Het laatste nieuws en de nieuwste trends op het gebied van werkgeverschap.

 

7 tips voor efficiënt mailen

Word jij geleefd door in je inbox? Met onze 7 tips leer je doeltreffend en efficiënt e-mailen. Dé manier om jezelf en je mailcontacten veel tijd te besparen.

E-mail: je kunt je geen leven zónder voorstellen. Tegelijkertijd is het medium een bron van problemen. We kunnen de stroom aan berichten nauwelijks aan en worden geleefd door onze inbox. Tijd besparen begint bij jezelf: met efficiënt e-mailen. Wij hebben 7 praktische tips voor je!

1. Bedenk of e-mail wel het ideale medium is
Ben je geïrriteerd of zelfs boos? Dan is een e-mail sturen geen goed idee. Tel tot tien, slaap er een nachtje over of pak – zodra je afgekoeld bent – de telefoon om het probleem rustig te bespreken. Ook bij gevoeligheden, onduidelijkheden of discussies kun je vaak beter even bellen.

2. Eén onderwerp per e-mail
Hoe meer onderwerpen, hoe onoverzichtelijker je bericht. Bovendien worden juist die mails vaak ‘geparkeerd’ door de ontvanger, waardoor je langer op een reactie moet wachten. Bundel alleen onderwerpen wanneer ze echt bij elkaar horen.

3. Benut de onderwerpregel: wees specifiek
Vermeld in de onderwerpregel zo concreet mogelijk waar je bericht over gaat. Deze tekst bepaalt of de ontvanger je mail opent, leest en snel beantwoordt.

3. Begin met het belangrijkste
Zet de belangrijkste boodschap altijd bovenaan. De uitleg, vragen of opmerkingen die je nog wilt delen, volgen daarna. Zo hoeft de ontvanger niet jouw hele bericht door om de essentie te lezen.

4. Gebruik opsommingstekens
Heb je drie vragen aan de ontvanger? Zet ze dan in een opsomming onder elkaar. Doe je dat niet, dan is de kans groot dat je maar op één of twee vragen antwoord krijgt. Opsommingen werken ook goed om andere informatie te structureren; voor jezelf én voor de ontvanger. Dit geldt ook voor een indeling in alinea’s.

5. Wees concreet en to-the-point
Hou je e-mail kort en formuleer je boodschap helder en concreet. Overbodige ballast leidt alleen maar af van waar het echt om gaat. Heb je voor een bepaalde datum iets nodig van de ontvanger? Vermeld dit dan duidelijk in je mail.

6. Gebruik ‘standaardteksten’
Komen bepaalde (bedrijfs)namen, termen of standaardantwoorden vaker voor? Outlook heeft een optie waarmee je automatisch langere teksten maakt van de korte termen of afkortingen die jij ingeeft. Dit regel je in Outlook via Bestand > Opties > E-mail > Spelling en autocorrectie > Autocorrectie-opties. Een optie die je veel tijdwinst oplevert!

Hoe efficiënter jouw mails, hoe duidelijker en overzichtelijker de reacties die je krijgt. Zo doe je iedereen een plezier; jezelf en al je mailcontacten.

Een volgende stap is een efficiënt beheer van je inbox. Lees hiervoor:

-       Blijf je mailbox te baas

-       Tools om je mailbox te beheren