Je functie als bestuurssecretariaat omvat een breed scala aan verantwoordelijkheden waarmee je een belangrijke bijdrage levert aan het soepel verlopen van de dagelijkse werkzaamheden van een wethouder in Haarlem. Je bent het aanspreekpunt voor vragen, beheert agenda’s en mailboxen, en zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes georganiseerd is. Met jouw nauwkeurigheid, proactiviteit en organisatorische vaardigheden weet je snel te schakelen bij onverwachte veranderingen en kun je verschillende belangen en consequenties goed inschatten. Daarnaast werk je nauw samen met collega’s van het bestuurssecretariaat, de bestuursadviseur en de communicatieadviseur.
Wat je gaat doen:
- Beheren: de agenda en e-mailbox van de wethouder en zorgen voor een overzichtelijke planning.
- Voorbereiden: vergaderingen, inclusief verslaglegging en opvolging van acties.
- Organiseren: afspraken, bijeenkomsten en andere activiteiten, waarbij je verbanden legt en prioriteiten stelt.
- Communiceren: als aanspreekpunt fungeren voor vragen vanuit de organisatie en externe partijen.
- Ondersteunen: de wethouder en het team bij dagelijkse werkzaamheden en ad-hoc verzoeken.