Projectmedewerker allround Unit Verkiezingen

Beschrijving takenpakket

1. Plaats in de organisatie + relevant organogram
De unit verkiezingen is verantwoordelijk voor de organisatie van verkiezingen in Den Haag en voor Nederlandse kiezers in het buitenland. De organisatie van een verkiezing is een complex en omvangrijk project. In totaal moeten meer dan 270 stembureaulocaties worden vastgelegd, ingericht en toegankelijk gemaakt. De stembureaus worden bemenst door meer dan 4.000 goed geëquipeerde stembureauleden. Deze moeten geworven, geselecteerd, opgeleid en ingedeeld. Op de verkiezingsdag wordt de unit Verkiezingen ondersteund door ongeveer 300 ambtenaren in verschillende meer specialistische functies. Ook voor deze inzet moeten voldoende geschikte collega’s worden geworven en opgeleid. De projectmedewerker ressorteert hiërarchisch onder de unitmanager Verkiezingen; wordt operationeel aangestuurd door de projectmanager Verkiezingen.

2. Doel en generiek resultaat van de functie
De projectmedewerker Verkiezingen draagt zelfstandig zorg voor de werving, selectie en indeling van meer dan 4.000 stembureauleden en 300 ondersteunende ambtenaren in de voorbereiding op een verkiezing. Bij dit proces maak je gebruik van de selfservice software Stembureaumanager. Je zorgt voor een correcte inrichting van de Stembureaumanager zodat kandidaat stembureauleden een correcte uitnodiging ontvangen en zichzelf gemakkelijk op de correcte manier kunnen indelen. Je maakt rapportages aan in de Stembureaumanager en rapporteert op basis hiervan over voortgang van het proces. Na de verkiezingsdag zorg je op basis van de bestanden in de Stembureaumanager voor een correcte uitbetaling van de vergoedingen en je draagt zorg voor de mogelijkheid dat stembureauleden hun evaluatie delen via de Evaluatiemodule.
Je bent het eerste aanspreekpunt voor kiezers en stembureauleden via mail en telefoon. Daarnaast beman je bij toerbeurt onze verkiezingsbalie waarbij je vragen beantwoord en documenten levert aan kiezers en kandidaat leden van politieke partijen. Tot slot ondersteun je bij ongeveer twintig klassikale trainingssessies voor stembureauleden.

3. Kerntaken

• Voert zelfstandig een diversiteit aan specialistische werkzaamheden/opdrachten uit ten behoeve van de totale administratie rond het werven, selecteren, voorlichten, indelen en uitbetalen van stembureauleden en ondersteunende ambtenaren met behulp van de applicaties Stembureaumanager en Ixly e-assessments.
• Rapporteert naar Projectmanager/Unitmanager op basis van onderzoek en analyse rond vraagstukken met betrekking tot vereiste wervingscompetentie en capaciteit, gedurende werving en opleiding van stembureauleden.
• Je fungeert als inhoudelijke vraagbaak voor collega’s, stembureauleden en kiezers.
• Assisteert bij alle voorkomende werkzaamheden.
• Signaleert mogelijkheden op het gebied van werkprocessen, methodieken en technieken die toepasbaar zijn op het deelproject en doet hiervoor verbetervoorstellen.
• Adviseert over verbeteringen in het algemeen.