Ben je op zoek naar een nieuwe Administratieve uitdaging, binnen een technische omgeving? Lees dan snel verder!
Als Technisch Administratief Medewerker, ben je onderdeel van de afdeling Technical Advisory Services. De afdeling vormt de schakel tussen het
laboratorium en zowel interne als externe klanten. Daarnaast biedt de afdeling technische ondersteuning aan de andere afdelingen
sales en BQS.
Het belangrijkste proces bestaat uit het vertalen van laboratoriumresultaten voor klanten naar leesbare rapporten en het geven van advies en ondersteuning aan klanten over technische, regelgevende en juridische zaken. Maar ook probleemoplossing, onderzoek van claims, coördinatie van getuigen, het uitvoeren van inspecties aan boord en
het geven van trainingen.
De klanten zijn reders en/of bevrachters, energiecentrales, brandstofleveranciers en overheden. Onze diensten worden geleverd binnen een interactieve context met verschillende spelers en daarbij verschillende interesses. Zo is de hoofdwerktuigkundige van een schip in het algemeen verantwoordelijk voor de bemonstering van de geleverde brandstof en voor de werking van de uitrusting van het schip. In geval van schade zijn scheepseigenaren benieuwd of het schip beschadigd is door slechte brandstofkwaliteit, zodat zij schade kunnen verhalen op de brandstofleverancier.
Onafhankelijke, betrouwbare en volledige gegevens zijn daarom van groot belang in geval van geschillen over de kwaliteit van de geleverde brandstof of in geval van claims.
Jouw werkzaamheden:
- Registratie & verificatie van ontvangen monsters;
- Verificatie van het monsteretiket, verstrekte documenten en controle van het zegel (nummering en of het zegel nog intact en leesbaar is);
- Het registreren van ontvangen monsters (met andere woorden, het verstrekken van een uniek nummer);
- Het indienen van testinstructies in het laboratorium volgens de ISO-normen en/of klantinstructies;
- Het verstrekken van een no-test status in geval van onjuiste of onvolledige gegevens;
- Het afstemmen met Sales over te ondernemen acties en waar nodig contact leggen met klanten (in het Engels);
- Voorzichtigheid bij het uitvoeren van acties, nauwkeurigheid, snelheid en tijdigheid van administratieve afhandeling;
- Snelheid van verificatie, ingevoerde en geverifieerde gegevens;
- Invoer in het systeem van logistieke gegevens met betrekking tot de brandstofleveringen en/of systeemmonsters;
- Archivering van alle documentatie met betrekking tot SPOT-operaties (getuigenverklaringen, technische rapporten, enz.);
- Snelheid en volledigheid van de postafhandeling;
- Onderzoek van verkeerde leveringen;
- Het beheren van voorbeeldtransportupdate(s);
- Het beheer van de lijst met verlengde opslag (sample storage);
- Bijdragen aan de volledigheid van stamgegevens (met andere woorden, nieuwe leveranciers, BDN's, bunkerlocaties etc.