Een aanbevelingsbrief schrijven: praktische tips en voorbeeld

Wat is een aanbevelingsbrief?

Als werkgever kun je de vraag krijgen om een aanbevelingsbrief te schrijven, ook wel een referentiebrief genoemd. In zo’n brief leg je uit waarom je een werknemer geschikt vindt voor een volgende functie. Maar let op: een aanbevelingsbrief is niet hetzelfde als een getuigschrift.

Aanbevelingsbrief versus getuigschrift

Een getuigschrift bevat voornamelijk feitelijke informatie over het dienstverband, zoals de functie van de werknemer en de periode waarin diegene bij de organisatie in dienst is geweest. Een aanbevelingsbrief is persoonlijker van aard. Daarin geef je als werkgever je oordeel over bijvoorbeeld de kwaliteiten, werkhouding en prestaties van de werknemer.

Ook juridisch is er een verschil. Een getuigschrift moet je als werkgever op verzoek van de werknemer verstrekken aan het einde van de arbeidsovereenkomst. Een aanbevelingsbrief ben je in principe niet verplicht te schrijven. Het is een extra blijk van waardering waarmee je een (oud-)werknemer kunt helpen bij een volgende stap in zijn of haar loopbaan.

Waarom een aanbevelingsbrief meegeven bij uitdiensttreding?

Door een aanbevelingsbrief mee te geven als onderdeel van de offboarding, laat je zien dat je de inzet en kwaliteiten van een werknemer waardeert. Tegelijkertijd geef je diegene een waardevol steuntje in de rug bij een volgende stap in de loopbaan. Zo rond je de samenwerking op een positieve manier af en laat je zien dat je ook bij het vertrek oog houdt voor je werknemers.

Wie met een positief gevoel vertrekt, kijkt vaak ook positief terug op de organisatie. Dat is goed voor je reputatie als werkgever en helpt om de band met oud-medewerkers sterk te houden. Tegelijkertijd vergroot het de kans dat zij je organisatie aanbevelen bij anderen.

Wat zet je in een aanbevelingsbrief?

In een aanbevelingsbrief vertel je een toekomstige werkgever wat voor werknemer iemand is. Je beschrijft vanuit welke situatie je die persoon kent, hoe je de samenwerking hebt ervaren en welke kwaliteiten of sterke punten je hebt gezien. Met concrete voorbeelden maak je duidelijk waarom je vertrouwen hebt in deze persoon en waarom je hem of haar zou aanbevelen.

Een goede aanbevelingsbrief bevat meestal de volgende onderdelen:

• Context: vertel hoe je de werknemer kent, hoe lang jullie samenwerkten en in welke rol.
• Kwaliteiten: benoem sterke eigenschappen die relevant zijn voor het werk.
• Voorbeeld: onderbouw je oordeel kort met een concreet resultaat, project of situatie.
• Toekomst: leg uit waarom de werknemer volgens jou goed past bij de nieuwe werkgever.
• Aanbeveling: sluit af met een duidelijk positief oordeel en eventueel je contactgegevens.

Hoe schrijf je een goede aanbeveling?

Een overtuigende aanbevelingsbrief is persoonlijk, concreet en geloofwaardig. Probeer daarom niet elk project of iedere positieve eigenschap te benoemen, maar kies een paar voorbeelden die duidelijk maken waar de werknemer in uitblinkt. Zo laat je niet alleen zien wat iemands kwaliteiten zijn, maar ook welke waarde diegene in de praktijk heeft toegevoegd.

Schrijf bijvoorbeeld niet alleen dat iemand ‘veel initiatief toont’, maar laat zien wat dat initiatief heeft opgeleverd. Heeft de werknemer een werkwijze verbeterd, verantwoordelijkheid naar zich toe getrokken of een klantvraag succesvol opgelost? Dan zegt zo’n voorbeeld veel meer.

Een toekomstige werkgever wil vooral weten hoe iemand functioneert in de praktijk en wat diegene kan bijdragen aan een nieuwe organisatie. Leg daarom de nadruk op eigenschappen en prestaties die relevant zijn voor het soort functie waar de werknemer naar op zoek is.

Voorbeeld van een aanbevelingsbrief

Onderstaand voorbeeld laat zien hoe je een aanbevelingsbrief kunt opbouwen.

Wat is een goed moment om een aanbevelingsbrief aan te bieden?

Je hoeft niet te wachten tot een werknemer er zelf om vraagt. Als iemand goed werk heeft geleverd en je diegene graag verder helpt, kun je bij de uitdiensttreding ook zelf aanbieden om een aanbevelingsbrief te schrijven. Een exitgesprek is daar een logisch moment voor.

Vraagt een werknemer zelf om een aanbeveling? Bespreek dan eerst waar diegene naar op zoek is. Voor welke functie of richting wil de werknemer de brief gebruiken? Met die informatie kun je veel gerichter bepalen welke ervaring, prestaties en kwaliteiten relevant zijn.

Getuigschrift als alternatief

Kun je de werknemer niet goed beoordelen of niet oprecht aanbevelen? Dan is het vaak beter om geen aanbevelingsbrief te schrijven. Zo voorkom je dat de brief te algemeen wordt of dat je uitspraken doet waar je niet volledig achter staat. Dat betekent niet dat de werknemer met lege handen hoeft te vertrekken: een getuigschrift kan in dat geval een passend alternatief zijn.

Een aanbevelingsbrief als laatste blijk van goed werkgeverschap

Een zorgvuldige uitdiensttreding en een overtuigende aanbevelingsbrief laten zien dat je ook bij vertrek oog hebt voor je medewerkers. Maar goed werkgeverschap gaat verder: van het aantrekken van de juiste mensen tot het begeleiden van medewerkers tijdens hun loopbaan.

Kun je wel wat hulp gebruiken bij werving, personeelsplanning of andere HR-vraagstukken? Unique denkt met je mee en helpt je om de juiste keuzes te maken voor jouw organisatie.