De administratief medewerker AJD staat klanten en bezoekers (telefonisch) te woord en verstrekt informatie. In het merendeel van de gevallen betreft dit interne klanten, maar het kan ook gaan om het in afstemming met de behandelend (senior) ontslagconsulent opvragen van basale informatie die in een aanvraag ontbreekt of het opvragen van benodigde stukken. Hij/zij vraagt daarbij gericht door naar de exacte vraag van de beller of bezoeker, zodat hij/zij in één keer de juiste informatie verstrekt of naar de juiste persoon doorverwijst.
Het eerste contact van bezoekers en klanten is vaak met de administratief medewerker en hij/zij is daarom het visitekaartje voor de manager, afdeling en/of de UWV-organisatie.
Werkzaamheden;
- Onderkent en prioriteert voortdurend de benodigde acties en zet deze op de juist gekozen momenten uit en stelt zo nodig tijdig acties bij.
- Verrichten van administratieve/secretariële en –voortgang bewakende- werkzaamheden
- Verwerkt alle soorten binnenkomende informatie (digitaal en fysiek) en signaleert o.a. dubbel aangeleverde documenten, onvolkomenheden(fouten in de adressering) en privacy gevoelige gegevens.
- Genereert juiste (aanvullende) documenten uit digitaal systeem, controleert op volledigheid en juiste samenhang en documenteert op juiste volgorde in ontslagdossier.
- Scant inkomende stukken, zorgt voor de administratieve verwerking en zet eventuele noodzakelijke acties uit.
- Registreert en houdt een (geautomatiseerd) bestand bij van de door de afdeling uit te voeren wettelijke taken, zodanig dat procedures, termijnen, etc. goed worden nageleefd en het bestand actueel is.
- Draagt zorg voor de verwerking van uitgaande correspondentie/stukken t.b.v. het werkproces, handmatig en d.m.v. geautomatiseerde systemen, controleert gegevens, kopieert stukken en legt dossiers aan.
- Controleert en verwerkt de interne en externe uitgaande post.
- Beheert en bewaakt het aantal in te brengen zaken per commissie.
- Verzamelt, kopieert, registreert en verzendt tijdig de vergaderstukken aan de commissieleden of de Senior Ontslagconsulent / manager, en onderhoudt zo nodig contacten met deze commissieleden of de Senior Ontslagconsulent / manager.
- Toetst samenstelling van door de ontslagconsulent aangeleverd ontslagdossier, corrigeert en completeert waar nodig ten behoeve van digitale archivering
- Draagt zorg voor de verwerking van informatie op het terrein van bezwaar en beroep, klachten en claims.