Projectsecretaris

Solliciteer direct
Standplaats
Amsterdam
Opleiding
HBO
Uren per week
38 uur
Dienstverband
Tijdelijk
Salarisindicatie
€ 3000,- bruto p/m
Vacaturenummer
#2019017764

Over de functie

Over de functie

Voor hoofdkantoor UWV te Amsterdam zijn wij op zoek naar een: projectsecretaris.

Als projectsecretaris ondersteun je één of meerdere projecten in verschillende divisies zoals: bezwaar en beroep en handhaving. Daarnaast zijn er diverse aanbestedingsprojecten. Je biedt zowel uitvoerende ondersteuning als inhoudelijk. Daarnaast zorg je voor projectbeheersing en borging van de kwaliteit.

Het doel van je functie is het zelfstandig ondersteunen en ontzorgen van het projectmanagement om het beoogde resultaat te bereiken door middel van controleren/bewaken, signaleren en organiseren.
Je werkt in een dynamische omgeving waar de politieke invloed en maatschappelijke relevantie altijd aanwezig zijn.

Taakomschrijving:

  • Ondersteunt het projectmanagement bij het opstellen en het updaten van de planning en schakelt met de relevante betrokkenen
  • Voert het configuratiebeheer uit van alle producten die door het project worden opgeleverd en signaleert welke producten moeten worden opgeleverd.
  • Zet het raamwerk op voor notities, voorleggers en concepten, filtert gegevens uit informatiebronnen, verzamelt en verwerkt de gegevens en redigeert deze.
  • Voorbereiden en nabewerken van project gerelateerde bijeenkomsten zoals stuurgroep, kick-off, projectteamoverleg, review-, risico-, en leerpuntensessies.
  • Handelt met inachtneming van het beveiliging-, privacy- en integriteitsbeleid.
  • Maakt afspraken en beheert de agenda’s van de projectmanager
  • Organiseert en bereidt vergaderingen voor
  • Regelt en reserveert vergaderlocaties
  • Notuleert vergaderingen en bijeenkomsten
  • Verzorgt, kopieert, verzendt en archiveert correspondentie, notulen, notities en verslagen
  • Is verantwoordelijk voor een tijdige en correcte verzending van rapporten en correspondentie
  • Verzorgt uitnodigingen voor vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen
  • Ontvangt bezoek
  • Verricht alle overige voorkomende administratief/secretariële werkzaamheden binnen het programma
  • Verzorgt, onderhoudt en beheert Sharepoint

Wat we bieden

  • Startdatum: zo snel mogelijk!
  • Tijdelijke functie van een half jaar met kans op verlenging bij goed functioneren.
  • Functie indeling: de functie is ingeschaald in schaal 6. Dit komt neer op een salaris van ongeveer €2500-3500 o.b.v. 38 uur.
  • De functie is voor fulltime (38 uur per week).
  • Je ontvangt een volledige reiskostenvergoeding o.b.v. OV. Reis je met ander vervoer? Dan bieden wij een tegemoetkoming, let op deze is niet dekkend!

Functie eisen

Opleiding/kennis

  • HBO werk- en denkniveau.
  • Een relevante opleiding op het gebied van projectondersteuning.
  • Kennis van Prince2 processen.
  • Affiniteit met Sharepoint
  • Kennis van de relevante bedrijfsfuncties waarin de projecten zich afspelen.
  • Kent en gebruikt methodieken in het kader van projectmanagement.

Ervaring

  • Minimaal 2 jaar ervaring met projectondersteunende werkzaamheden.
  • Minimaal 2 jaar ervaring in een grote administratieve organisatie.
  • Goed bekend met het werken met office applicaties (Word, Excel, Powerpoint), Sharepoint

Gedragscompetenties:

  • Klantgerichtheid
  • Samenwerken
  • Resultaatgerichtheid
  • Plannen en organiseren
  • Assertief
  • Overtuigingskracht
  • Initiatief
  • Sensitiviteit
  • Integriteit

Over het bedrijf

OPP levert aan de business alle projectsecretarissen. Projectsecretarissen zijn inzetbaar op
uiteenlopende opdrachten die een projectmatige aanpak vereisen. Binnen de opdracht bieden zij
zelfstandig, vakkundig en pro-actief ondersteuning om het beoogde resultaat te realiseren. De
projectsecretaris is de ‘GPS’ van een project. Hij/zij weet tactisch de weg te wijzen en te vinden
binnen de projectomgeving, brengt zaken in kaart, brengt structuur aan, helpt bij de organisatie,
planning en uitvoering van projectmatige opdrachten.
De projectsecretaris houdt zich bezig met het inrichten en monitoren van beheersaspecten om een
project/opdracht beheersbaar en stuurbaar te maken. De projectsecretaris weet zijn/haar invloed te
nemen, prioriteiten te stellen en anderen te stimuleren.

Vacature-informatie

Unique discrimineert niet

Wij nodigen iedereen uit om te solliciteren op onze vacatures. Omdat we geloven in gelijke kansen voor iedereen.

Unique Uitzendbureau UWV

Piet Heinkade 221
1019 HM Amsterdam

Vraag over deze vacature

Carrière website  van het jaar 2018