Feedback geven is een essentiële vaardigheid voor iedere leidinggevende, maar het blijft voor velen een uitdaging. Want hoe zorg je ervoor dat je boodschap aankomt zonder dat medewerkers zich aangevallen voelen? En hoe creëer je een open cultuur waarin feedback niet voelt als kritiek, maar juist als een kans om te groeien? Lees snel verder en ontdek hoe je feedback geeft die motiveert in plaats van demotiveert.
Waarom feedback geven lastig kan zijn
Veel leidinggevenden worstelen met het geven van feedback omdat ze bang zijn voor negatieve reacties. Die angst is begrijpelijk: slecht gebrachte feedback kan namelijk leiden tot demotivatie, weerstand of zelfs het vertrek van waardevolle medewerkers. Het probleem zit echter zelden in de inhoud van de boodschap. Meestal gaat het mis door hoe of wanneer de feedback wordt gegeven. De meest voorkomende valkuilen? Te lang wachten, waardoor de situatie niet meer vers in het geheugen ligt. Alleen benadrukken wat er fout ging, zonder ook de successen te benoemen. Of feedback geven vanuit frustratie in plaats van vanuit een oprechte wens om samen verder te groeien.
De kracht van een open houding
Voordat je feedback geeft, is het belangrijk om bewust stil te staan bij je eigen houding. Zie je feedback als een manier om fouten te benoemen, of als een kans om samen beter te worden? Dat verschil voelen medewerkers direct. Ga daarom uit van het vertrouwen dat je medewerker wil leren en zich wil ontwikkelen. Die positieve instelling klinkt onbewust door in je toon, lichaamstaal en woordkeuze. Het resultaat? Je feedback voelt als ondersteuning in plaats van kritiek — en wordt daardoor veel beter ontvangen.
De SBI-methode: Situatie, Gedrag, Impact
Soms wil je feedback geven, maar weet je niet precies hoe je dat op een duidelijke én respectvolle manier kunt doen. Je wilt voorkomen dat het gesprek persoonlijk wordt, maar ook dat je boodschap verloren gaat. Op zulke momenten biedt de SBI-methode houvast. Deze bewezen aanpak helpt je om je feedback concreet en objectief te structureren. Het haalt de 'lading' uit het gesprek en focust op feiten, waardoor de ander zich minder snel aangevallen voelt en de boodschap beter landt. Zo werkt het:
S = Situation (situatie)
Beschrijf de concrete context:
"Tijdens de teamvergadering van gisteren..."
B = Behavior (gedrag)
Benoem het waarneembare gedrag (geen interpretaties):
"...merkte ik dat je drie keer door de presentatie van Lisa heen praatte..."
I = Impact
Leg uit wat het effect was:
"...waardoor zij haar verhaal niet goed kon afmaken en andere teamleden de informatie mogelijk hebben gemist."
Met de SBI-methode voorkom je dus dat feedback persoonlijk wordt en houd je de focus op gedrag dat echt veranderd kan worden.
Feedback geven? Timing is alles!
Zelfs de best geformuleerde feedback verliest zijn kracht als het moment niet klopt. Wacht je te lang? Dan is de situatie vervaagd en heeft ongewenst gedrag zich mogelijk al herhaald. Geef je feedback te vroeg of op een emotioneel moment, dan is de kans groot dat de ander dichtklapt of in de verdediging schiet. De boodschap komt dan niet aan.
Wil jij feedback geven? Doe dit dan:
- Geef feedback zo snel mogelijk, maar niet té snel: Doe dit het liefst op dezelfde dag of een dag later. De situatie ligt dan nog vers in het geheugen.
- Wacht tot de emotie gezakt is: Geef nooit feedback als je zelf nog boos of gefrustreerd bent, of als de ander duidelijk nog vol emotie zit.
- Kies een rustig moment: Geef constructieve feedback altijd onder vier ogen en op een plek waar jullie niet gestoord kunnen worden.
Ook interessant: Conflicten op de werkvloer? Zo verbeter je de sfeer!
Van monoloog naar dialoog
Een veelgemaakte fout is dat leidinggevenden te veel zenden. Ze vertellen wat beter moet, maar vergeten te luisteren naar wat de ander te zeggen heeft. Daardoor missen ze cruciale informatie: misschien speelt er iets waar je geen weet van hebt, of is de medewerker zich al volledig bewust van het probleem en zoekt hij juist naar ondersteuning.
Deze informatie komt alleen boven tafel als je er actief naar vraagt. Verander de monoloog dus in een dialoog door simpelweg een open vraag te stellen. Bijvoorbeeld:
- "Herken je dat?"
- "Hoe zie jij dat zelf?"
- "Wat was jouw gedachte op dat moment?"
- "Hoe heb jij die situatie ervaren?"
- "Was je je bewust van dat effect?"
Met deze vragen geef je de ander de ruimte om zijn kant van het verhaal te delen. Dit creëert niet alleen wederzijds begrip, maar stimuleert de medewerker ook om zelf verantwoordelijkheid te nemen voor zijn ontwikkeling. Zo voelt het gesprek niet langer als een oordeel, maar als een gezamenlijke uitnodiging tot reflectie.
De valkuil van het woord ‘maar’
Veel leidinggevenden gebruiken onbewust het woord ‘maar’ wanneer ze feedback geven. Ze beginnen met iets positiefs (“Je hebt het rapport goed uitgewerkt”), om daarna een verbeterpunt toe te voegen (“maar de deadline is gemist”). Het probleem? Het woord ‘maar’ functioneert als een psychologische delete-knop voor alles wat ervoor kwam.
Kijk naar deze zin:
- “Je hebt het rapport goed uitgewerkt, maar de deadline is gemist.”
Door de 'maar' hoort de medewerker het compliment niet meer; het enige dat blijft hangen is de kritiek.
Hoe geef je positieve feedback?
Door het compliment en het verbeterpunt als twee losse, volwaardige onderwerpen te behandelen, geef je beide de aandacht die ze verdienen. Probeer dit eens:
- Geef een oprecht compliment en laat het even landen: Zeg bijvoorbeeld: "Ik heb je rapport gelezen. Dat is kwalitatief echt sterk werk — dank je wel." Laat daarna bewust een korte pauze vallen. Zo geef je het compliment de ruimte om echt binnen te komen. De medewerker voelt dat je het meent, en dat vergroot de impact van je feedback.
- Open de dialoog over het verbeterpunt: Maak er een apart, nieuw gespreksonderwerp van. Hiermee geef je aan dat het ene (de kwaliteit) losstaat van het andere (de deadline). Zeg bijvoorbeeld: "Een ander punt dat ik graag wil bespreken, is de deadline. Het viel me op dat we die niet gehaald hebben. Hoe kijk jij daarnaar?"
- Vraag naar het perspectief van de ander: Nadat je jouw observatie hebt gedeeld, is het waardevol om te horen hoe de medewerker de situatie zelf heeft ervaren. Vraag bijvoorbeeld: “Hoe kijk jij hierop terug?” Vaak komen er dan inzichten naar boven die je nog niet kende — zoals een onduidelijke briefing of technische obstakels.
- Sluit af met een concrete afspraak: Vat samen wat jullie hebben besproken en maak duidelijke, haalbare afspraken. Zeg bijvoorbeeld: "Laten we voor het volgende rapport halverwege een kort evaluatiemoment inplannen. Dan kunnen we tijdig bijsturen als dat nodig is." Zo geef je het vertrouwen dat het de volgende keer wél lukt.
Lees ook: De kracht van een compliment op de werkvloer
Maak feedback concreet en haalbaar
Feedback geven heeft pas effect als de ander precies begrijpt wat je bedoelt én wat er van hem of haar verwacht wordt. Vage opmerkingen als “je moet assertiever zijn” of “je mag iets proactiever worden” helpen niet, omdat ze geen duidelijk beeld geven van het gewenste gedrag. Wees daarom zo specifiek mogelijk. Beschrijf wat je concreet wilt zien gebeuren, en plaats het in een herkenbare context. Bijvoorbeeld: “In vergaderingen zou ik het fijn vinden als je minstens één keer je mening geeft, ook als je het niet eens bent met een voorstel. Laten we dat bij de volgende teammeeting eens proberen.” Door feedback concreet en haalbaar te maken, geef je zowel richting als vertrouwen.
Vergeet de opvolging niet
Plan een vervolgmoment in om te bespreken hoe het gaat. Zo laat je zien dat je betrokken bent bij de ontwikkeling van je medewerker en niet alleen problemen aankaart. Vraag ook wat de medewerker van jou nodig heeft om te kunnen verbeteren. Misschien is er behoefte aan extra training, coaching of simpelweg wat meer tijd.
Creëer een veilige omgeving
Feedback komt alleen echt binnen als iemand zich veilig voelt om te luisteren, te reflecteren en te reageren. Als leidinggevende kun je daar actief aan bijdragen:
- Geef feedback onder vier ogen, niet waar collega’s bij zijn.
- Kies een neutrale, rustige ruimte (dus niet per se jouw kantoor).
- Zorg dat je niet gestoord wordt — zet meldingen uit en leg je telefoon weg.
- Neem een open houding aan (geen gekruiste armen, ontspannen schouders).
- Maak oogcontact, maar voorkom dat het opdringerig of intimiderend aanvoelt.
In zo’n setting voelt de medewerker zich gezien en gehoord. Dat verlaagt de spanning en vergroot de kans dat je boodschap positief landt.
Maak van feedback een gewoonte (geen 'ding')
Als feedback alleen gegeven wordt bij beoordelingsgesprekken of wanneer er iets misgaat, blijft het een beladen onderwerp. Maar zodra het een gewoon onderdeel wordt van de dagelijkse samenwerking, verdwijnt de spanning en groeit het vertrouwen. Maak van feedback dus iets wat net zo vanzelfsprekend is als het bespreken van resultaten.
Enkele ideeën zijn:
- Introduceer wekelijkse check-ins van 10 minuten
- Vraag zelf ook om feedback van je medewerkers
- Vier successen publiekelijk, bespreek verbeterpunten privé
- Sluit elk project af met de vraag: wat leren we hiervan?
Met deze simpele aanpassingen wordt feedback een natuurlijk onderdeel van jullie samenwerking in plaats van een spannend moment.
Ben jij klaar om feedback te geven?
Onthoud: het doel van feedback is niet om gelijk te krijgen, maar om samen te groeien. Als je vanuit die intentie communiceert, zullen je medewerkers dat waarderen.
Wil je meer tips over effectief leidinggeven en het ontwikkelen van je medewerkers?
Neem dan contact op met Unique. Wij helpen je graag bij het creëren van een positieve en productieve werkomgeving waarin feedback vanzelfsprekend is.
Ook interessant: Een slecht nieuws gesprek voeren? Zo pak je dat aan!