Managementassistent

Standplaats
Rotterdam
Opleiding
MBO 3/4
Uren per week
24 uur
Dienstverband
Tijdelijk
Salarisindicatie
€2.100-3.100
Vacaturenummer
#1AV0045993

Over de functie

Over de functie

Een managementteam zonder een managementassistent is een verloren zaak. Er zijn talloze zaken waaraan gedacht moet worden waardoor het werk gauw onoverzichtelijk wordt en niet meer functioneel. Als geen ander weet jij hier raad mee. Jij ontzorgt het managementteam van administratieve en organisatorische taken. Dankzij jouw komst creeer je overzicht en stabiliteit binnen het team!

Als managementassistent lever je managementondersteuning aan het managementteam van de afdeling. Concreet betekent dit dat je 8 uur per week ondersteuning biedt voor het team huiselijke geweld en kindermishandeling en 16 uur per week voor hulpteam toeslagen.

Dit ga je doen:

  • Je zorgt ervoor dat de agenda’s van de portefeuilleoverleggen op orde zijn. Je zult te maken hebben met complex agendabeheer (volle en diverse agenda’s );
  • Je plant vergaderingen en overleggen in, zet stukken uit ter voorbereiding van vergaderingen en organiseert/faciliteert afdelingsbijeenkomsten;
  • Je hebt overzicht over afdelingsbrede werkzaamheden op het gebied van ondersteuning en processen en levert hier pro-actief een bijdrage op, zoals het inplannen van de jaarlijks terugkerende het organiseren van diverse vakinhoudelijke bijeenkomsten voor de afdeling.
  • Je pakt administratieve taken op:
  • Je doet bestellingen in ons inkoopsysteem;
  • Je zorgt ervoor dat het dossier in orde is en archiveert deze;
  • Je bewaakt procedurele afspraken en je doet verslaglegging.

Wat we bieden

We bieden je een leuke, parttime baan voor een project bij de Gemeente Rotterdam, je wordt onderdeel van een dynamisch team met enthousiaste collega’s!

  • Tijdelijk dienstverband voor 24 uur per week;
  • Afhankelijk van je opleiding en werkervaring word je ingeschaald in gemeentelijke schaal 7. Dit is tussen de €2100 en €3100 bruto per maand.
  • Startdatum: z.s.m. en de opdracht duurt twee à drie maanden.
  • Werklocatie: Halvemaanpassage 90 (Timmerhuis)
  • Thuiswerkbeleid: De opdracht zal conform het huidige Covid-19 beleid niet vanuit een gemeentelijk kantoor kunnen worden uitgevoerd. Dit kan veranderen indien het beleid wordt aangepast.
  • Reiskostenvergoeding;
  • Keuze uit wekelijkse of 4 wekelijkse uitbetaling;
  • Een gratis account bij Unique Online Trainingen (GoodHabitz) waarmee je meer dan 100 trainingen kunt volgen.

Functie-eisen

Je bent een spin in het web die flexibel is want je hebt geen 09:00 tot 17:00 mentaliteit. Zowel schriftelijk als mondeling ben je communicatief vaardig. Je hebt oog voor jouw collega’s op de afdeling, waardoor je benaderbaar bent en verbindend. Samenwerken is voor jou geen probleem. Ook kun je goed je eigen werkzaamheden zelfstandig uitvoeren, plannen en prioriteren. Door jouw integere houding ben je de stabiele factor waar eenieder binnen het MT op kan bouwen en blind op durft te varen. Je neemt een proactieve houding aan, wat bijvoorbeeld naar voren komt bij het bewaken van afspraken en acties die voortvloeien uit vergaderingen. Waar nodig maak jij je collega’s nogmaals attent op de afspraken wanneer de deadline in zicht komt. Tot slot ben je een organisatietalent waardoor je het team op dat stuk volledig ontzorgt.

We zien graag de volgende kenmerken in onze ideale kandidaat terug:

  • mbo- niveau 4 werk- en denkniveau of in het bezit van een diploma mbo- niveau 4, richting Office Management;
  • aantoonbare ervaring met werken in organisaties in het publieke domein (overheidsinstelling);
  • ervaring in het ondersteunen (denk aan agendabeheer) van een managementteam;
  • minimaal 6 maanden werkervaring als managementassistent;
  • ervaring met de volgende ondersteunende systemen: Oracle en Corsa is een grote pré;
  • kennis van Microsoft Office en bijhorende online tools zoals MS Teams.

Over het bedrijf

Gemeente Rotterdam
In het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling zet je je in voor het welzijn van de Rotterdammers. Het beleid dat je maakt, heeft direct effect op de inwoners van Rotterdam. Dit maakt het, in combinatie met de politiek-bestuurlijke omgeving waarin je werkt, een interessante uitdaging.

Solliciteer direct

Vacature-informatie

COVID-19 update: solliciteren kan nog steeds, je gesprek kan digitaal plaatsvinden.
COVID-19 update: solliciteren kan nog steeds, je gesprek kan digitaal plaatsvinden.

Unique Uitzendbureau Gemeente Rotterdam DAS

Blaak 6
3011 TA Rotterdam

Vraag over deze vacature

Gelijke kansen voor iedereen

Wij nodigen iedereen uit om te solliciteren op onze vacatures. Lees meer >