Wat ga je precies doen
1. Plaats in de organisatie + relevant organogram
De Managementassistent ressorteert hiërarchisch rechtstreeks onder een Hoofd, een Stadsdeeldirecteur of een Afdelingsmanager en ontvangt functionele aanwijzingen van managers of de eigen leidinggevende.
2. Doel van de functie
Het verlenen van secretariële managementondersteuning aan het MT van 14070.
3. Kerntaken
- Verzorgt zelfstandig het secretariaat van het management, beheert agenda’s, maakt dagprogramma’s en neemt periodiek de agenda door; ontvangt bezoekers.
- Bereidt vergaderingen voor door onder andere de benodigde informatie te verzamelen, stelt de agenda samen, nodigt deelnemers uit en verspreidt vergaderstukken; notuleert en maakt het verslag, stelt een actie-en besluitenlijst op en draagt zorg voor de tijdige en juiste afwerking.
- Verleent administratieve en organisatorische ondersteuning bij de planning, organisatie en uitvoering van projecten en evenementen.
- Verricht beheersmatige taken, zoals bijvoorbeeld documentatiebeheer (persoonlijk) archiefbeheer, voorraadbeheer kantoorartikelen, het bijhouden van (personeels) registraties.
- Participeert in overleggen, werk -en projectgroepen
Wat bieden we jou
Wanneer je voor de gemeente aan de slag gaat als Managementassistent bieden wij jou:
Een salaris van €2.350,- bruto per maand o.b.v. 36 uur per week.
Een uitdagende parttime baan van 32 uur per week.
Reiskostenvergoeding: €0,09 per kilometer (maximaal €5,40 per dag). Dit geldt ook voor het reizen met het openbaar vervoer.
Startdatum: 1 mei 2023 (en een VOG aanvraag is vereist).
Een tijdelijk dienstverband tot 11 november 2023.
Werkdagen: in overleg (in ieder geval maandag en dinsdag)
Werktijden: 8.30-17.00
Werklocatie: het stadhuis, Spui 70 te Den Haag
LET OP: We helpen jou graag met het snel en goed laten verlopen van jouw sollicitatieproces. Vergeet daarom niet om jouw recente cv, motivatiebrief en een referent (naam, functie, telefoon en organisatie) mee te sturen.
Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een onderdeel van de selectieprocedure.
Het opvragen van referenties is onderdeel van de procedure.
Wil jij een belangrijke maatschappelijke bijdrage leveren en je met jouw talenten inzetten voor de inwoners van de gemeente Den Haag? Solliciteer dan zo snel mogelijk en reageer uiterlijk maandag 20 maart 2023 om 23:00 uur!
Functie-eisen
- Minimaal 32 uur per week beschikbaar.
- Minimaal 1 jaar ervaring in soortgelijke functie.
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in zowel woord als geschrift in verband met de documentatie naar en contact met verschillende personen.
- Ervaring met Outlook, Word, Sharepoint en Powerpoint of andere computerprogramma’s.
Over het bedrijf
Gemeente Den Haag
14070 is een dynamische omgeving met 4 managers en 1 afdelingshoofd. De afdeling bestaat uit ongeveer 75 medewerkers.
Je hoeft alleen maar het telefoonnummer 14070 te bellen om contact op te nemen met de gemeente Den Haag. 14070 is onderdeel van het Klantcontactcentrum, waar de balies op het stadhuis en stadskantoor ook bij horen. De gemeente Den Haag vindt direct duidelijke communicatie belangrijk. De gemeente wil op een efficiënte en begrijpelijke manier burgers helpen met hun vragen. Het liefst op zo’n manier dat het in één keer duidelijk en opgelost is. We zijn dan ook ontzettend trots op de goede resultaten van ons klanttevredenheidsonderzoek.