Het laatste nieuws en de nieuwste trends op het gebied van werkgevers.

Creëer draagvlak in deze zes stappen

Zonder voldoende steun en mensen die zich mede-eigenaar voelen van een plan is uitvoering kansloos. Voor het stappenplan draagvlak verwerven geldt: een goede voorbereiding is...

Binnen bedrijven en organisaties is het zoeken naar draagvlak aan de orde van de dag. Het is een kunst waar actiegerichte en daadkrachtige mensen soms weinig geduld voor hebben. Dat is dan ook de belangrijkste reden dat zij met hun idee doodlopen. En dat is zonde. Want draagvlak, de steun van de mensen die achter die zouteloze term schuilgaat, is een sleutel voor succesvolle implementatie. Zonder draagvlak is zelfs de grootste leider eenzaam en machteloos. Daarom een stappenplan draagvlak verwerven voor beginners.

Stap #1. Begin klein

Een briljant idee is nog geen plan. Het is meer een oplossingsrichting. Een kwetsbare parel die nog moet rijpen in de veiligheid van zijn schelp. En toch is het wijs om juist al in dit stadium mensen in de omgeving te betrekken. Houd het idee tegen ze aan, vraag om input en gebruik hun vragen, opmerkingen en kritiek om de eigen geest verder te scherpen. Wie slim is bezoekt de sleutelfiguren in de organisatie – en dat zijn niet altijd de mensen die de functietitel hebben – in deze eerste fase. Laat ze meedenken en trek ze op die manier al met één been in uw kamp. Uw idee moet hier al een beetje ‘ons’ idee worden.

Stap#2. Maak de cirkel groter

De ruwe versie van het plan is klaar. Het is een schets, waarbij het doel helder is. De globale route is geplot, maar de details zijn nog bewust vaag. Zelfs als hiervan al een helder idee bestaat, laat het dan rusten. Het is tijd voor een brainstorm. Niet over het doel of de globale richting, maar over de weg er naar toe. Door het team na een overtuigend verhaal over de noodzaak van het plan te laten brainstormen over het hoe, committeren ze zich al op emotioneel niveau aan het hele plan. Zoek daarom hier naar consensus.

Stap #3. Test het plan

Omdat een effectieve brainstorm iets anders is dan een Poolse landdag, is het plan nu in kleine kring bekend en hebben als het goed is sleutelspelers en direct betrokken medewerkers al hun mening gegeven en zich – voorzichtig – verbonden aan het plan. Neem de uitkomsten van de brainstorm en verwerk die – voor de deelnemers aan de sessie bij stap 2 – zichtbaar in het plan. Nu er al veel meer duidelijkheid is, is het tijd voor een bredere inspraakronde voor indirect betrokkenen die belangrijk zijn vanwege hun informele rol of hindermacht. Maak ze belangrijk en vraag wat ze ervan vinden. Vraag ook specifiek naar iets dat raakt aan hun expertise. Dus een HR-man (of vrouw) over de effecten op personeel en motivatie, de financiële figuur over de geldelijke kant van het plan en een marketeer over de verkoopbaarheid. Vraag expliciet om feedback en neem die ook serieus. Draagvlak ontstaat door de juiste mensen op het juiste moment serieus te nemen. Denk daarbij ook aan lijnmanagers die met de gevolgen te maken gaan krijgen. Gebruik hun input – wederom herkenbaar – in de verdere aanscherping. Belangrijk is om deze ‘zaaifase’ te blijven denken in oplossingen. Hoe kunnen de – vaak terechte tegenwerpingen, op- en aanmerkingen  – gebruikt worden het plan beter te maken?

Stap #4. Maak een draagvlakanalyse

Nu is er een redelijke inschatting te maken van hoe het plan valt. Waar zitten de weerstanden? Wie zijn er absoluut cruciaal voor het slagen van het plan, wiens steun is belangrijk maar niet van doorslaggevend belang, wie is fijn om aan boord te hebben en wie is niet zo belangrijk? Wat is er nodig om hen voor het plan te winnen? Maak deze analyse en probeer van tevoren te bepalen hoeveel draagvlak nodig is om van het plan een succes te maken.

Stap #5. Neem de regie (maar doe dat niet te zichtbaar)

Het plan wordt nu echt breed verspreid. Tijd om te onderhandelen. De kunst in deze fase is om voldoende los te laten, om veranderingen toe te staan. In deze fase moet u geven, weggeven wellicht, om de eerder geïdentificeerde sleutelmensen en afdelingen aan boord te krijgen. De mate waarin zij inbreuk mogen maken op het plan is afhankelijk van hun gewicht. In deze fase kan de ene inbreuk een beetje worden weggemasseerd door een andere ook toe te staan. Houd de regie, want het reële gevaar is dat er zoveel partijen hun stempel proberen te drukken dat eerder aangehaakte stakeholders zich niet meer herkennen en afhaken. Zorg dat het plan – ondanks wijzigingen – op hoofdlijnen intact blijft. Een tweede kans op steun van deze vroege steunpilaren is er meestal niet.

Stap #6. Genoeg is genoeg

Met de draagvlakanalyse in de hand is het duidelijk wanneer er genoeg steun is. Dan is het moment om de schade te overzien. Doet het plan nog steeds waar het voor bedoeld is? Stop in dat geval met onderhandelen. Draagvlak is steun, geen streven naar consensus. Tijd om tot uitvoering over te gaan.