secretarieel medewerker Statengriffie

Solliciteer direct
Standplaats
Middelburg
Opleiding
MBO 3/4
Uren per week
36 uur
Dienstverband
Tijdelijk
Salarisindicatie
€2.496-3.545
Vacaturenummer
#1AV0094758

Over de functie

Over de functie

Als ondersteunend/secretarieel medewerker bij de Statengriffie te Middelburg heb je veel diversiteit in de taken die je gaat uitvoeren. Je bent de administratieve steunpilaar voor de griffie.

Je monitort de logistieke procesgang van Provinciale Staten en commissies, je ondersteunt en faciliteert vergaderingen en statenactiviteiten en denkt mee om dit goed te laten verlopen. Alle randvoorwaarden die daarbij komen kijken borg je. Daarnaast heb je een concrete rol bij de acties voor de ontwikkelopgave. Acties zijn onder meer het toepassen van moderne werkvormen en middelen en het op orde houden van een integrale digitale informatieontsluiting en archivering van de besluitvormingsprocessen en procedures in de verschillende digitale systemen conform de Algemene Verordening Gegevensbeheer (AVG) en de Archiefwet.

Taken die hierbij horen zijn onder andere:

Je ondersteunt de Statengriffier, plaatsvervangend Statengriffier en het Statengriffieteam met onder andere het agendabeheer en het regelen van afspraken en bewaken van de voortgang van actiepunten en toezeggingen. Je signaleert wanneer daarin vertragingen optreden;
Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers van de ambtelijke organisatie en externe instanties, hierin heb je ook een buffer/filterfunctie. De contacten hierin zijn zowel telefonisch, per mail, digitaal en face-to-face. Je ontvangt en begeleidt bezoekers en delegaties bij ontvangsten op het Abdijcomplex;
Je stelt agenda’s, actieplannen, roosters en jaarplanningen op en bewaakt deze en stelt bij waar nodig. Hiervoor leg je gegevensverzamelingen aan en verzorgt heldere overzichten van informatie die direct te gebruiken zijn;
Je organiseert vergaderingen, overleggen, bijeenkomsten, werkbezoeken en andere activiteiten. Naar gelang de aard hiervan maak je vergaderstukken AVG-proof en digi-toegankelijk, voeg je relevante achtergrondinformatie toe, neem je initiatief om te attenderen op bijzondere aandachtspunten en bewaak je de voortgang en afhandeling van de gemaakte afspraken en besluiten. Het beheren van agenda’s hoort hier logischerwijs ook bij;
Je handelt correspondentie af, waarbij je zelf de beoordeling op belang en urgentie maakt. Je neemt hierbij ook het initiatief om naar eigen inzicht stukken toe te voegen die van belang zijn voor afhandeling;
Je bent scherp op het naleven van de afgesproken werkwijzen en regelingen. Daarbij doe je voorstellen om processen te verbeteren en kun je adviseren over zowel administratief procedurele als inhoudelijke aspecten;
Je signaleert knelpunten en draagt oplossingsvoorstellen aan dan wel werkt dit uit in notities.

Je werkt onder leiding van de Statengriffier in een actief team met collega’s van de Statengriffie volgens (veranderende) beleidslijnen, regels en procedures in een dynamisch politiek-bestuurlijk en maatschappelijk krachtenveld. Je legt verantwoording af over de kwaliteit van je werk aan de Statengriffier. Daarbij heb je natuurlijk contact met je directe collega’s, maar ook met Statenleden, collega’s in de organisatie en externe partijen. Denk hierbij aan gemeenten, andere provincies en bedrijven over in behandeling genomen onderwerpen. Je wisselt hierbij informatie uit en geeft (algemene) inhoudelijke toelichting.

Wat we bieden

Een tijdelijk dienstverband voor de duur van een jaar waarin jij als ondersteunend/secretarieel medewerker Statengriffie een verschil maakt voor de Provinciale Staten van Zeeland. Bij het uitvoeren van je taken doe je verdere ervaring op en verbreed je jouw kennis.
Naast ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling, bieden we je een inhuurcontract aan van 36 uur per week (fulltime). Een parttime, 32-urige werkweek, is bespreekbaar. Jouw standplaats is Middelburg.

Je kan rekenen op een brutosalaris tussen € 2.496,78 en € 3.545,12 (schaal 8) afhankelijk van jouw ervaring en kennis bij een fulltime contract van 36 uur.

Functie-eisen

De werkzaamheden van een ondersteunend medewerker van de Statengriffie spelen zich af in een dynamische omgeving.
Daarom verwachten wij:

Je hebt theoretische en praktische kennis (op MBO-niveau) van management ondersteunende werkzaamheden en bijbehorende systemen, waaronder (digitale) archiverings- en documentatietechnieken;
Werkervaring in een soortgelijke secretarieel/administratieve functie in een politieke omgeving is een belangrijke pré;
Je hebt een gastvrije attitude en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen;
Goede communicatieve, contactuele alsook schriftelijke vaardigheden zijn daarom noodzakelijk voor het uitvoeren van deze functie. Je hebt daarbij een gastvrije attitude om statenleden, gasten en klanten te woord te staan;
Je kunt situaties goed inschatten en je hebt gevoel voor politieke en bestuurlijke verhoudingen.
Je bent vaardig in standaardisering en/of verbetering van de administratieve organisatie, administratieve werkwijzen, regels, richtlijnen, systemen en procedures ten behoeve van een goede dienstverlening;
Je beheerst de gangbare automatiseringstoepassingen voor kantoorgebruik en hebt voldoende vaardigheden in het toegankelijk maken en bijhouden van (digitale) archieven en werkdossiers (wij werken met o.a. iBabs, Adobe, Foxit phantom, Zaaksysteem).
Een dynamische omgeving vraagt flexibele inzet;

Flexibiliteit, servicegerichtheid, geen 9 tot 5 mentaliteit, assertiviteit, initiatief nemen, organisatietalent en nauwkeurigheid zijn andere belangrijke eigenschappen om deze functie succesvol te kunnen vervullen;
Je werkdagen stem je af op de (vergader)kalender van Provinciale Staten. Vrijdag is vaste vergaderdag. Daarnaast ben je bereid om (waar nodig) ook in de avonduren te werken.

Over het bedrijf

De Statengriffie bij de Provincie Zeeland heeft een belangrijke rol in het reilen en zeilen rondom Provinciale Staten. Zo bereiden wij alle commissie- en Statenvergaderingen voor. Ook geven we (strategisch) advies op verschillende terreinen en organiseren we werkbezoeken, informatiebijeenkomsten en andere activiteiten. Werken voor de Provincie Zeeland is uitdagend en dynamisch voor zowel bestuur als de organisatie die zeer betrokken zijn bij de brede en ambitieuze strategische agenda.
Het Statengriffie team bestaat uit de Statengriffier, vier statenadviseurs (waarvan twee tevens eerste respectievelijk tweede plaatsvervangend statengriffier), drie commissiegriffiers, een communicatiemedewerker en twee ondersteunend/secretarieel medewerkers. Het team adviseert en ondersteunt Provinciale Staten bij hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid en de verbinding met de samenleving.
Als Statengriffie werken we momenteel aan een doorontwikkeling van onze twee kerntaken: strategische advisering en dienstverlening. Het gaat onder meer om een integrale ontsluiting van informatie, beheer en archivering van de besluitvormingsprocessen en procedures en de toepassing van regelingen voor politieke ambtsdragers in digitale applicaties. Daarin willen we de basis op orde hebben en onze werkwijzen aanpassen.

Vacature-informatie

Provincie Zeeland

Voorstad 3
4461 KK Goes

Vraag over deze vacature

Gelijke kansen voor iedereen

Wij nodigen iedereen uit om te solliciteren op onze vacatures. Lees meer >