Secretaresse

Standplaats
Den Haag
Opleiding
MBO
Uren per week
30 uur
Dienstverband
Tijdelijk
Salarisindicatie
€1.934-2.904
Vacaturenummer
#1AV0069557

Over de functie

Over de functie

Als secretaresse verleen jij secretariële en managementondersteuning aan directeuren of de Hoofden Beleidsontwikkeling & Juridische Zaken en Bedrijfsvoering dan wel aan een Afdelingsmanager.

Kerntaken van de secretaresse;

  • Verzorgt zelfstandig het secretariaat van de directie of de eigen leidinggevende, beheert agenda’s, regelt afspraken, beoordeelt prioriteit en urgentie, houdt voldoende ruimte voor niet geagendeerde werkzaamheden, maakt dagprogramma’s en neemt periodiek de agenda door; ontvangt bezoekers.
  • Behandelt telefoongesprekken en inkomende post; voegt stukken bij, verwijst naar in behandeling zijnde zaken, attendeert op spoedeisende zaken; neemt dagelijks de post door en voert daaruit voortvloeiende acties uit, inclusief uitgaande correspondentie; handelt waar mogelijk zaken zelf af.
  • Bereidt vergaderingen en besprekingen voor; regelt faciliteiten, verzamelt, ordent en becommentarieert de benodigde informatie, stelt de agenda samen, nodigt deelnemers uit en verspreidt vergaderstukken; notuleert en maakt het verslag, stelt een actie- en besluitenlijst op en draagt zorg voor de tijdige en juiste afwerking.
  • Bereidt overige in- en externe activiteiten voor; zorgt dat informatie beschikbaar is, voorziet stukken van commentaar en advies of legt deze hiertoe aan anderen voor, legt verbanden met andere in behandeling zijnde zaken of ontwikkelingen; bewaakt de tijdige afhandeling van toezeggingen en afspraken.
  • Fungeert in niet direct inhoudelijke zaken als intermediair tussen het directieteam of de eigen leidinggevende, medewerkers en in- en externe relaties.
  • Verzamelt, registreert, bewerkt, verwerkt en beheert gegevens en bestanden in relatie tot de bedrijfsvoering, productie, dienstverlening, beheer, managementinformatie, verslaglegging en verantwoording.
  • Verleent administratieve en organisatorische ondersteuning bij de planning, organisatie en uitvoering van projecten, bijzondere activiteiten en evenementen.
  • Verricht beheersmatige taken, zoals bijvoorbeeld documentatiebeheer (persoonlijk) archiefbeheer, voorraadbeheer kantoorartikelen, het bijhouden van (personeels)registraties.
  • Verricht alle voorkomende tekstverwerking en beheert bestanden; bewaakt de huisstijl en adviseert over taalgebruik en vormgeving.
  • Verricht representatieve en verzorgende taken, regelt lunches en andere consumptieve voorzieningen; draagt zorg voor een ordelijke werkomgeving en organiseert externe bijeenkomsten, dienstreizen etc.
  • Participeert in overlegsituaties, werk- en projectgroepen.

Wat we bieden

Een goed, marktcomfort salaris schaal 6 van de gemeente CAO
Een uitdagende parttime/fulltime job voor minimaal 24 tot 36 uur per week
Een tijdelijk dienstverband tot 01-02-2022.
Startdatum: 30 november 2021 en je moet in bezit zijn van een VOG
Keuze uit wekelijks of vier wekelijkse verloning
Een account bij Unique Online Trainingen (GoodHabitz) waarmee je meer dan 100 trainingen kunt volgen.

Ben je enthousiast en wil je graag solliciteren? Doe dit dan voor de deadline datum van maandag 29 november 16:00!

Functie-eisen

Jij beschikt over;

  • MBO werk- en denkniveau
  • Werkervaring in een soortgelijke ondersteunende functie
  • Beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift

Over het bedrijf

De secretaresse ressorteert hiërarchisch rechtstreeks onder een Hoofd, een Stadsdeeldirecteur of een Afdelingsmanager en ontvangt functionele aanwijzingen van directeuren of de eigen leidinggevende.
Je komt te werken op de afdeling Burgerzaken van de gemeente Den Haag met een vijftal units waar ze verantwoordelijk zijn voor veel zaken tbv de Haagse burger.

Solliciteer direct

Vacature-informatie

Unique Uitzendbureau Gemeente Den Haag

Laan van Nieuw-Oost-Indie 131 D
2593 BM 's-Gravenhage

Vraag over deze vacature

Gelijke kansen voor iedereen

Wij nodigen iedereen uit om te solliciteren op onze vacatures. Lees meer >