Zo ga je om met feedback geven en ontvangen op je werk

Feedback geven en ontvangen: het wordt steeds belangrijker binnen organisaties. Elk bedrijf is nu eenmaal gebaat bij een goede collegiale sfeer. Met feedback kun je de bedrijfswerking optimaliseren en de werksfeer binnen het bedrijf bevorderen. Feedback geven is vaak lastig, maar feedback goed ontvangen is ook nog niet zo gemakkelijk.

Hoe ga je het beste met feedback geven en feedback ontvangen om? In dit Unique-artikel geven we je 6 praktische tips voor het geven van constructieve feedback. Daarnaast geven we je 6 tips hoe je omgaat met het ontvangen van feedback. 

Waarom is feedback geven zo belangrijk?

Waarom is feedback geven zo belangrijk? Simpel gezegd, het is als de olie in de machine van een bedrijf. Als dezelfde mensen lang met elkaar samenwerken, wordt het werk eentonig en kan het zijn dat er niet meer optimaal gewerkt wordt. Dat is een onwenselijke situatie voor zowel werkgevers als werknemers. Feedback vormt de weg naar voortdurende groei en verbetering binnen een bedrijf.

Feedback is een onmisbaar onderdeel van elke succesvolle werkomgeving. Uit onderzoek van een groot Amerikaans kantoor-softwarebedrijf blijkt dat maar liefst 82% van de werknemers zowel positieve als negatieve feedback op prijs stelt. Echter, een opvallende 65% van de werknemers die meer feedback wensen, ontvangt dit niet. Dit terwijl 58% van de managers denkt dat ze voldoende feedback geven. Deze cijfers tonen een duidelijke kloof tussen wat werknemers verwachten en wat managers leveren op het gebied van feedback. In dit licht bezien, is het essentieel om de kunst van effectief feedback geven en ontvangen te beheersen, om zo de communicatie, werktevredenheid en professionele ontwikkeling binnen uw organisatie te optimaliseren.

Voor werknemers is constructieve feedback dus belangrijk, zodat zij weten waar er ruimte is voor verbetering. Voor werkgevers is feedback ontvangen essentieel om erachter te komen wat werknemers missen om hun werk goed uit te kunnen voeren. Het geven van onderlinge feedback is belangrijk om het beste uit jezelf en het bedrijf te kunnen halen.  

Lees ook eens hoe je ervoor zorgt dat medewerkers open en eerlijk durven te zijn

Waarom is feedback geven en feedback ontvangen zo moeilijk?

Zowel feedback geven als ontvangen op je functioneren, kan soms best moeilijk zijn. Feedback van een leidinggevende of een collega kan soms hard aankomen en als een persoonlijke aanval worden opgevat. Veel mensen ervaren feedback als kritiek. Dit roept negatieve emoties op en geeft je zelfvertrouwen een behoorlijke dreun. Het op de juiste manier geven en ontvangen van feedback vergroot de kans op acceptatie en een positief effect. Zo voorkom je vervelende situaties en behoud je een fijne werksfeer.

Vind je het lastig om feedback te geven? Lees hieronder onze 6 gouden regels voor feedback geven:

1. Wees concreet: Als je feedback geeft, zorg er dan voor dat je niet in vage termen blijft hangen. Zeg niet alleen "Goed gedaan", maar leg uit wat precies goed was. Of als er verbetering nodig is, wees dan duidelijk over welk aspect aandacht behoeft. Door concrete voorbeelden te geven, kan de ander meer leren. Start met iets positiefs. Dit verzacht de impact en maakt de ontvanger meer ontvankelijk voor verdere suggesties.
2. Geef constructieve feedback: Zowel bij het geven als ontvangen van feedback is het van belang dat het opbouwend is. Het doel van feedback geven is om iemand te helpen groeien. Blijf daarom altijd positief. Zorg ervoor dat je reactie niet overkomt als kritiek op de ander. Breng feedback op een manier die helpt om de situatie te verbeteren, in plaats van demotiverend te zijn. Spreek vanuit jezelf en wat je liever anders ziet. Bijvoorbeeld: ‘’Voor mij werkt dit niet prettig, omdat..’” of “Ik heb het gevoel dat”. Zo komt jouw feedback niet over als een beschuldiging.
3. Kies voor de juiste timing: Wacht niet te lang om feedback te geven. Als je iets merkt, deel het dan zo snel mogelijk met de ander. Maar wees ook niet te impulsief. Zoek een goed moment om het te bespreken, zodat de ontvanger er voor open staat. Kies een rustig tijdstip uit. Neem je collega apart of ga samen met je collega lunchen.
4. Luister naar de ontvanger: Feedback geven is geen eenrichtingsverkeer. Zorg ervoor dat je open staat voor de reactie van de ontvanger. Luister hoe hij of zij de situatie ziet. Dit opent de deur voor wederzijds begrip.
5. Blijf bij de feiten: Vermijd het gebruik van vage uitspraken gebaseerd op emoties. Richt je op concrete feiten en gebeurtenissen. Dit maakt je feedback geloofwaardiger en gemakkelijker te begrijpen. Feedback geven op het werk dat iemand uitvoert is van toegevoegde waarde. Daar help je je collega en het bedrijf mee.
6. Maak gebruik van de 4 G’s: Het is niet gemakkelijk om goede, opbouwende feedback te geven. Het 4G-model geeft je handvatten om effectieve feedback te geven. Door feedback te geven aan de hand van dit model, zorg je voor een samenhangend verhaal. Zo stimuleer je zelfreflectie bij de ontvanger. Hieronder lees je hoe je de 4 G’s kunt toepassen:

G1: Gedrag

Geef aan wat het huidige gedrag is van de ontvanger. Ga niet in op persoonseigenschappen, maar richt je op de prestaties en het gedrag van de ontvanger. Beschrijf wat je feitelijk hebt waargenomen, zonder daar een eigen interpretatie aan te koppelen. Bijvoorbeeld werk afraffelen, luidruchtig zijn of te laat komen.

G2: Gevoel

Vul de feedback rondom gedrag aan door aan te geven hoe jij je voelt over het gedrag van de ander. Wanneer je jouw gevoel beschrijft, geef je gewicht aan de boodschap. Gebruik Ik-statements: zeg "Ik denk dat..." in plaats van "Je zou moeten...". Dit maakt je feedback persoonlijker en minder dwingend. Vertel de ander dat je door het afgeraffelde werk een negatieve terugkoppeling krijgt van de leidinggevende of klant. Of dat je door het luidruchtige gedrag van de ander je niet goed kunt concentreren.

G3: Gevolg

De ontvanger is nu op de hoogte van zijn of haar gedrag. Ook weet de ontvanger welk effect zijn gedrag heeft op jouw gevoel. Schat van tevoren in hoe de ontvanger zal reageren op jouw boodschap. Schrijf inhoudelijke argumenten voorafgaand op papier en deel deze met de ontvanger.

G4: Gewenst gedrag

Nadat je hebt verteld wat je dwarszit en je constructieve feedback hebt gegeven, is de ontvanger aan het woord. Stel vragen zoals: ‘Welke oplossing kunnen we hiervoor bedenken?’ of ‘Begrijp je wat ik hiermee bedoel?’. Door de dialoog aan te gaan, krijg je een inkijkje in de gedachten en gevoelens van de ontvanger. Vervolgens kunnen jullie samen een oplossing bedenken voor het bereiken van de gewenste situatie.

Lees ook eens: Effectief communiceren met je werkvloer doe je zo

Lees onze 6 gouden tips voor het ontvangen en verwerken van feedback:

1. Wees open minded: Sta open voor feedback, ook als het negatief is. Het is geen aanval op jou als persoon, maar een kans om te groeien. Zie de feedback als een mogelijkheid om te leren en jouw werkprestatie te verbeteren. Luister actief naar de ander en wees nieuwsgierig naar hoe je jezelf kunt verbeteren.
2. Luister goed en stel vragen: Luister aandachtig en laat de ander uitpraten. Als iets niet duidelijk is, aarzel dan niet om verduidelijking te vragen. Dit toont niet alleen betrokkenheid, maar het helpt je ook om de feedback volledig te begrijpen.
3. Bedenk je reactie: Het is normaal dat feedback soms emoties kan oproepen. Laat de ander merken wat het met je doet. Zeg bijvoorbeeld: ‘Dit overvalt me’ of ‘Hier schrik ik van”. Als je voelt dat je in de verdediging schiet, neem dan even de tijd om te kalmeren voordat je reageert. Haal een paar keer diep adem om vervolgens rustig te reageren. Een constructieve reactie is altijd beter dan een impulsieve.
4. Wees niet bang voor kritiek: Bedenk dat feedback een kans is om te leren en te groeien. Het is maar een momentopname in je professionele reis. Laat het je niet ontmoedigen, maar gebruik het om stappen vooruit te zetten.
5. Bedank de ander: Of de feedback nu positief of kritisch is, toon altijd waardering aan de persoon die de moeite neemt om het met je te delen. Zo creëer je een cultuur van open communicatie en wederzijdse steun.
6. Zoek samen naar een oplossing: Toon initiatief en kom zelf met een mogelijke oplossing. Of stel vragen aan de ander zoals: ‘’Wat verwacht je van mij?’

Feedback is de sleutel tot professionele ontwikkeling en een harmonieuze werkomgeving. Door de tips in dit artikel toe te passen, kun je zowel effectief feedback geven als constructief ontvangen. Onthoud dat feedback geen eindpunt is, maar een startpunt voor groei en verbetering. Wees dus niet bang om feedback te geven en te ontvangen, want elke stap vooruit, hoe klein ook, is een stap in de richting van succes. Laten we samen de kunst van feedback meester worden en onze werkomgeving verrijken met open en eerlijke communicatie.