelijke werkervaring? Solliciteer dan snel op deze vacature!

Als Management Assistent bij het cluster Bedrijfsvoering van de Handhavingsorganisatie kom je te werken bij één van de grootste bedrijfsonderdelen van de gemeente Den Haag. Het cluster Bedrijfsvoering is één van de clusters van de afdeling Bedrijfsondersteuning, dat één van de vier afdelingen is van de Handhavingsorganisatie. Je bereidt vergaderingen en besprekingen voor waarbij je onder andere agendapunten verzamelt, deze najaagt, faciliteiten regelt, de agenda opstelt en stukken verspreidt. Het is jouw taak om te notuleren, actie- en besluitenlijsten op te maken en de opvolging van de acties nauwlettend in de gaten te houden. In jouw rol behoud je overzicht van alle afspraken voortvloeiende uit de diverse overleggen.

Je ondersteunt één of meer managers in hun dagelijkse werk en zorgt dat de dag voor de manager zo soepel mogelijk verloopt. Je beheert hun agenda en bereidt overleggen voor. Hiervoor verzorg je onder meer de uitnodigingen, reserveer je ruimten/faciliteiten en verzamel en verspreid je relevante stukken. Je bent de spin in het web die de dossiers van jouw manager(s) procesmatig beheert en op die manier signalerend en anticiperend jouw manager ondersteunt en faciliteert.

Bij het cluster Bedrijfsvoering doe je zowel secretariële werkzaamheden als andere administratieve taken van verschillende aard. Dat maakt je werk erg afwisselend en uitdagend, want er gebeurt veel bij de Handhavingsorganisatie. Ook inkomende en uitgaande (papieren en digitale) stukken en post handel je af. Daarnaast verricht je binnen het cluster samen met je collega’s diverse administratieve werkzaamheden ten behoeve van de operationele uitvoering bij andere afdelingen van de Handhavingsorganisatie zoals de verwerking van processen-verbaal en andere documentatie.

Verder heb je een belangrijke representatieve functie, want je onderhoudt contacten die van belang zijn voor de afdeling en je verstrekt informatie (telefonisch en schriftelijk) aan de in- en externe relaties. Ten slotte houd je de manager scherp door te attenderen op bijzondere spoedeisende zaken en bewaak je de doorlooptijden.

Wat we bieden

  • Een salaris van minimaal € 2.170 en € 3.176,00 bruto per maand
  • .b.v. 36 uur;
  • Een fulltime job van 36 uur per week;
  • Een tijdelijk dienstverband tot 02/10/2021 met uitzicht op verlenging.
  • Reiskostenvergoeding conform Gemeente Den Haag
  • Keuze uit wekelijkse of 4 wekelijkse uitbetaling
  • Een account bij Unique Online Trainingen (GoodHabitz) waarmee je meer dan 100 trainingen kunt volgen

Functie-eisen

Je hebt een goed gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen. Jouw instelling is dienstverlenend en proactief. De hectiek van de activiteiten in deze functie vraagt om een vriendelijke doch stevige persoonlijkheid met een groot ad hoc probleemoplossend/organisatorisch vermogen en een flexibele instelling. Je kunt snel schakelen en weet verwachtingen te managen. Je bent een enthousiaste, accurate en dienstverlenende collega met minimaal een afgeronde MBO opleiding binnen het vakgebied en met relevante, aantoonbare secretariële ervaring (minimaal 3 jaar werkervaring binnen het vakgebied). Je bent klantgericht en sociaalvaardig, assertief, integer en representatief. Werken in teamverband past goed bij jou maar je werkt ook gemakkelijk zelfstandig. Jouw mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden zijn uitstekend. Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie en je bent bestand tegen stressvolle situaties. Je gaat nauwkeurig te werk en weet hoofd- en bijzaken te onderscheiden. Je hebt een goed organisatievermogen en een grondige gebruikerskennis van de diverse Microsoft-applicaties (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).

Gevraagde competenties:

  • Aanpassingsvermogen;
  • Stressbestendigheid;
  • Klantgerichtheid;
  • Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid;
  • Plannen en Organiseren;
  • Samenwerken;
  • Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
  • Flexibiliteit;
  • Zelfstandigheid.

Over het bedrijf

Binnen de dienst Stadbeheer (DSB) is de Handhavingsorganisatie verantwoordelijk voor toezicht op en handhaving van de wet- en regelgeving in de openbare ruimte. Het werkgebied van onze medewerkers is heel breed: parkeren, markten, binnenwater, woonwagens, rommel op straat, foutparkeren, hondenoverlast, etc. We controleren op de grootste ergernissen van onze bewoners en bezoekers.

Behalve de handhavers en toezichthouders die werk buiten doen, vind je ook alle ondersteunende taken binnen de Handhavingsorganisatie. Denk aan onderhoud en plaatsen van parkeerautomaten, uitgifte van verschillende vergunningen, behandelen van bezwaren en klachten, onderhoud van materiaal, planning en opleiding. Door samen te werken binnen de Handhavingsorganisatie kunnen wij ons werk efficiënter en effectiever doen.

Solliciteer direct

Vacature-informatie

COVID-19 update: solliciteren kan nog steeds, je gesprek kan digitaal plaatsvinden.
COVID-19 update: solliciteren kan nog steeds, je gesprek kan digitaal plaatsvinden.

Unique Uitzendbureau Gemeente Den Haag

Laan van Nieuw-Oost-Indie 131 D
2593 BM 's-Gravenhage

Vraag over deze vacature

Gelijke kansen voor iedereen

Wij nodigen iedereen uit om te solliciteren op onze vacatures. Lees meer >