Het laatste nieuws en de nieuwste trends op het gebied van werkgeverschap.

6 do's voor efficiënter werken op afstand

Steeds vaker werken teams elders dan op kantoor. 54 procent van de kenniswerkers geeft aan dat ze regelmatig met anderen op afstand samenwerken. En ook als u op een kleiner gebied onderneemt, kunnen werknemers met elkaar vergaderen vanuit verschillende ruimtes als bijvoorbeeld thuis wordt gewerkt.

Steeds vaker werken teams elders dan op kantoor. 54 procent van de kenniswerkers geeft aan dat ze regelmatig met anderen op afstand samenwerken. En ook als u op een kleiner gebied onderneemt, kunnen werknemers met elkaar vergaderen vanuit verschillende ruimtes als bijvoorbeeld thuis wordt gewerkt. Toch is elders werken voor bijna de helft van de medewerkers verre van ideaal. 43 procent van de afstandswerkers kan de ander niet goed volgen, 34 procent kan niet meekijken in gebruikte documenten en naar presentaties. Dit blijkt uit onderzoek dat Harris Interactive onlangs heeft uitgevoerd in opdracht van werkomgevingsspecialist Steelcase

Het werken op afstand wordt als minder effectief en prettig ervaren dan wanneer collega’s zich in dezelfde ruimte bevinden. Het niet op één locatie aanwezig zijn, heeft consequenties voor de effectiviteit van de samenwerking en de productiviteit van het team. En ook als een organisatie wel investeert in videoconferentie-technologie, wordt vaak nog voorbij gegaan aan de rol die de fysieke ruimte daarbij speelt. 29 procent van de kenniswerkers geeft aan dat ze al dan niet bewust wel eens een collega buiten een call of overleg hebben gehouden. Calls en meeting worden ingepland op ongunstige momenten zegt 34 procent. Bij bijna een derde van de ondervraagden valt de telefoon- of videoverbinding weg en 11 procent klaagt over de hoek van video/webcam die niet flatteert. 

6 do's om de werker op afstand het gevoel te geven dat hij zich bevindt in dezelfde ruimte als zijn collega:
 

#1 Zorg voor een juiste positie van camera en microfoon

Alle deelnemers moeten duidelijk in beeld kunnen komen en verstaanbaar zijn. Het gebruik van meer schermen wordt aanbevolen, zodat de teamleden en de documenten en presentaties die ze gebruiken tegelijkertijd zichtbaar zijn en iemand zich door de ruimte kan bewegen zonder uit beeld te raken.

#2 Creëer zones die mensen in staat stellen gemakkelijk te schakelen tussen groepswerk en individuele taken

Mensen die regelmatig samenwerken, schakelen gemakkelijk en veelvuldig tussen beide werkvormen. Door ruimtes voor videoconferentie te realiseren in de nabijheid van de overige werkplekken, kunnen mensen op een laagdrempelige manier op afstand samenwerken met anderen.
 

#3 Ontwerp een videoconferentieruimte die beweging stimuleert en verschillende houdingen ondersteunt

Hierdoor houd je mensen energiek en betrekken. Met hoge tafels kan iemand gemakkelijk bij de meeting aansluiten en ook weer gemakkelijker weglopen als bijvoorbeeld het voor hem relevante gedeelte is afgelopen. Een lounge-achtige inrichting met integratie van technologie is een andere effectieve manier om beweging  in  een informele setting te creëren.#4 Soortgelijke ruimtes

#4 Houd bij de inrichting rekening met beide kanten van de videoconferentie-ervaring

Zorg voor soortgelijke ruimtes op alle locaties, met dezelfde tools en technologische ondersteuning. Bij teamwerk waarbij de leden zich in één ruimte bevinden, beschikt iedereen immers ook over dezelfde hulpmiddelen. Zorg voor voldoende presentatiemogelijkheden, zowel analoog als digitaal, zodat het gemakkelijker wordt voor de teamleden om een gemeenschappelijk referentiekader te bewerkstelligen.

#5 Bedenk hoe de ruimte kan helpen bij het creëren van vertrouwen

Zo werkt een continu open, real-time videoverbinding als een open raam tussen twee locaties. Dit draagt bij aan de uitwisseling van smalltalk en het gebruikelijke sociale verkeer tussen mensen.

#6 Ontwerp ruimtes voor verschillende teamgroottes en verschillende soorten video-uitwisseling

Eén-op-een interactie en werken in kleine teams zijn net zo belangrijk als vergaderingen met het complete team.

Lees ook: 6 redenen om te gaan video-samenwerken en 3 argumenten tegen