6 redenen om te gaan videosamenwerken. En 3 argumenten tegen

In deze tijd is het van uitermate belang dat thuiswerken mogelijk wordt gemaakt. Gelukkig leven we in een tijd waar videobellen normaal is geworden. Uit wereldwijd onderzoek in opdracht van Polycom blijkt dat meer dan 90 procent van de bedrijven die regelmatig video gebruiken voor samenwerking, diverse voordelen (7) ervaart. Maar nadelen zijn er ook.  

VOORDEEL #1 Hogere productiviteit 

De gemiddelde werknemer in Nederland vergadert ongeveer 6,5 uur per week, blijkt uit cijfers van het Centraal Bureau voor de Statistiek. CEO’s besteden volgens een Amerikaans onderzoek een derde van hun werktijd aan vergaderen. Fysiek bij elkaar komen om te vergaderen, is niet altijd de meest efficiënte manier van vergaderen. Vergaderaars die gebruikmaken van alternatieve communicatiemogelijkheden zoals sms, Yammer, Lync of videovergaderen, besteden gemiddeld slechts 15 minuten per overleg.

NADEEL #1 (Andermans) techniek kan falen

Videoconferencing is high tech. Maar ook techniek kan u in de steek laten op ongelukkige momenten. Bovendien zijn apparaten snel verouderd. Ook al heeft u het mooiste en nieuwste systeem, als de andere kant gebruikmaakt van sterk verouderde techniek, bepaalt dat de kwaliteit van uw beeld en geluid. Traditionele videoconferencingsystemen missen bovendien de aansluiting met thuis- of mobiel werken. Ze gaan uit van vaste videosystemen in speciale ruimtes op een vestiging. Zodra een of meer deelnemers aan een videomeeting thuis of mobiel werkt, is video-vergaderen niet meer mogelijk en kiezen medewerkers liever voor een (beeldloze) telefonische vergadering.

VOORDEEL #2 Minder tijdverspilling

Zakelijke bijeenkomsten organiseren kan behoorlijk wat tijd in beslag nemen, vooral als de deelnemers van verschillende locaties komen. Er wordt veel tijd verspild met reizen. Daarnaast dragen andere factoren zoals verkeer, een jetlag en vermoeidheid bij aan deze tijdsverspilling. Een van de belangrijkste voordelen van videoconferenties is dat het (in)plannen van deze bijeenkomsten veel gemakkelijker wordt.

NADEEL #2 Medewerkers haken af als het systeem niet snel werkt

Medewerkers die klaarzitten voor een meeting en niet binnen twee minuten kunnen inloggen haken af. Een helpdesk die ‘binnen twee uur’ problemen oppakt, is geen passende oplossing. Daarnaast vereist het in de lucht houden van een video-infrastructuur specialistische kennis en beheertools. Wilt u van videoconferencing een succes maken, investeer dan in beheer. Dat kan variëren van een eenvoudige helpdesk tot een speciale medewerker die een videoconferentie opzet en stand-by blijft om eventuele problemen direct op te lossen. 

VOORDEEL #3 Diverse financiële besparingen

Hoewel persoonlijke bijeenkomsten essentieel zijn voor elk bedrijf, zijn ze erg kostbaar. Het wordt pas echt duur als u een bijeenkomst moet organiseren waarbij vertegenwoordigers uit de hele wereld bij elkaar komen. Een aantal van de kosten zijn vliegtuigtickets, accommodatie, vermaak, buitenlandvergoeding en de tijd die het kost om de bijeenkomst te organiseren. Deze kunnen allemaal voorkomen worden met video-vergaderen, omdat alleen de internetverbinding en/of web-based service geld kost. Weten hoeveel kosten u precies kunt besparen met videovergaderen? Met dit stappenplan kunt u uw Result on Investment (ROI) eenvoudig berekenen. 

VOORDEEL #4  Minder reiskosten

Sommige zaken gaan gepaard met veel reizen, zowel lokaal als internationaal. Bij grote ondernemingen blijken na invoering van videoconferencing ongeveer 3 van de 4 reizen te kunnen vervallen. Dat levert een besparing op tot wel 75% op het reisbudget. Volgens onderzoek van Frost & Sullivan spendeert een gemiddelde werknemer ruim 700 euro per jaar aan reiskosten in verband met fysieke afspraken.  Als je met videoconferencing vier reisuren per maand kunt besparen, is het gemiddeld genomen al kosteneffectief.

NADEEL #3 Persoonlijk contact valt weg  

Face-to-face-contact blijft essentieel. Het helpt belangrijke relaties op te bouwen én te behouden. Naast video-conferencing zult u dus altijd de afweging moeten maken of een gesprek of ontmoeting volstaat met video-contact, of dat een persoonlijke ontmoeting de relatie verbetert. Een handdruk, small talk voor én na afloop van een vergadering zijn soms nodig. Video maakt dus niet elke persoonlijke ontmoeting overbodig. Elkaar de hand geven, samen iets drinken of uit eten gaan, blijven belangrijk. Ook als u videoconferencing invoert, zult u er goed aan doen om af en toe te reizen. Minder frequent, maar uitgebreider en met meer tijd voor elkaar. 

VOORDEEL #5 Minder belastend voor het milieu

Al het gereis met auto’s en vliegtuigen vergroten de ‘carbon footprint’ van uw bedrijf. Videoconferenties geven u dus een milieuvriendelijke optie waarbij bedrijfsbijeenkomsten nog steeds kunnen plaatsvinden. Met videocommunicatie laat u de wereld zien dat u het milieu wilt beschermen.

VOORDEEL #6 Zakelijk sneller kunnen beslissen

Informatie-uitwisseling in de vorm van heen en weer mailen tussen collega's om zo een probleem op te lossen, wordt verminderd. Even snel online het onderwerp bespreken en iedereen kan verder, zonder de misverstanden die op de loer liggen bij e-mailcommunicatie. Dit maakt snellere besluitvorming mogelijk.