Managementassistent Toeslagen

Standplaats
Rotterdam
Opleiding
MBO 3/4
Uren per week
36 uur
Dienstverband
Tijdelijk
Salarisindicatie
€2.255-3.301
Vacaturenummer
#1AV0095225

Over de functie

Over de functie

Als managementassistent/secretaresse Toeslagen010 ondersteun je primair de 2, en afhankelijk van je eigen ontwikkeling, op een later moment de 3 teammanagers van Toeslagen010.
Jouw dagelijkse begeleiding en coaching gebeurt door de afdelingssecretaris van GI&P. Zoals gezegd kent Toeslagen010 een bijzondere dynamiek en dat geldt dus ook voor de werkzaamheden van de teammanagers en jouw werkzaamheden.

Hierbij kun je denken aan:

  • Proactief beheren van dynamische en veranderlijke agenda’s, waarbij je probeert
    zoveel mogelijk rekening te houden met de belangen van het dossier Toeslagen010;
  • Je beheert de mailboxen van de teammanagers, waarbij je proactief de teammanagers attendeert op mails en zorgt voor opvolging;
  • Je plant overleggen en bijeenkomsten van het begin tot eind in en zorgt voor vergaderruimtes/locaties en alle faciliteiten die hierbij nodig zijn;
  • Indien nodig stel je in samenwerking met de teammanager(s) de agenda op, verstuur je deze en draag je zorg voor een goede en volledige verslaglegging,;
  • Indien nodig, en in overleg met de teammanager, draag je zorg voor ziek- en hersteld meldingen van collega’s;
  • Je draagt zorg voor een correcte inkoop en verwerking van diverse bestellingen zoals representatie, vergaderlocaties, training en opleiding.
    Uiteraard bieden we je de mogelijkheid, indien er ruimte is, voor extra taken die jouw werk nog leuker kunnen maken.

Wat we bieden

We bieden je een uiteenlopende functie binnen een organisatie die continue in beweging is.

  • Tijdelijk dienstverband voor 36 uur per week (fulltime);
  • Afhankelijk van je werkervaring word je ingeschaald in gemeentelijke schaal 7
  • Startdatum 5 september. Hierna volgen eventuele verlengingen
  • Reiskostenvergoeding;
  • Keuze uit wekelijkse of 4 wekelijkse uitbetaling;
  • Een gratis account bij Unique Online Trainingen (GoodHabitz) waarmee je meer dan 100 trainingen kunt volgen.

Heb jij interesse in deze functie? Solliciteer dan direct via de button óf stuur een mailtje naar overheid@unique.nl
Heb je vragen bel dan naar Melis op 06-23870118 of Kim op 06-20464120

Functie-eisen

Als managementassistent/secretaresse blink je uit in zowel samen- als zelfstandig werken. Je staat in ieder geval aan de lat om de managers volledig te ontzorgen. Dit doe je door voorbereid aan tafel te zitten, vragen te stellen en je acties en werkstijl aan te passen naar gelang de behoefte. Bij veranderende omstandigheden weet jij je flexibel en proactief op te stellen. Je vindt het leuk om afspraken en bijeenkomsten te organiseren die afstralen op de afdelingen in
den brede. Dit doe je soms alleen, soms samen, maar altijd transparant. Je hebt bij ervaring in een soortgelijke rol, maar bovenal bruis je van enthousiasme om in het maatschappelijk domein bij een dynamische afdeling in een open en goede sfeer gezamenlijk hard te werken.
Je denkt graag mee en maakt zaken snel eigen. De Microsoft office suite is voor jou gesneden koek, je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift en je maakt de verschillende systemen van de gemeente snel eigen. Als collega’s
uit het cluster met jou hebben samengewerkt, doen ze dat graag nog een keer.

Dit zien we graag terug op je CV

  • Je hebt minimaal een afgeronde MBO 4 opleiding;
  • Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een soortgelijke functie, opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
  • Je hebt ervaring met werken in een hectische omgeving waar bij voorkeur politieke besluiten worden genomen.

Dit is een pré

  • Je hebt een afgeronde secretaresse- of administratieve opleiding op hbo-niveau;
  • Je hebt kennis van Oracle (inkoopaanvragen toetsen en goedkeuren, crediteurenadministratie, tijdschrijven);
  • Je hebt kennis van Planon of een vergelijkbaar systeem en het uitvoeren van de volgende werkzaamheden:
  • Bezoekers aanmelden;
  • Vergaderzalen reserveren;
  • ICT-middelen reserveren;
  • Applicaties aanvragen voor collega’s;
  • Aanvraag of verwijderen rechten op datamappen;
  • Aanvraag of verwijderen rechten op functionele mailbox;

Over het bedrijf

Als Management Assistente/secretaresse maak je deel uit van het Team Toeslagen010 bij de
Gemeentelijke Inzet & Projecten (GI&P). Het team biedt ondersteuning op alle leefgebieden
aan de gedupeerden vanuit de Toeslagenaffiare en werkt vanuit de motie “Een frisse en
eerlijke start.
Toeslagen010 bestaat uit drie teams:

  • Informatiepunt Toeslagen010,
  • Hulpteam Toeslagen Noord,
  • Hulpteam Toeslagen Zuid.
    Deze teams worden op dit moment aangestuurd door 2 teammanagers en binnenkort 3
    teammanagers.
    Toeslagen010 heeft een bijzondere dynamiek en de Toeslagenaffaire is uniek. Dit betekent
    dan ook dat de aandacht vanuit de maatschappij en de politiek voor dit dossier groot is. Alle
    collega’s zijn bevlogen en erg bij de gedupeerden betrokken. Zij zetten dan ook alles op alles
  • m deze mensen weer een frisse en eerlijke start te kunnen geven.
Solliciteer direct

Vacature-informatie

Unique Uitzendbureau Gemeente Rotterdam DAS

Blaak 6
3011 TA Rotterdam

Vraag over deze vacature

Gelijke kansen voor iedereen

Wij nodigen iedereen uit om te solliciteren op onze vacatures. Lees meer >