Welkom in de zone van superproductiviteit

Onze hersens schakelen langzaam op én af. Daarom staan ze vaak niet in de goede versnelling om bergen werk te verzetten. En soms wel. Het is ook bij werk zo dat de 80/20 regel geldt. We verzetten 80 procent van het werk in ongeveer 20 procent van de tijd. Dat we niet vaker in de zone van echte superproductiviteit zitten heeft te maken met de 20 minuten opwarmtijd die onze hersenen nodig hebben. De hersenen in de juiste stand zetten is voor de meesten van ons lastig. Toch zijn er wel een aantal trucs die helpen dáár te komen.

#1 Weg uit de kantoortuin

Waar u werkt is belangrijk. Dus als u de kans ziet, vlucht meteen weg uit de kantoortuin. Functionele maar volstrekt onpersoonlijke, onderling uitwisselbare werkplekken. Vaak gekenmerkt door rumoer. En collega’s die afleiding zoeken en die bij u menen te vinden. Vermijd die kantoortuin. Als dat echt niet kan, zet u een koptelefoon op. Weinig communicatief, maar u zoekt naar die setting waarin alles bijna als vanzelf gaat. Daar passen geen zeurende collega’s bij.

#2 Maak het af

Helaas lukt het niet altijd de kantoortuin te laten voor wat die is. Het is lastig om in die concentratie te komen als er mensen aandacht willen. Maar het helemaal onttrekken aan het sociale leven onder werktijd is niet verstandig. De begaanbare middenweg is dat als iemand aandacht eist, u eerst de eigen gedachte afmaakt. Zoek een logisch punt om de aandacht te verleggen. Maak de alinea af, of minimaal de zin. Daardoor is de onderbreking van de concentratie minimaal en vindt u die makkelijker weer terug. Train uw collega’s om te wachten tot u zover bent. En gun hen datzelfde voorrecht. 

#3 Zet de telefoon uit

Het klinkt als een open deur. Maar wie altijd bereikbaar wil zijn, wordt ook altijd gestoord. Ideaal is het als die telefoon even uit gaat. Vaak een praktische onmogelijkheid. Een bruikbare strategie is om pas op te pakken als uw gedachte is afgerond. Schroom niet de beller even te laten wachten. Hij dringt binnen in uw werk. U bent niet helemaal op afroep beschikbaar. Ook hier is weer de truc om zelf die mentale ruimte te veroveren en te bewaken. Een telefoontje haalt u wel uit die concentratie, maar als u zelf het breekpunt bepaalt en dat op een logische plek legt, dan is dat punt redelijk makkelijk terug te vinden.

#4 Email is voor later

De grootste afleider van de moderne mens is de email. Serieuze hoeveelheden zinloze informatie worden gedeeld. Niet omdat u dat moet weten, maar vooral omdat anderen graag laten zien dat ze aan het werk zijn en groepsbrede onzin versturen. Doe er niet aan mee. Weiger beleefd het klapvee voor anderen te zijn. U richt zich op uw eigen taken. Eén daarvan is het bijwerken van de mail. Dat gaat het best als u de voorwaarden van het waar en wanneer bepaalt. Een bekende tip is om uw mail op één of twee vaste tijdstippen per dag te verwerken. Mensen anticiperen op uw selectief mailgedrag en vinden het over het algemeen prima. Als ze maar weten dat u inderdaad om vier uur de mail wel leest en reageert. 

#5 Organiseer rust

Kern van die flow, die staat van concentratie die superproductiviteit betekent, is dat u de meester over uw eigen werkomgeving wordt. Organiseer de rust om u heen. Blokkeer de werkuren in de agenda, laat mensen weten dat u bepaalde uren niet reageert op de mail. Vertel dat u thuiswerkt, omdat u daar bergen kan verzetten. Naarmate u er beter in slaagt uw omgeving op afstand te houden op de momenten dat u dat echt wilt, komt u makkelijker in dat magische gebied. En dat is waar 80 procent van het werk in 20 procent van de tijd wordt verzet.

Kun je concentreren leren? Volgens het programma Knappe koppen van Avrotros wel!