Managementassistent Defensie

Solliciteer direct
Standplaats
Amsterdam
Opleiding
MBO
Uren per week
38 uur
Dienstverband
Tijdelijk
Salarisindicatie
€16,77-16,78
Vacaturenummer
#1AV0090569

Over de functie

Over de functie

Secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden, waaronder:

  • het secretarieel (administratief) beheer, rekening houdend met gestelde prioriteiten;
  • de afhandeling van uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken;
  • coördinatie van complexe informatiestromen;
  • fungeren als "buffer" in een zeer gevoelige en complexe politieke en maatschappelijke context naar de interne organisatie en externe omgeving;
  • het maken een inschatting van het politiek en maatschappelijk afbreukrisico, belang en urgentie, het leggen van verbanden en afweging consequenties van handelen, bewaken voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren;
  • het verstrekken van informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard, beheren van administratieve en organisatorische processen;
  • het zorgdragen voor de verslaglegging, notuleren en uitwerking en opstellen stukken en verzorging correspondentie op globale aanwijzing; administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van algemene aard;
  • het ontvangen en te woord staan van bezoekers;
  • het zorgdragen voor het aanleggen en bijhouden van werkdossiers.

Wat we bieden

Een uitdagende fulltime functie voor 38 uur bij één van de meest toonaangevende werkgevers van Nederland. Je krijgt een tijdelijk dienstverband tot 9-2-2024.

Je verdient €13,54 bruto per uur.

Je ontwikkeling staat nooit stil. Daarom krijg je toegang tot ons online trainingsplatform waarin je meer dan 100 trainingen kan volgen.

Woon je verder dan 11 kilometer enkele reis van je werk vandaan? Dan ontvang je bovenop je salaris nog een tegemoetkoming in de reiskosten conform de Defensie reiskostenregeling.

Sollicitatieprocedure

Onderdeel van deze procedure is het aanvragen van een VOG en een screening van de MIVD. Voordat je deze functie mag bekleden doet de MIVD een VGB screening op C niveau naar je. Houd rekening met een doorlooptijd van gemiddeld 8 weken voor deze screening.

Voor meer informatie lees:

https://www.defensie.nl/onderwerpen/militaire-inlichtingen-en-veiligheid/veiligheidsonderzoek

Functie-eisen

Werk / denkniveau:

  • HBO werk- en denkniveau;
  • Relevante secretariële opleiding.

Ervaring:

  • Aantoonbaar relevante werkervaring.

Functiegerichte opleidingen:

  • Beheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma’s zoals Word, Excel, PowerPoint;
  • Beheersing van de standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement;
  • Ruime ervaring met administratieve en bedrijfsvoeringregels en bedrijfsvoeringsprocedures;
  • Ruime kennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden;
  • Ervaring en affiniteit met Defensie en partnerorganisaties / relaties met wie veel wordt samengewerkt;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Competenties / gedragskenmerken:

  • Proactief
  • Plannen en organiseren
  • Klantgericht
  • Organisatiegericht
  • Samenwerken
  • Integer
  • Leervermogen

Kennis, inzicht en vaardigheden:

  • kennis van management ondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften;
  • algemeen inhoudelijke kennis van en inzicht in actuele (met elkaar samenhangende) beleidsonderwerpen en -processen, kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken;
  • algemeen inhoudelijke kennis van en inzicht in ambtelijk en politiek gevoelige actuele beleidsonderwerpen en -processen, de samenhang tussen die onderwerpen en kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken;
  • inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden, in primaire processen, in bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen;
  • vaardigheid in het fungeren als buffer naar politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau met derden (externe en buitenlandse relaties) en het daarbij inschatten van politiek en maatschappelijk afbreukrisico, daarop inspelen, rekening houdend met consequenties van eigen handelen;
  • vaardigheid in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het samenstellen van managementinformatie;
  • vaardigheid in het secretarieel (administratief) beheer, in coördineren van complexe informatiestromen en processen en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.

Over het bedrijf

Defensie is een operationele en uitvoerende organisatie. Hoofddoel is het gereedstellen en beschikbaar houden van operationele eenheden en de succesvolle inzet daarvan, zowel in nationaal als internationaal verband. De Bestuursstaf geeft hier namens de minister sturing aan door het formuleren van het defensiebeleid, het toewijzen van middelen aan alle defensieonderdelen, het toezicht houden op de besteding daarvan en het opstellen van kaders voor de defensie brede bedrijfsvoering.

BSG heeft als doel het ondersteunen en adviseren van de politieke en ambtelijke leiding. BSG coördineert alle aangelegenheden die hiervoor relevant zijn, inclusief de stukkenstroom en de overlegorganen waaraan de politieke en ambtelijke leiding deelneemt. BSG is verantwoordelijk voor de bewaking van de kwaliteit en de tijdigheid van aangeleverde stukken, dient zich ervan te vergewissen dat adequate afstemming binnen het departement heeft plaatsgevonden en bewaakt de voortgang. BSG onderhoudt contacten met de Tweede Kamer en met andere departementen. Tevens ondersteunt BSG de departementsleiding in haar managementtaak.
De Managementassistente Departementstop verricht organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van het management en/of medewerkers van een organisatie-eenheid of project.

Hierbij is sprake van:

  • managementondersteuning van de Secretaris-Generaal, schaal 9;
  • coördinatie van en administratieve ondersteuning bij verschillende onderwerpen in een ambtelijk en politiek zeer gevoelige en complexe dynamische context;
  • grote mate van senioriteit en zelfstandigheid;
  • "buffer" naar de interne organisatie en externe omgeving, leggen van verbanden, inschatten belangen en consequenties afwegen met een groot politiek en maatschappelijk afbreukrisico;
  • coördineren van complexe informatiestromen;
  • samenstellen van managementinformatie;
  • contacten gericht op de afstemming van processen en procedures.

Vacature-informatie

Unique Uitzendbureau Defensie

Herculesplein 100
3584 AA Utrecht

Vraag over deze vacature

Gelijke kansen voor iedereen

Wij nodigen iedereen uit om te solliciteren op onze vacatures. Lees meer >