Wat ga je precies doen
In het kort:
Schakelen tussen management of bestuur aan de ene kant en collega's of de Amsterdammer aan de andere kant. Ben jij handig met outlook, is het puzzelen op agenda’s voor jou geen probleem en lukt het je om snel te schakelen? Beschik je over goede communicatieve en schriftelijke vaardigheden? Dan zijn wij op zoek naar jou! Wij zoeken een management assistent die voor een aantal teammanagers de hulp kan bieden die we nodig hebben. Ons managementteam heeft een prettige, informele werksfeer, waarbij ruimte is voor eigen initiatief.
De functie:
De managementassistent ondersteunt de teammanagers VTH op een breed secretarieel gebied. De VTH afdeling bestaat uit ongeveer 100 medewerkers, verdeeld over drie verschillende teams. Van de managementassistent wordt verwacht dat ze op proactieve wijze contact legt met medewerkers en een groot organiserend vermogen heeft. De managementassistent is een linking pin naar de bedrijfsvoering afdelingen zoals ICT, facilitair en archief. De functie omvat een veelheid van taken, dat maakt dat de management assistent goed moet kunnen schakelen.
Dit doe je op een gemiddelde werkdag:
- Je gaat 4 teammanagers ondersteunen in hun werkzaamheden. Met hen heb je elke week een afspraak om af te stemmen wat prioriteit heeft en de agenda na te lopen.
- Je werkt samen met de management assistent van de manager.
- Puzzelen op agenda's en het organiseren van afspraken in outlook en teams is voor jou geen probleem en een groot deel van je dag.
- Je maakt daarbij digitale afspraken (eenmalige en reeksen) aan in teams, legt vergaderruimtes
vast en haalt bezoekers op - Je bewaakt de voortgang van de gemaakte afspraken en acties
- Je legt pro-actief contact met medewerkers van de afdeling
- Je regelt zaken die op het gebied van facilitair, ICT of archief kunnen liggen
Wat bieden we jou
Aanbod vacature:
- Het betreft een parttime baan voor 24 tot 32 uur bij de Gemeente Amsterdam;
- Het is een tijdelijk dienstverband;
- Het salaris bedraagt €2581 - €3732 bruto per maand op basis van 36 uur. Dit is afhankelijk van opleiding en werkervaring;
- Prettige werksfeer, eigen verantwoordelijkheid en ruimte voor professionele ontwikkeling;
- Je ontwikkeling staat nooit stil. Daarom krijg je toegang tot ons online trainingsplatform opleidingen.nl waarin je meer dan 100 trainingen kan volgen;
- Je tegemoetkoming woon-werkverkeer is afhankelijk van het aantal kilometers tussen woon- en werkadres, met een maximum van 45 kilometer enkele reisafstand.
Functie-eisen
Voor deze functie Managementassistent beschik je over:
- Je hebt een afgeronde mbo-4 opleiding.
- Relevante ervaring in een secretariële functie, waarbij enige jaren ervaring in het ondersteunen van een manager (in een bestuurlijke omgeving) is een pre;
- Een goed ontwikkeld omgevingsbewustzijn, snel oppakken van signalen en een uitstekend probleemoplossend vermogen;
- Ken je de gemeentelijke organisatie en systemen als ook het werkveld van VTH dan is dat mooi meegenomen;
- Word, Excel en outlook hebben voor jou geen geheimen.
Aan competenties breng je mee:
- Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut.
- Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie.
- Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant.
- Gemotiveerd: Je bent enthousiast en gemotiveerd. Je staat open voor nieuwe ideeën.
- Accuraat: Je houdt bij elke situatie het hoofd koel. Je bent iemand waar we op kunnen rekenen met creatieve oplossingen voor complexe agenda’s.
Over het bedrijf
We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een
personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!
Je komt te werken bij de afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH) in Stadsdeel Zuid. In elk stadsdeel is een afdeling VTH. Hier zorgen we voor onder andere bouw, horeca en evenementen vergunningen. We houden toezicht op de afgegeven vergunningen, nemen acties op meldingen en participeren in stedelijke en stadsdeelprojecten. De afdeling heeft een manager en 4 teammanagers. Alle teammanagers hebben 25 tot 40 medewerkers. De teammanagers hebben volle agenda's waar met regelmaat nieuwe afspraken moeten worden ingepland en zaken moeten worden geschoven. Er wordt hybride gewerkt. Elke dag zijn er collega's fysiek en digitaal aan het werk.