Effectief communiceren met je werkvloer doe je zo

‘Werkvloercommunicatie’, noemt Jacqueline van ’t Spijker, trainer voor groei in communicatieve vaardigheid, gesprekken tussen werkgever en werknemer. Geen of een slechte voorbereiding is volgens haar vaak de oorzaak van miscommunicatie op de werkvloer. Besproken zaken worden hierdoor niet of slecht opgepakt door de medewerker.

#1 Hoe bereid je een gesprek met je medewerker voor?

“Bedenk van tevoren het doel dat je wilt bereiken met het gesprek. En ook: hoe wil je dat de relatie met de ander is na dit gesprek en in de toekomst? Bedenk goed: wat voor type is de ander? Een bedachtzaam iemand heeft wat tijd nodig om de oplossing die jij voorstelt te verwerken. Dan heeft het weinig zin direct commitment te eisen. Kom er de volgende dag op terug. Is de werknemer snel, vraag dan direct welke oplossingen hij ziet. Laat hem niet eerst naar jouw oplossing luisteren, hij kan namelijk pas luisteren als hij zijn eigen verhaal verteld heeft (je aanpassen aan je gesprekspartner dus). 
Of: is de oplossing die jij voorstelt echt de enige manier waarop het kan, hoe het moet gebeuren, of mag de ander meedenken over een eventuele ‘derde weg’? Dat koopt in ieder geval commitment op de oplossing.” 

#2 Wat vinden ondernemers moeilijk aan werkvloercommunicatie? 

“Ze vinden het lastig om met werknemers in gesprek te gaan, te overtuigen. En om werknemers aan te sturen. Uit angst dat mensen weggaan of zich ziek melden. Ik zie ook tijdgebrek: geleefd worden door de waan van de dag en daardoor geen tijd hebben (of tijd nemen) om na te denken over de langere termijn.” 

#3 Welke valkuilen liggen op de loer?

“Communiceren vanuit je eigen beleving en je niet afvragen hoe het is voor de ander. Tijdgebrek of tijdsdruk maakt dat probleem groter. Je denkt: als hij nou gewoon doet wat ik zeg, dan is dat de snelste oplossing. Maar een niet-gedragen oplossing vertraagt het proces of maakt dat je hetzelfde gesprek diverse keren moet voeren. Of maakt dat iemand 'ja' zegt en 'nee' doet.  
Tip: vertel je medewerker: ‘Ik zie het volgende probleem, we moeten het oplossen. Zie jij hetzelfde probleem? Welke oplossingen zijn er ook nog? Welke oplossing kunnen we kiezen waar we allemaal achter staan EN dat het probleem oplost? Ik zie dat leidinggevenden vaak denken dat zij DE oplossing weten. Vaak weten mensen op de werkvloer andere dingen, doordat zij met andere hindernissen te maken hebben. Soms gaan medewerkers op de rem omdat ze het gevoel hebben dat hen niets wordt gevraagd. Vaak is dat ook zo, leidinggevenden denken soms dat ze mensen betrekken, maar stellen ze weinig echte vragen. Of luisteren ze niet naar de antwoorden.” 

#4 Hoe communiceer je goed? 

“Luisteren! De 'LSD-methode' is hierbij een mooie techniek: Luisteren naar de ander - Samenvatten wat je begrepen hebt - Doorvragen (dus geen aannames doen over wat de ander waarschijnlijk bedoelt). En wees duidelijk. Als er geen ruimte is om te onderhandelen, dan geef je dat duidelijk aan. Zo voer je een respectvol gesprek, niemand wil door zijn werkgever worden afgeblaft.” 

#5 Wat is je beste tip?

Geef complimenten waar medewerkers terecht trots op zijn en spreek ze aan wanneer fouten worden gemaakt. 
Voorbeeld van compliment: ‘Jan, wat goed van je dat je extra tijd in het project hebt gestopt. Daardoor hebben we de krappe deadline gehaald. De klant was blij verrast en het heeft de relatie goed gedaan. Fijn om je erbij te hebben in het team. Dank je wel.’
Tips bij feedback op fouten:
• Houd wat je beschrijft concreet. Geef concrete voorbeelden en vermijd algemeenheden en altijd/nooit, zoals: “Jij neemt het werk ook nooit serieus!”
• Vermijd ‘oude koeien uit de sloot halen’: houd het gesprek in het hier-en-nu
• Praat in de ik-vorm; het gaat om jouw observaties en indrukken, niet om die van anderen
• Timing: geef de feedback zo snel mogelijk en zoek een geschikt moment en een geschikte plaats
• Toon respect voor de ander.
• Houd feedback bij 1 onderwerp: de ander moet er iets mee kunnen; houd het behapbaar en acceptabel.
• Check of de ander begrijpt wat jij bedoelt.
• Geef ook eens positieve feedback: complimenten. Niet in hetzelfde gesprek, maak er wel een gewoonte van te zoeken naar positieve feedback.