COVID-19 Update: solliciteren kan nog steeds, je gesprek kan digitaal plaatsvinden.

Projectsecretaris TOZO

Standplaats
Rotterdam
Opleiding
MBO 3/4
Uren per week
36 uur
Dienstverband
Tijdelijk
Salarisindicatie
€2.400-3.500
Vacaturenummer
#1AV0036951

Over de functie

Over de functie

Als projectsecretaris ondersteun je de (deel)projectleider(s) procesmatig en secretarieel. Samen met de (deel)projectleider bewaak je de voortgang en stuur je op de beheersmaatregelen.
Als projectsecretaris heb je de volgende taken:

  • Aanbrengen van structuur en orde in informatiestromen van projecten;
  • Ondersteunen bij het samenstellen van voortgangsrapportages en het rapporteren aan de projectleider;
  • Organiseren van en deelnemen aan projectvergaderingen (stuurgroep, kernteam, processen en instructies); agendering en verslaglegging
  • Bewaken van de uitvoering van genomen besluiten/afgesproken acties;
  • Signaleren van knelpunten en hierover rapporteren aan de projectmanager;
  • Het verzorgen van projectcorrespondentie naar in- als externe organisaties;
  • Beheren van een professioneel ingericht projectsecretariaat, mailbox, -dossiers en –archief;
  • Het opstellen en bijwerken van project overstijgende teaminformatie, zoals o.a. projectoverzichten, resourcemanagement;
  • Relatiebeheer fullservicegemeenten (periodiek managementinformatie leveren en statusaanvragen en terugbelnotities uitzetten)
  • Aanvragen van autorisaties rechten op datamappen en deze regelmatig controleren
  • Begeleiden en inwerken Trainee(s), stagiaires

Wat we bieden

We bieden je een leuke, fulltime baan voor een project bij de Gemeente Rotterdam, je wordt onderdeel van een dynamisch team met enthousiaste collega’s!

  • Tijdelijk dienstverband voor 32-36 uur per week;
  • Marktconform salaris tussen de € 2400 - € 3500,- bruto per maand;
  • Startdatum: 01-02-2021 en de opdracht duurt t/m 01-08-2021. Bij goed functioneren is er zeker kans op een verlenging; namelijk twee keer 3 maanden.
  • Werklocatie: Librijesteeg, Rotterdam / thuiswerken volgens RIVM richtlijnen
  • Reiskostenvergoeding;
  • Keuze uit wekelijkse of 4 wekelijkse uitbetaling;
  • Een gratis account bij Unique Online Trainingen (GoodHabitz) waarmee je meer dan 100 trainingen kunt volgen.

Functie-eisen

Als projectsecretaris zorg je voor de voorbereiding, planning, agendering en verslaglegging van de overleggen, een goede administratie, monitoring en informatievoorziening.
Je wacht niet op de vraag, je pakt signalen zelf op en vertaalt deze naar acties.
De werkomgeving is dynamisch. Naast een resultaatgerichte werkhouding, wordt verandervermogen, flexibiliteit en omgevingsbewustzijn als vanzelfsprekend aanwezig geacht. Je bent verder stressbestendig, samenwerkingsgezind en gewend om planmatig te werken.
Je bent daarnaast klantgericht en werkt planmatig. Je bent proactief en je bent goed in het prioriteren van werkzaamheden en toont verantwoordelijkheid. Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondelinge als schriftelijk.

We zien graag de volgende kenmerken in onze ideale kandidaat terug:

  • Je hebt een afgeronde MBO+ studierichting en minimaal 6 maanden ervaring in de rol van projectsecretaris en op het gebied van projectmatig werken.
  • Organisatorisch en administratief opereer je aantoonbaar op HBO+ niveau.
  • Je beheerst daarmee de beschreven taken van de projectsecretaris
  • Je hebt een eigen laptop en telefoon
  • Uitgangspunt is dat niet langer dan 2 weken aansluitend verlof kan worden opgenomen in de periode 01-02-2021 tot 01-08-2021
  • Minimaal 6 maanden ervaring binnen een gemeentelijke organisatie is een must
  • Kennis van de wet- en regelgeving inzake TOZO en Participatiewet (PW) is een grote pré

Over het bedrijf

Gemeente Rotterdam
De projectorganisatie Tozo is onderdeel van de afdeling Werk en inkomen (W&I) van de Gemeente Rotterdam. De projectorganisatie is belast met de uitvoering van de Covid-19 maatregel Tozo (Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers) ten behoeve van ondernemers in Rotterdam en omliggende gemeenten. Ondernemers kunnen op basis van deze regeling inkomensondersteuning en een bedrijfskrediet aanvragen.
Daarnaast zal per 1 februari 2021 de TONK (Tijdelijke Ondersteuning Noodzakelijke Kosten) van kracht worden.

Solliciteer direct

Vacature-informatie

COVID-19 Update: solliciteren kan nog steeds, je gesprek kan digitaal plaatsvinden.

Unique discrimineert niet

Wij nodigen iedereen uit om te solliciteren op onze vacatures. Omdat we geloven in gelijke kansen voor iedereen.

Unique Uitzendbureau Gemeente Rotterdam DAS

Blaak 6
3011 TA Rotterdam

Vraag over deze vacature