Hoe graag we het misschien ook willen, we kunnen nu eenmaal niet altijd met iedereen op één lijn liggen. Grote kans dus, dat dat op professioneel vlak ook niet het geval is. Wanneer er zich een conflict op de werkvloer voordoet, gaat het zelden alleen maar de twee partijen aan. Kleine frustraties kunnen immers uitlopen op grotere botsingen of ontploffingen, waardoor ook andere collega’s erbij worden betrokken. Als werkgever heb je de taak om creatieve oplossingen te vinden, samen met de betreffende partijen. Het is belangrijk om hierbij niet negatief te worden en een neutrale houding te bewaren. Maar hoe pak je dat precies aan? Wij vertellen je in deze blog meer!
Erkennen gaat sneller: accepteren dat conflicten voorkomen
Conflicten op de werkvloer zijn vervelend, dat staat buiten kijf. Maar deze problemen op de werkvloer negeren is praktisch het ergste wat je kan doen als leidinggevende. Hiermee ondermijn je immers alleen maar het werkgeluk van je werknemers, doordat de conflicten doorsudderen op de achtergrond. Burn-out kan op termijn zelfs bij hen op de loer liggen - langdurig negatieve gevoelens op werk gaan je immers niet in de koude kleren zitten. Bovendien komt dit het prestatieniveau niet ten goede. Het dus is misschien ongemakkelijk, maar verstandiger om het conflict met beide handen aan te pakken. En erkenning dat er een conflict is, is hierbij de eerste stap.
Door te begrijpen dat conflictsituaties erbij horen - de neuzen van verschillende soorten mensen staan nu eenmaal niet altijd dezelfde kant op - kan je de angel er al deels uithalen. Verschillende manieren van communiceren, maar ook diverse achtergronden, karakters en meningen maken een gevarieerd en inclusief team - maar kunnen op hun beurt simpelweg soms botsen. Het probleem benoemen is hierbij essentieel. Toenadering kan immers pas plaatsvinden als het onderwerp bespreekbaar is gemaakt.
Ook interessant: De vijf wereldwijde basisbehoeften van werknemers
De reacties van je werknemers
En dit kan gewoon op een opbouwende en ondersteunende manier. Als er iets is wat je als werkgever namelijk wilt voorkomen, is het de conflicten stilzwijgend laten uitvechten. Kleine uitingen van irritaties, zoals roddelen bij het koffiezetapparaat, zijn vaak deel van iets groters. Natuurlijk gaat het niet om het afschuiven van werk of eerder naar huis gaan van andere collega’s - dit zijn vaak simpelweg projecties van andere irritaties. Tijd voor jou om de vinger op de zere plek te leggen en te onderzoeken wat er écht aan scheelt.
Vervolgens kan je jezelf te rade gaan op welke manier je het conflict wil gaan behandelen. Jij kent jouw team het beste - houd hierin dan ook vooral de verschillende persoonlijkheden van je werknemers in je achterhoofd. Op welke manier zouden zij reageren op het zoeken naar gezamenlijke oplossingen, het opvoeren van druk of het benadrukken van eigen verantwoordelijkheid?
Hierbij kan je twee kanten op gaan. Ben je enorm gebrand op individualisme en het nemen van eigen verantwoordelijkheid? Dan kan je kiezen voor een sturende aanpak, waarbij je je werknemers vraagt de situatie zelf op te lossen. Klinkt niet onredelijk, we hebben het immers over volwassen mensen, maar is in de praktijk toch niet altijd de beste weg om te kiezen. Je kan je namelijk afvragen of het conflict op deze manier wel echt wordt opgelost. Wanneer we het hebben over een klein of kortlopend ‘conflictje’, kan een zetje soms wonderen doen - maar spelen er grotere onderwerpen, dan is de kans groot dat er ondergronds iets gaat broeien.
Focussen op wat juist is
En dan ben je, ook als werkgever, alleen maar verder van huis. Maak dus strategische beslissingen, gebaseerd op het type conflict en de persoonlijkheden van je werknemers. Negen van de tien keer zal stabiliteit namelijk terugkeren met een probleemgerichtere aanpak. Je op jouw werknemers richten kan namelijk alleen maar zorgen voor meer irritaties op lange termijn - men heeft immers de neiging dergelijke gesprekken persoonlijk op te vatten. Stel jezelf hierbij zo neutraal mogelijk op. Omschrijf wat je hebt gemerkt, en wat er mogelijk aan de hand is, gebaseerd op jouw opvattingen.
Door je op de situatie te richten en je te focussen op het gemeenschappelijke doel (en hierbij misschien zelfs de rest van het team te benoemen), realiseren de partijen zich misschien beter dat wat zij met elkaar hebben, de rest van de collega’s niet ten goede komt. Vraag desnoods aan beide wat zij graag zouden willen: waar hopen zij op en wat werkt er nu wél in plaats van niet. Overeenstemming creëren en doorvragen zijn handige tools om tot een volwassen gesprek te komen. Blijf hierbij overigens optimistisch: jij hebt er alle vertrouwen in dat het conflict kan worden opgelost en weet dat de zelfstandigheid van de werknemers kan leiden tot een wederkering van rust.
Samen tot oplossingen komen
Vervolgens kan je gaan werken aan mogelijke oplossingen. En afhankelijk van jouw manier van leidinggeven, kan je zelf beslissen in hoeverre je daarvan deel wil uitmaken. In het gesprek ben je er al achter gekomen wat de beide partijen van elkaar verwachten of van jou nodig hebben. Luister hier goed naar, en schrijf desnoods mee. Concessies doen is soms nodig - leg dat ook uit - maar benadruk dat het belangrijk is dat beide partijen zich zo fijn als mogelijk op hun werkplek voelen. Het kan helpen om een doel op te stellen, zodat er iets is om naartoe te werken.
Concrete acties kunnen, op basis van deze, worden opgezet. Moet er in de toekomst bijvoorbeeld meer nadruk worden gelegd op ondersteunende feedback, of kan er werk beter worden verdeeld? Vorderingen kunnen vervolgens besproken worden in een geplande meeting in de toekomst. Door de vinger op de pols te houden, blijf jij niet alleen beter op de hoogte van wat er binnen je team speelt, maar laat je ook aan je werknemers weten dat er naar hen geluisterd wordt en je hun harde werk op prijs stelt.
Voor in de toekomst
Voorkomen is beter dan genezen. En hoewel conflicten op de werkvloer dus niks zijn om je voor te schamen, zijn er wel degelijk dingen waar je rekening mee kunt houden om eventuele irritaties zo goed mogelijk buiten de deur te houden. Een positieve cultuur stimuleren is nummer één als het aankomt op conflictvermijding. Wanneer werknemers zich namelijk durven te uiten en op een constructieve manier kunnen bijdragen aan elkaars groei, is de kans tot ontploffing veel kleiner. Kleine frustraties worden immers vrijwel direct geuit, en gewoon op een volwassen, gedegen en consequente manier.
Als werkgever is het belangrijk het gesprek gaande te houden. Door te weten wat er speelt, kan jij namelijk tijdig ingrijpen wanneer er wél iets voorvalt. Laat je werknemers weten dat ze je altijd kunnen bereiken en stel jezelf daadwerkelijk toegankelijk op. Je bent er immers om samen met je werknemers voor hetzelfde doel te gaan.
Lees ook eens: Hoe behoud je werknemers in een competitieve arbeidsmarkt?