Medewerker Backoffice Services

Standplaats
Amsterdam
Opleiding
MBO
Uren per week
32 uur
Dienstverband
Tijdelijk
Salarisindicatie
€2.010-3.018
Vacaturenummer
#1AV0100592

Over de functie

Over de functie

P&O Services vertaalt (strategisch) P&O-beleid en regelgeving naar efficiënte, effectieve en compliant P&O-administratieve processen, voert de personeels- en salarisadministratie uit, levert P&O-rapportages en dashboards, bewaakt P&O-wet- en regelgeving, verzorgt de communicatie over P&O-beleid en regelgeving naar ingehuurde medewerkers stagiaires, vrijwilligers, (oud)medewerkers, en managers via Afas Insite, de Pocket App en de P&O portal. Daarnaast beantwoordt P&O Services P&O-vragen van genoemde doelgroepen via Afas Insite, mail, telefoon, balie en kazernebezoek.

De afdeling werkt op basis van een vastgestelde Producten en Dienstencatalogus en op basis van standaard (digitale ESS en MSS) processen. De kwaliteit van de dienstverlening wordt vastgesteld, gemeten en gerapporteerd op basis van die processen en de daarin vastgestelde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). Met de klant zijn via Service Level Agreements (SLA’s) afspraken gemaakt over de te leveren kwaliteit.

Uitvoeren van personeel administratieve processen:

  • het volgens richtlijnen en procedures beheren van bestanden in het personeelssysteem;
  • het toetsen en verwerken van personeelsmutaties en het van begin tot eind (digitaal) afhandelen van de werkprocessen die daarvoor nodig zijn;
  • het muteren in de diverse systemen;
  • het opstellen van de relevante correspondentie;
  • het archiveren van documenten en beheer van het personeelsdossier;
  • het controleren van de juistheid van de verwerking en berekening door anderen, en het geven van feedback hierop en corrigeren waar nodig;
  • Het bewaken van uitvoering van de processen volgens de geldende wet- en regelgeving;

Informatieverstrekking

  • het op klantgerichte wijze beantwoorden van klantvragen over de mutaties of regelgeving, zoals die gesteld worden via Afas Insite, mail, telefoon, door bezoekers aan de balie of door medewerkers bij bezoeken aan kazernes;
  • het opstellen van de relevante correspondentie;
  • het afhandelen van klachten;
  • het bijhouden van de berichtgeving over P&O-wet- en regelgeving op het P&O Portaal en Afas Insite;

(Documentatie)beheer

  • het archiveren van documenten en beheer van het personeelsdossier.
  • het volgens richtlijnen en procedures beheren van bestanden in het personeelssysteem;

Kwaliteitsverbetering

  • het (proactief) signaleren van knelpunten en afwijkingen in het procesverloop en het aandragen van oplossingen daarvoor;
  • het beheer van een of meerdere (digitale) werkprocessen op het gebied van personeelsadministratie en het uitvoeren van kwaliteitsaanpassingen op deze processen;
  • het leveren van een bijdrage aan de realisatie van de kwaliteitsdoelen van het P&O Services.

Projecten

  • het leveren van een bijdrage aan implementatietrajecten en -projecten en aan verbetering en uitbreiding van het dienstenpakket van het team Servicedesk & Personeelsadministratie.

Wat we bieden

  • Het betreft een parttime baan voor 24-32 uur bij de Brandweer Amsterdam-Amstelland (onderdeel van de Gemeente Amsterdam)
  • De inschaling vindt plaats op basis van opleiding en relevante ervaring, maximaal € 3.018,- (salarisschaal 6) op basis van een 36-urige werkweek.
  • Je ontvangt reiskosten op basis van het aantal kilometers met een max. van 30 km, enkele reis.
  • Flexibel werken, in deeltijd werken en thuiswerken is bespreekbaar.
  • Vitaliteit en gezondheid vinden wij belangrijk. Daarom stimuleren wij je om regelmatig te sporten. Je kunt gebruik maken van onze sportgelegenheden op de kazernes.

Functie-eisen

Opleiding

  • Minimaal MBO 4 opleiding op administratief/boekhoudkundig gebied;
  • Kennis van de personeels- en salarisadministratieprocessen en digitale werkprocessen en selfservices functionaliteiten;
  • Kennis van AFAS Profit en andere ondersteunende IT-systemen van P&O;
  • Kennis van relevante sociale en fiscale wet- en regelgeving, de CAO en overige gemeentelijke (arbeidsvoorwaardelijke) regelingen;
  • Kennis van de relevante richtlijnen en procedures;
  • Inzicht in de relevante administratieve processen, als ook het verbanden kunnen leggen tussen de verschillende processen op de afdeling, in de P&O-keten en daarbuiten, zoals met CIF;

Ervaring
Minimaal 3 jaar werkervaring in een administratieve functie

Over het bedrijf

Binnen onze Veiligheidsregio werken zes gemeenten, brandweer, geneeskundige diensten, politie, Openbaar Ministerie en andere publieke en private (veiligheids-)partners samen aan het beheersen van risico’s, brandweerzorg, hulpverlening en voorbereiding op crises. De zes gemeenten die samen de regio Amsterdam-Amstelland vormen zijn Amsterdam, Diemen, Ouder-Amstel, Amstelveen, Aalsmeer en Uithoorn.

Solliciteer direct

Vacature-informatie

Unique Uitzendbureau Gem. Amsterdam

Paalbergweg 2
1105 AG Amsterdam

Vraag over deze vacature

Gelijke kansen voor iedereen

Wij nodigen iedereen uit om te solliciteren op onze vacatures. Lees meer >