Secretaris

Solliciteer direct
Standplaats
Amsterdam
Opleiding
Overig
Uren per week
32 uur
Dienstverband
Tijdelijk
Salarisindicatie
€15,92-23,02
Vacaturenummer
#1AV0071735

Over de functie

Over de functie

De afdelingsondersteuner:

  • Plant team vergaderingen en bijeenkomsten met collega’s in Amsterdam en daarbuiten
    (Regio, Rijk en Europa/Internationaal), verstuurt de uitnodigingen en zorgt voor
    verslaglegging;
  • Reserveert de locaties voor vergaderingen / bijeenkomsten van de teams en zorgt voor
    de benodigde catering;
  • Bereidt de vergaderingen / bijeenkomsten administratief voor door het inventariseren
    van agendapunten, verzamelen, redigeren, en versturen van eventuele
    vergaderstukken.
  • Ondersteunt bij de inhoudelijke voorbereiding van werkbezoeken van bestuurders en
    de ambtelijke top aan Den Haag, Brussel en andere binnen- en buitenlandse steden en
    is daarbij de liaison met Bureau relatiebeheer en protocol;
  • Verwerkt de aanvragen van (buitenlandse) dienstreizen en coördineert het proces
    rondom de internationale reisaanvragen;
  • Voert voorstellen in het bestuurlijke besluitvormingssysteem (genaamd Andreas );
  • Beheert de mailbox Internationale Zaken.
  • Zorgt voor up to date interne communicatie vanuit de afdeling zoals de intranet pagina,
    contactenlijst van de afdeling
  • Beheert het externe contactenbestand van de afdeling PA, en zorgt voor regelmatige
    updates van het bestand i.s.m. adviseurs
  • Beheert de interne documentenarchief van de afdeling PA, zorgt voor goed en
    regelmatig onderhoud
  • Ondersteunt de teams bij de actualisatie van werkplannen
  • Checkt wekelijkse de PA kalender en zorgt voor updates iom adviseurs
  • Beheert het inwerkdocument voor nieuwe medewerker

Wat we bieden

  • een fulltime baan voor 32 -36 uur bij de Gemeente Amsterdam;
  • een tijdelijk dienstverband voor 12 maanden; geen kans op verlenging;

Startdatum: 1-1-2022
Einddatum: 30-10-2022

Het salaris bedraagt €2484 - €3591 bruto per maand op basis van 36 uur. Dit is afhankelijk van opleiding en werkervaring;

Gratis toegang tot ons online trainingsplatform GoodHabitz waarin je meer dan 100 trainingen kan volgen;

Reiskosten €0,10 cent per kilometer met een maximum van 45 kilometer

Heb je interesse? Solliciteer dan nu!

Alleen de sollicitaties met een motivatiebrief worden in behandeling genomen.

Contact persoon: Jolanda Gerber

Telefoonnummer: 020-3473471

Functie-eisen

  • Relevante werkervaring in een vergelijkbare functie;
  • Affiniteit met het werk van een gemeentelijke organisatie;
  • Sterke organisatorische vaardigheden, met oog voor detail;
  • Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in de Nederlandse taal én
    basisniveau van de Engelse taal;
  • Proactieve houding, samenwerker, vlot in de omgang,
  • Ruime ervaring met MS Outlook, Word en Excel;

Competenties en niveau ;
Plannen – Gevorderd
Omgevingsbewustzijn – Basis
Klantgerichtheid – Gevorderd
Samenwerken – Gevorderd
Stressbestendig – Basis
Verantwoordelijkheid – Basis

Over het bedrijf

De directie Bestuurs- en managementadvisering (BMA) bestaat uit de afdelingen
Bestuursadvisering, Public Affairs en Bestuurlijke Projecten, Kabinet Burgemeester,
Strategie en Chief Science Office. Bestuurs- en managementadvisering richt zich op het
inhoudelijk en onafhankelijk adviseren en ondersteunen van het bestuur, de
gemeentesecretaris en het gemeentelijk management team. Deze functie valt onder de
afdeling Public Affairs en Bestuurlijke Projecten.
De Public Affairs-functie bij de gemeente Amsterdam is de afgelopen jaren verder
geprofessionaliseerd. Zo werken we nu meer resultaatgericht, op basis van een collegebrede
lobby agenda, aan de belangenbehartiging van Amsterdam bij het Rijk. We
hebben geïnvesteerd in de structurele afstemming met de beleidsdirecties, onder meer
via het programma Rijk/Regio, en hebben onze aanhaking bij de ambtelijke top en ons
bestuur versterkt. Er is een stap gezet in de ontwikkeling van eenduidige PA-tools
(lobbyplannen, position papers, stakeholderanalyses etc) en de capaciteit van het PA
team is uitgebreid. Tegelijkertijd is er ruimte voor verdere ontwikkeling, intern en extern,

  • m de zichtbaarheid van Amsterdam en de impact van onze belangenbehartiging te
    vergroten.
    We willen een diverse en inclusieve organisatie zijn, die ruimte biedt aan iedereen.
    Diversiteit is een kracht die we gebruiken om betere resultaten te halen voor de stad.
    We streven naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de
    beroepsbevolking van Amsterdam, met alle verschillen.

Vacature-informatie

Unique Uitzendbureau Gem. Amsterdam

Paalbergweg 2
1105 AG Amsterdam

Vraag over deze vacature

Gelijke kansen voor iedereen

Wij nodigen iedereen uit om te solliciteren op onze vacatures. Lees meer >