Secretaresse

Ben jij een ster in plannen en organiseren en zou je aan de slag willen binnen het Nederlandse Ministerie van Defensie? Lees dan snel verder!

Wij zijn op zoek naar een secretaresse voor het secretariaat binnen Defensie. Je werkzaamheden als secretaresse zijn divers en afwisselend. Op een dag doe je bijvoorbeeld het volgende:

• Je plant (internationale) bijeenkomsten en vergaderingen. Je zorgt voor het reserveren van zaalruimte, catering en meldt bezoekers aan.
• Je regelt (buitenlandse) dienstreizen voor directeuren. Hiervoor heb je contact met het reisbureau, doe je vervoersaanvragen, regel je vluchten en boek je hotels.
• Je maakt vergaderbundels voor de ambtelijke en politieke leiding, ter voorbereiding op debatten in de Tweede Kamer, werkbezoeken of vergaderingen (intern bijvoorbeeld de Bestuursraad en extern bijvoorbeeld de Ministerraad).
• Je houdt de agenda bij van de directeuren en attendeert de directeuren op het nakomen van afspraken. Daarbij hoort ook het aanmelden en ontvangen van (buitenlandse) bezoekers.
• Je werkt nauw samen en wordt begeleid door een senior managementondersteuner.

Als secretaresse bij Defensie mag je het volgende verwachten:

• €16,48 bruto per uur;
• een uitdagende fulltime functie voor 36 uur per week;
• een tijdelijk dienstverband t/m 31-05-2024;
• vergoeding van jouw reiskosten vanaf 11 km enkele reis;
• ruimte voor jouw persoonlijke ontwikkeling en toegang tot meer dan 100 online trainingen.

Onze ideale secretaresse heeft een secretariële opleiding afgerond (of vergelijkbaar). Verder ben je flexibel ingesteld, stressbestendig en heb je als het even kan een goed gevoel voor humor! Daarnaast beschik je over:

• mbo werk- en denkniveau;
• kennis van Microsoft Office applicaties en standaard (automatiserings)systemen);
• beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• fulltime beschikbaarheid (36 uur per week).

Defensie vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten en de Marechaussee), het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Defensie Materieel Organisatie (DMO) lijken op werkmaatschappijen. Defensie heeft ongeveer 50.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 1.500 burgers en militairen. De directie Internationale Aangelegen (DIA) is als organisatie-eenheid opgehangen binnen het Directoraat Generaal Beleid van de Bestuursstaf.

Informatie over de directie
Binnen het DGB is de Directie Internationale Aangelegenheden (DIA) verantwoordelijk voor internationale aangelegenheden. De directie geeft gestalte aan de internationale (samenwerkings-) agenda van de minister en staatssecretaris en ondersteunt hen bij internationale bijeenkomsten en verplichtingen. Daarbij ligt de nadruk op samenwerking in de EU, NAVO en VN, en de bilaterale samenwerking. Tevens vervult de directie vertegenwoordigende taken in belangrijke internationale gremia (vooral binnen de NAVO, de EU en het EDA). DIA bestaat uit verschillende clusters/afdelingen: EU, NAVO, missies & operaties, bilateraal, nationaal & Koninkrijksrelaties en conflictpreventie en het team Protection of Civilians. De Directie bestaat uit 1 Directeur, 2 plv. Directeuren en 45 beleidsmedewerkers.

Je werkt op locatie in Den Haag (goed bereikbaar vanuit o.a. Delft, Rotterdam, Zoetermeer, Leiden en omstreken).