Wat ga je precies doen
Is de secretariële ondersteuning jouw passie, krijg je energie van puzzelen met agenda’s en ben je proactief en communicatief? Dan is deze functie als Projectondersteuner wellicht wat voor jou!
Je hoofdtaak is het ondersteunen van een senior projectmanager en vier projectmanagers bij hun complexe agendabeheer. Het projectteam werkt samen met woningcorporaties, ontwikkelaars en bewoners in een prettige, collegiale sfeer aan de vernieuwing van een aantal buurten in Geuzenveld-Slotermeer.
In de functie van projectondersteuner beheer je de agenda’s van de projectmanagers, plan je afspraken(reeksen), en organiseer je maandelijkse team overleggen en evenementen zoals informatieavonden. Het complexe agendabeheer neemt ongeveer 80% van je tijd in beslag. Daarbij hoort het stellen van prioriteiten met betrekking tot de agenda en het regelen van zowel individuele als complexe afspraken. Voor deze functie is het met enige regelmaat ‘hollen of stilstaan’. Daarom is het van belang dat je snel kunt schakelen, communicatief en flexibel bent. Je denkt mee en bent altijd een stap vooruit.
Dit doe je op een gemiddelde dag:
- Complex agendabeheer van de senior projectmanager en projectmanagers met een drukke agenda: plannen van (MS-teams) afspraken, monitoren van afspraken, vooruit plannen en zorgen voor een helder agenda-overzicht.
- Boeken van (hybride) ruimten.
- Organiseren van bijeenkomsten en overleggen projectteams (deels met externe partners).
- Maken van verslagen en actielijsten.
- Facilitair: bloemen bestellen, cadeaus voor jarigen of mensen die weggaan bestellen, kantoorartikelen, parkeerplaatsen reserveren en lunches.
- Je werkt zelfstandig en onderhoudt een nauwe samenwerking met de projectmanagers die je ontzorgt en proactief ondersteunt.
- Archiveren van alle project gerelateerde documenten;
- Fungeren als aanspreekpunt voor alle betrokkenen (woningcorporaties, ontwikkelaars, bewoners, maatschappelijke initiatieven, collega’s) en het verstrekken van benodigde proces en inhoudelijke informatie.
- Bewonersbrieven opstellen en gereed klaar maken (drukwerk).
Tot medio zomer 2023 op locatie Weesperplein 8, daarna in het kantoor op plein 40-45 te Nieuw-West. Werkdagen maandag tot en met donderdag. Op maandag, dinsdag en donderdag werk je op kantoor.
Wat bieden we jou
Een fulltime baan voor 32 uur bij de Gemeente Amsterdam;
Een tijdelijk dienstverband voor een jaar met kans op verlenging;
Een salaris tussen de €2581 - €3732 bruto per maand op basis van 36 uur. Dit is afhankelijk van opleiding en werkervaring;
Prettige werksfeer, eigen verantwoordelijkheid en ruimte voor professionele ontwikkeling;
Een ontwikkeling die nooit stil staat. Daarom krijg je toegang tot ons online trainingsplatform opleidingen.nl waarin je meer dan 100 trainingen kan volgen;
Een tegemoetkoming woon-werkverkeer die afhankelijk is van het aantal kilometers tussen woon- en werkadres, met een maximum van 45 kilometer enkele reisafstand;
Een eindejaarsuitkering van 6,75% over je gewerkte uren en daarnaast ook over je vakantie uren.
Functie-eisen
Voor de functie projectondersteuner beschik je over:
- Mbo werk- en denkniveau;
- Ervaring met MS Office: Outlook, Word, PowerPoint en Excel;
- Goede communicatieve vaardigheden in woord en geschrift;
- Ervaring met het organiseren van evenementen;
- Je hebt zorgvuldigheid hoog in het vaandel, neemt initiatief en bent proactief;
- Ervaring binnen gemeente Amsterdam is een pré.
Aan competenties breng je mee:
- Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut.
- Resultaatgerichtheid: Concrete doelen als uitgangspunt nemen voor het eigen gedrag en hieraan vasthouden totdat het doel bereikt is.
- Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team.
- Communicatief / representatief: Vertegenwoordigt het project richting collega’s en externe partners.
Over het bedrijf
De gemeente is georganiseerd in verschillende directies waaronder de directie Grond & Ontwikkeling. De vernieuwing van Geuzenveld-Slotermeer wordt in opdracht van deze directie uitgevoerd. Grond & Ontwikkeling heeft als missie: “Meer waarde creëren voor de stad en metropool Amsterdam”. Er wordt gewerkt aan een duurzame en vitale stad voor burgers en bedrijven. Wij voeren regie op de gebieds- en vastgoedontwikkeling en zijn verantwoordelijk voor het erfpachtstelsel. Daarnaast brengen wij in opdracht projecten voor wonen, werken en voorzieningen in samenhang tot uitvoering. Grond & Ontwikkeling is expert op het gebied van kaveluitgifte, het uitgeven van grond in erfpacht, het bouwrijp maken van gemeentelijke kavels en het transformeren en beheer van onroerend goed en financieel-economische projectbegeleiding. Vanuit deze kerntaken spelen wij strategisch in op marktontwikkelingen. Daarbij beheren wij het vereveningsfonds en het erfpachtvermogen van de gemeente Amsterdam.