Het Unique Kenniscentrum  

Papierloos vergaderen in 3 stappen

Vergaderingen die te laat beginnen omdat deelnemers op het allerlaatste moment de stukken nog moeten printen. Papier dat ongebruikt in de papierbak verdwijnt. Hoe vaak overkomt jou dat? Is het dan niet de hoogste tijd om over te stappen op papierloos vergaderen? In drie stappen is het geregeld!

  1. Pitch je idee

    Jij kunt wel heel graag over willen stappen op papierloos vergaderen, maar dan heb je wel draagvlak nodig. Zet op een rijtje wat de voordelen zijn voor zowel de deelnemers aan de vergadering (bijvoorbeeld: tijdswinst, altijd de juiste stukken en de goede agenda) als je leidinggevende (wat dacht je van maatschappelijk verantwoord ondernemen vanwege papierbesparing?). Hierdoor is de kans groter dat collega’s de nut en noodzaak inzien.

  2. Bepaal de spelregels

    Papierloos vergaderen is gedoemd te mislukken als deelnemers aan de vergadering geen tablet of laptop hebben. Of deze vergeten mee te nemen! Spreek daarom nieuwe ‘spelregels’ af. En geef mensen de tijd en de gelegenheid om aan deze nieuwe werkwijze te wennen. Misschien is het een idee om na afloop van de eerste vergaderingen nieuwe stijl een collega om feedback te vragen. Wat ging goed? En waar zijn nog verbeterpunten?

  3. App of software
    Als er draagvlak is en de spelregels zijn bepaald, dan kun je kijken welke apps of software het beste aansluiten bij jouw wensen. Weet je niet waar je moet beginnen? Stap eens binnen bij ICT. Daar hebben ze ongetwijfeld handige tips en aandachtspunten. En je kunt checken of dat wat jij voor ogen hebt technisch ook haalbaar is. 

Apps die jou tijd en kosten besparen

Om jou te helpen een vliegende start te maken met je zoektocht, zetten we alvast drie apps op een rijtje. En bekijk bekijk de demo's ook even voor je begint.

  1. iBabs
    iBabs is platformonafhankelijk en dus ideaal als er binnen jouw organisatie met verschillende merken tablets wordt gewerkt of als je overlegt met personen van andere organisaties. Vergaderstukken kun je direct van de pc, het netwerk of mail benaderen of selecteren uit SharePoint, Corsa, Decos, Verseon of een ander documentmanagementsystemen.

  2. OurMeeting
    Een overzichtelijk vergaderdashboard, simpel agenda’s aanmaken en wijzigen, eenvoudig actiepunten aanmaken en beheren: OurMeeting neemt jou heel wat werk uit handen. OurMeeting sluit net als iBabs naadloos aan op de verschillende  documentmanagementsystemen. Naast de app voor vergaderdeelnemers is er voor assistants OurMeeting Management, een het online dashboard voor het secretariaat.

  3. Jeff Meetings
    Jeff Meetings bestaat uit twee onderdelen: het dashboard (webservice) en de app. Via elke pc kun je inloggen op het dashboard om een vergadering in te plannen of eventuele wijzigingen door te voeren. Per vergaderingspunt zijn alle relevante notities en documenten te bekijken en kun je notities maken. Achteraf is het mogelijk om notulen, notities of documenten toe te voegen.